Mag u de chauffeurskaart voor uw werknemer vergoeden?
Chauffeurskaart
Een chauffeurskaart is een kaart waarmee een boordcomputer de identiteit van de bestuurder van een taxi kan vaststellen. Op de kaart kunnen ook gegevens opgeslagen worden. U kunt denken aan gegevens als het kenteken en de kilometerstand van de auto, de arbeids- en rusttijden van de bestuurder, gegevens met betrekking tot de taxivergunning en allerlei gegevens met betrekking tot de taxiritten. Voor iedere bestuurder van een auto die wordt ingezet voor taxivervoer, is zo’n chauffeurskaart verplicht.
Aanvragen chauffeurskaart
De chauffeurskaart kan alleen door de bestuurder worden aangevraagd bij het Kiwa Register. De bestuurder moet bij de aanvraag onder meer de volgende documenten overleggen:
- een verklaring omtrent het gedrag voor het besturen van een taxi (hierna VOG), en
- een geneeskundige verklaring voor het besturen van een taxi.
VOG gericht vrijgesteld
Aan het aanvragen van een VOG zijn kosten verbonden. Voor de vergoeding van het aanvragen van een VOG geldt een gerichte vrijstelling. U kunt deze kosten daarom onbelast aan uw werknemer vergoeden. Hiervoor hoeft dus niet de vrije ruimte te worden gebruikt.
Geneeskundige verklaring niet gericht vrijgesteld
Aan een geneeskundige verklaring zijn ook kosten verbonden. De Belastingdienst is van oordeel dat voor de vergoeding van deze kosten geen gerichte vrijstelling kan worden toegepast. U kunt deze kosten daarom niet zonder meer onbelast vergoeden aan uw werknemer.
Geneeskundige verklaring in vrije ruimte
U kunt er wel voor kiezen om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor de werknemer is de vergoeding dan onbelast. U betaalt hierover ook geen belasting als uw totaal aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in een jaar binnen de vrije ruimte blijven. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan bedraagt de belasting ten laste van u als werkgever 80% van deze overschrijding.
Let op! De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% tot een fiscale loonsom van € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Servicekosten
Bij servicekosten gaat het bijvoorbeeld om kosten van schoonmaak en reparaties en huisvuilverwijdering, maar ook bijvoorbeeld om het ter beschikking stellen van een alarmsysteem.
Naast servicekosten berekent een verhuurder soms ook kosten door nutsvoorzieningen zoals de levering van gas, water, elektriciteit, warmte en koude (bijvoorbeeld via een WKO, een Warmte Koude Opslaginstallatie).
Afzonderlijke prestatie of opgaan in verhuur
Om te beoordelen of over de servicekosten wel of geen btw berekend moet worden, moet eerst vastgesteld worden of de servicekosten een afzonderlijke prestatie vormen of opgaan in de verhuur van de onroerende zaak. Bij een afzonderlijke prestatie zal over het algemeen btw berekend moeten worden. Gaan de servicekosten op in de verhuur, dan zal de btw afhangen van de vraag of de verhuur btw-belast of btw-vrijgesteld is.
Beleid tot en met 2023
In het beleid van de staatssecretaris dat in 2013 bekendgemaakt werd en dat gold tot en met 2023, was opgenomen dat servicekosten in de zakelijke vastgoedbranche en bij commerciële verhuuractiviteiten van woningbouwcoöperaties (niet zijnde de verhuur van woningen) meestal afzonderlijke prestaties zijn en daarom veelal belast zijn met btw.
Over servicekosten die aan huurders van woningen in rekening worden gebracht was opgenomen dat deze meestal opgaan in de verhuur en daarom veelal vrijgesteld zijn van btw. Alleen servicekosten voor klein onderhoud dat voor rekening en risico van de huurder komt (bijvoorbeeld onderhoud deurbel, brievenbus, deurkrukken en dergelijke) gaan niet in de verhuur op en zijn daarom btw-belast.
Beleid vanaf 2024
In het beleid vanaf 2024 is jurisprudentie verwerkt die na 2013 verschenen is. Uit deze jurisprudentie volgt dat de prestaties waarvoor de servicekosten berekend worden, afzonderlijke prestaties zijn als de huurder zelf kan kiezen wie de dienst verricht en/of als de huurder zelf kan beslissen in welke mate hij de goederen en diensten afneemt.
Nutsvoorzieningen vanaf 2024
Zo is in het nieuwe beleid opgenomen dat bij levering van een nutsvoorziening in ieder geval sprake is van een afzonderlijke prestatie als de huurder vrij zijn gebruik van de nutsvoorziening kan bepalen. Belangrijke aanwijzingen daarvoor zijn een individuele meter en de facturatie aan de hand van werkelijk gebruik. Dit nieuwe beleid geldt overigens niet alleen voor de zakelijke vastgoedbranche maar ook voor de verhuur van woningen.
Servicekosten vanaf 2024
Met betrekking tot servicekosten is in het nieuwe beleid opgenomen dat sprake is van een afzonderlijke prestatie als elke huurder afzonderlijk of de huurders gezamenlijk kunnen kiezen wie de dienst aan hen verricht en als deze dienst als een afzonderlijke post op de factuur is vermeld.
En nu?
De regels zijn niet eenvoudig. Wij kunnen ons voorstellen dat u twijfelt wat in uw eigen situatie van toepassing is. Neem daarvoor contact met onze adviseurs op zodat we samen uw situatie kunnen beoordelen. Gelukkig staat de staatssecretaris toe dat u nog tot 1 januari 2025 het oude beleid toepast. Berekent u nu dus wel of geen btw op grond van het oude beleid, dan mag u dat in 2024 continueren.
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)
De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM. Alleen werkgevers met 100 of meer werknemers in dienst moeten aan deze rapportageverplichting voldoen. Deze werkgevers moeten straks naast alle zakelijke reizen, ook het woon-werkverkeer van hun werknemers gaan bijhouden.
Let op! Voor de grens van 100 of meer werknemers moeten de werknemers van alle vestigingen (van een onderneming of rechtspersoon) bij elkaar worden opgeteld. Hierbij tellen alleen werknemers mee die een arbeidsovereenkomst hebben en minimaal 20 uren betaald werk per maand verrichten. Ingehuurde gedetacheerden en uitzendkrachten tellen niet mee.
Ingangsdatum 1 juli 2024?
In eerste instantie zou de verplichting vanaf 1 januari 2024 gelden, maar de ministerraad besloot in november om dit uit te stellen naar 1 juli 2024. Zo heeft u iets meer tijd om u voor te bereiden.
Zorg dat uw administratie op orde is
Heeft u meer dan 100 werknemers in dienst? Dan bent u dus vanaf 1 juli 2024 verplicht om diverse gegevens bij te houden en te rapporteren. Zorg daarom dat u uw administratie hier klaar voor is!
Welke gegevens?
In een handreiking van RVO staat welke gegevens u moet bijhouden. Dit zijn bijvoorbeeld het totaal aantal kilometers dat uw werknemers heeft afgelegd voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.
Tip! Voor de uitzendbranche is een aparte handreiking beschikbaar.
Deadline 30 juni 2025
De gegevens over de tweede helft van 2024 moet u uiterlijk 30 juni 2025 insturen. U mag er overigens ook voor kiezen om wel over heel 2024 al te rapporteren. Vanaf 2025 bent u verplicht om over het hele jaar te rapporteren. De gegevens over heel 2025 moet u uiterlijk 30 juni 2026 insturen.
Tip! Aanwijzingen over de wijze waarop u moet rapporteren vindt u in de handleiding ‘Aan de slag met het online formulier WPM’.
Wet excessief lenen
Sinds 2023 mag een dga, zonder belastingheffing, nog maar een beperkt bedrag lenen bij de eigen bv’s. In 2024 bedraagt dit beperkte bedrag € 500.000, in 2023 was dit nog € 700.000. Naast dit bedrag mag wel een schuld voor een eigen woning bestaan. Deze schuld telt dus niet mee ter bepaling van de maximale schulden bij de eigen bv’s.
Schuld ondernemerswoning
Onlangs kwam de vraag aan de orde of een schuld voor een ondernemerswoning ook is uitgezonderd ter bepaling van de maximale schulden. In de praktijk komt het voor dat een ondernemer in de inkomstenbelasting ook dga is in een bv. Wat nu als de ondernemer bij zijn eigen bv een schuld aangaat voor de aankoop van een ondernemerswoning voor zijn onderneming in de inkomstenbelasting?
Voorwaarden
Volgens een standpunt van de Belastingdienst is ook een dergelijke schuld uitgezonderd, mits die schuld voldoet aan de voorwaarden die gelden voor de aftrek van hypotheekrente voor een eigen woning. Hoewel de woning en de schuld aangemerkt dienen te worden als ondernemersvermogen, moet dus wel aan de eisen worden voldaan die gelden voor de aftrek van hypotheekrente inzake de eigen woning. Ook geldt de voorwaarde dat in beginsel een recht van hypotheek op de eigen woning moet zijn verstrekt aan de eigen bv.
Let op! De bepaling of de schulden het maximum overschrijden vindt voor het jaar 2024 pas plaats op 31 december 2024. Als niet voldaan wordt aan de voorwaarden die gelden voor aftrek van hypotheekrente ten behoeve van een eigen woning, kunnen de voorwaarden nog voor die datum worden aangepast. Op deze manier kan voorkomen worden dat door de schuld het maximum van € 500.000 wordt overschreden.
