Niet-inhoudingsplichtige werkgevers en belastingvrije vergoedingen

Gerichte vrijstellingen en werkkostenregeling

Een werkgever kan zaken belastingvrij vergoeden en verstrekken als deze gericht zijn vrijgesteld. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Tot het bedrag van de vrije ruimte kunnen zaken worden vergoed en verstrekt tot een bedrag dat afhankelijk is van de hoogte van de kloonsom van de werkgever. Voor 2025 en 2026 is dit 2% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% over het meerdere van de loonsom. Voor beide regelingen geldt dat de belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen door de werkgever moeten zijn aangewezen, uiterlijk op het moment dat ze verstrekt worden. 

Niet-inhoudingsplichtige werkgever

In bovengenoemd arrest is aangegeven dat een niet-inhoudingsplichtige werkgever de vrijstellingen ook kan toepassen als ze niet zijn aangewezen. De Hoge Raad verwijst naar een eerder arrest, waarin was aangegeven dat werknemers met een niet-inhoudingsplichtige werkgever hierdoor niet in een nadeliger positie mogen komen dan collega’s met een werkgever die wel inhoudingsplichtig is.

Kostenvergoeding piloot

In deze betreffende zaak ging het om een piloot die buitenlandse inkomsten had. Van deze inkomsten wilde hij een deel aanmerken als onbelaste kostenvergoeding. De inspecteur ging hier niet in mee, onder andere omdat de kostenvergoedingen niet door de werkgever als zodanig waren aangewezen. De Hoge Raad is echter van mening dat deze eis niet geldt voor niet-inhoudingsplichtig werkgevers.

Kostenvergoeding beperkt

De onbelaste kostenvergoeding werd wel beperkt tot een door de inspecteur eerder akkoord bevonden bedrag. Dit was voor het gerechtshof in Den Haag als compromis voorgesteld en hierop kon dus later niet meer worden teruggekomen.

Outplacement

Een outplacementtraject begeleidt een werknemer van zijn huidige baan naar een andere baan. U kunt met uw werknemer afspreken dat u de kosten van het outplacementtraject betaalt. Of hierover loonheffing verschuldigd is en zo ja wanneer, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden.

Outplacement tijdens de dienstbetrekking

Loopt de werknemer het outplacementtraject door terwijl hij nog bij u in dienst is, dan kunt u gebruikmaken van een gerichte vrijstelling. U betaalt hierover dan geen loonheffing en u hoeft ook geen gebruik te maken van uw vrije ruimte.

Let op! Het voorgaande geldt alleen als de kosten van outplacement voldoen aan de gebruikelijkheidstoets die geldt in de werkkostenregeling.

Outplacement na de dienstbetrekking

Betaalt u het outplacementtraject voor uw werknemer nadat hij bij u uit dienst is, dan kunt u de gerichte vrijstelling niet toepassen, volgens de Belastingdienst. Het outplacementtraject vormt dan namelijk loon uit vroegere dienstbetrekking. De gerichte vrijstelling geldt daarvoor niet.

Outplacement bij vaststellingsovereenkomst

Aan de Belastingdienst zijn vragen gesteld over twee situaties waarin een werkgever en een werknemer een vaststellingsovereenkomst sloten tot beëindiging van het dienstverband:

• In de ene situatie werd afgesproken dat de werknemer recht had op een outplacementtraject na uitdiensttreding, startte dit outplacementtraject ook pas na uitdiensttreding en werden de facturen ook pas na uitdiensttreding voldaan.
• In de andere situatie was de afspraak dat de werknemer recht had op een outplacementtraject als de werknemer binnen drie maanden na het einde van het dienstverband geen nieuw werk gevonden had.

De Belastingdienst heeft geantwoord dat in beide situaties het genietingsmoment van het outplacementtraject gelegen is ná uitdiensttreding omdat pas ná uitdiensttreding recht was op het outplacementtraject. In dat geval vormt dit outplacementtraject loon uit vroegere dienstbetrekking en kan de gerichte vrijstelling niet worden toegepast.

Andere afspraken maken?

De werkgevers in de hiervoor beschreven situaties moeten, naast de kosten van outplacement, ook de loonheffing hierover dragen. Als zij dit van tevoren hadden geweten, hadden ze wellicht andere afspraken met de werknemer gemaakt.

Denk daarbij aan het al starten van het outplacementtraject tijdens de dienstbetrekking (zorg dan wel dat alle facturen ook al tijdens de dienstbetrekking zijn betaald). Of aan het maken van de afspraak dat de werkgever een bedrag vergoed voor outplacement, waarbij de eventuele loonheffingen voor rekening van de werknemer zijn.

Let op! Bent u met uw werknemer in overleg over een outplacementtraject? Overleg dan met onze adviseurs over de mogelijke fiscale gevolgen voor de loonheffingen.

Auto kinderdagverblijf stond ter beschikking

In een zaak die door het gerechtshof Den Haag werd behandeld, ging het om de vraag of de auto’s van een kinderdagverblijf aan het personeel ter beschikking stonden. Het Hof was van mening dat dit het geval was en stelde dat niet van belang is dat een auto ook privé mag worden gebruikt. Het gaat erom of de feitelijke macht over een auto kan worden uitgeoefend, hetgeen in genoemde zaak het geval was. De betreffende werknemer was locatiemanager en in staat om te bepalen of zij van de auto gebruikmaakte. Ook kon zij vanwege haar positie over de autosleutels beschikken, hoewel een andere werknemer deze in beheer had. 

Privégebruik verboden

Het Hof stelde verder vast dat een verbod op privégebruik, waarvan in deze zaak sprake was, niet van belang is voor de vraag of een auto ter beschikking staat. Het verbod is wel van belang voor de vraag of er met de auto al dan niet meer dan 500 km privé is gereden. Dat de locatiemanager wilde voorkomen dat zij misbruik maakte van haar positie en dat ze ook in privé over een auto beschikte, maakte dit niet anders. 

Privégebruik beperkt tot 500 km?

Nu er geen kilometeradministratie was bijgehouden en ook ander toezicht ontbrak, was met de bijtelling terecht rekening gehouden door de inspecteur. Er was immers niet aangetoond dat met de auto niet meer dan 500 km privé was gereden. Ook het feit dat er een sleutelkastje aanwezig was waarin de sleutels na gebruik werden opgeborgen, was hiervoor onvoldoende omdat iedere controle ontbrak.

Bewijs grove schuld onvoldoende

De inspecteur slaagde er echter niet in te bewijzen dat er sprake was van grove schuld voor wat betreft het niet aangeven van de bijtelling. Personeelsleden moesten namelijk een autoverklaring ondertekenen waarin stond dat ze de auto niet privé zouden gebruiken. Het gebruik van de auto was ook vastgelegd in een personeelshandboek. Het Hof achtte ook van belang dat de locatiemanager richting het andere personeel wilde voorkomen dat ze misbruik maakte van haar positie inzake het privégebruik van de auto. 

Alles overwegende vond het Hof dat er geen sprake was van grove schuld en dat de boete dan ook ten onrechte was opgelegd.

Inhouding huisvestingskosten

Inhouding van de kosten van huisvesting op het minimumloon gebeurt vooral bij arbeidsmigranten. Werkgevers zorgen dan namelijk vaak voor die huisvesting.

Plan: afbouw en afschaffen

Bij een minimumloon mag een werkgever voor huisvesting in 2025 maximaal 25% van dat loon inhouden. Het plan was om dit percentage vanaf 2026 met 5% per jaar af te bouwen. Vanaf 2030 zou het dan verboden zijn om de kosten van huisvesting in te houden op het wettelijk minimumloon. Doel van dit plan was om de uitbuiting van arbeidsmigranten tegen te gaan.

Besluit: toch geen afbouw

Het kabinet is echter tot de conclusie gekomen dat de afbouw van de inhouding eigenlijk meer nadelen dan voordelen voor de arbeidsmigrant heeft. De huidige regeling maakt het voor werkgevers en arbeidsmigranten namelijk makkelijker om huisvesting te regelen. Bovendien verliest de overheid het toezicht op de kwaliteit van de woning, als de regeling wordt afgeschaft. Om die reden kiest het kabinet er nu voor om de geplande afbouw (nog) niet in te voeren.

Let op! Het is uiteraard niet uitgesloten dat een nieuw kabinet alsnog ervoor kiest om de regeling af te bouwen. Dat zal dan in ieder geval niet per 1 januari 2026 zijn.