Advieswijzer Scholing en Personeel

Subsidieregeling Praktijkleren

De subsidieregeling Praktijkleren is bedoeld om werkgevers te stimuleren praktijkleerplaatsen aan te bieden. U ontvangt een tegemoetkoming voor de kosten die u als werkgever maakt voor de begeleiding van een leerling of student. Ook kunt u een tegemoetkoming krijgen voor de loon- en begeleidingskosten voor een promovendus of een technologisch ontwerper in opleiding (toio).

De subsidieregeling richt zich vooral op:

kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt voor wie toegang tot de arbeidsmarkt een probleem is;
studenten die een opleiding volgen in sectoren waar een tekort ontstaat aan gekwalificeerd personeel;
wetenschappelijk personeel dat onmisbaar is voor de Nederlandse kenniseconomie.

Let op! De Subsidieregeling Praktijkleren loopt vooralsnog door tot en met het studiejaar 2027-2028. U kunt dus tot en met het studiejaar 2027-2028 nog gebruikmaken van de subsidie.

Voor welke leerlingen kunt u subsidie aanvragen?

U komt niet voor elke leerling die bij u werkt voor subsidie in aanmerking. De regeling geldt voor de volgende doelgroepen:

Leerlingen die een leer-werktraject of entreeopleiding volgen in het vmbo, gericht op het behalen van een startkwalificatie op het niveau van een basisberoepsopleiding. Het 3e en 4e leerjaar van deze opleiding komt in aanmerking voor de subsidie onder voorwaarde dat dan ook sprake is van binnenschools onderwijs
Leerlingen die een bbl-opleiding (beroepsbegeleidende leerweg) in het mbo volgen.
Studenten die een duale of deeltijd hbo-opleiding Techniek, Gezondheidszorg, Gedrag en Maatschappij of Landbouw en Natuurlijke omgeving volgen, gericht op een volledig diploma. Het gaat hierbij om opleidingen die een praktijkdeel als verplicht onderdeel kennen. Voor andere hbo-opleidingen bestaat geen recht op de subsidie.
Promovendi en technologisch ontwerpers in opleiding (toio’s) die zijn aangesteld of een arbeidsovereenkomst hebben bij een universiteit of een instituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) of de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) of in dienst zijn bij een werkgever maar begeleid worden door de universiteit, NWO of KNAW.
Leerlingen in het laatste schooljaar van het Voortgezet Speciaal Onderwijs (VSO) die onderwijs volgen in het arbeidsmarktgerichte uitstroomprofiel of in een leer-werktraject binnen het uitstroomprofiel ‘vervolgonderwijs’.
Leerlingen die in het laatste jaar van het Praktijkonderwijs (PRO) zitten en een praktijkleerplaats bij de werkgever hebben.

Tip! Voor praktijkleerplaatsen van mbo-studenten die een opleiding volgen die bijdraagt aan klimaat- en energietransitie komt voor het studiejaar 2025/2026 extra subsidie beschikbaar van maximaal € 500 per praktijkleerplaats. De opleidingen die in aanmerking komen voor deze subsidie zijn opgenomen in bijlage 4 van de subsidieregeling praktijkleren. Aanvragen van deze subsidie wordt onderdeel van het reguliere aanvraagproces van de subsidieregeling praktijkleren.

Let op! Voor studenten aan de beroepsopleidende leerweg (bol) aan EVC-trajecten en specifieke maatwerktrajecten (geen mbo bbl-opleidingen) komt u niet in aanmerking voor subsidie. Hetzelfde geldt voor afstudeerstages.

Tip! Sommige buitenlandse opleidingen komen ook in aanmerking voor subsidie als deze vergelijkbaar zijn met een Nederlandse opleiding voor mbo (bbl) of hbo (duaal/deeltijd in de sectoren Techniek, Gezondheidszorg, Gedrag en Maatschappij of Landbouw en Natuurlijke omgeving). U dient dan wel in het bezit te zijn van een verklaring dat de buitenlandse opleiding vergelijkbaar is. Deze verklaring kunt u aanvragen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).

Wat is een praktijkleerplaats?

De subsidie wordt, met uitzondering van promovendi en toio’s, toegekend per gerealiseerde praktijkleerplaats.

Voor het vmbo, mbo-bbl, entreeopleiding vmbo, VSO en PRO wordt onder een gerealiseerde praktijkleerplaats verstaan: het aantal weken waarin in de periode 1 augustus tot en met 31 juli daadwerkelijk onderricht in de praktijk van het beroep plaatsvindt. Om voor de maximale subsidie in aanmerking te komen, dient minimaal 40 weken onderricht in de praktijk in het studiejaar te hebben plaatsgevonden.
Voor het hbo wordt onder een gerealiseerde praktijkleerplaats verstaan: het aantal weken waarin in de periode 1 september tot en met 31 augustus daadwerkelijk onderricht in de praktijk van het beroep plaatsvindt. Om voor de maximale subsidie in het HBO in aanmerking te komen, dient minimaal 42 weken begeleiding in de praktijk te hebben plaatsgevonden in het studiejaar.

Let op! Elke week waarin begeleiding is gegeven, telt mee. Het maakt hierbij niet uit op hoeveel dagen in die week begeleiding is gegeven. Een week waarin geen begeleiding is gegeven, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, telt niet mee als gerealiseerde praktijkleerplaats. Het subsidiebedrag wordt dan naar rato verlaagd.

Let op! U kunt ook subsidie aanvragen als u minder dan 40 of 42 weken begeleiding heeft gegeven. De subsidie bedraagt dan echter niet maximaal € 2.700 maar wordt pro rata verminderd. Zo bedraagt de maximale subsidie bij hbo bij 21 weken begeleiding € 1.350 (50% van € 2.700).

De hoogte van de subsidie voor een promovendus is afhankelijk van het aantal maanden (maximaal 12) maal de arbeidsduur per week (maximaal 36) waarin de werkgever de loonkosten betaalt. Verricht een promovendus bijvoorbeeld 6 maanden onderzoek gedurende 18 uur per week, dan bedraagt de maximale subsidie € 675 (6/12 * 18/36 * € 2.700). Voor de toio is de hoogte van de subsidie afhankelijk van het aantal maanden (per studiejaar) waarin aan de ontwerpopdracht is gewerkt maal het aantal arbeidsuren per week met een maximum van 36 uur per week.

Voorwaarden voor subsidie

Om in aanmerking te komen voor de subsidie, moet u een erkend leerbedrijf zijn voor vmbo’ers/ mbo’ers, bepaalde leerlingen uit het VSO/PRO en leerlingen uit de entreeopleiding vmbo. Als het gaat om hbo’ers, promovendi en toio’s, moet u door een onderwijsinstelling zijn aangemerkt als een onderneming die een goede begeleiding geeft. Daarnaast moet u voldoen aan de volgende voorwaarden:

Er is een geldige, gedateerde en ondertekende overeenkomst. Dit is bij vmbo of een bij een werkgever in dienst zijnde promovendus of toio een leer-werkovereenkomst, bij VSO en PRO een stageovereenkomst, bij mbo-bbl en hbo een praktijkleerovereenkomst. Voor elk van deze overeenkomsten gelden eigen nadere voorwaarden.
De beroepsopleiding van de leerling valt binnen de doelgroepen waarvoor de subsidie geldt.
U kunt in uw administratie laten zien dat u de voorwaarden en de afspraken uit de overeenkomst naleeft en de student begeleidt.

Voor het vmbo en mbo, de entreeopleiding vmbo en PRO/VSO gelden nog de volgende aanvullende voorwaarden:

Niveau	Voorwaarden
vmbo 3e en 4e leerjaar	– buitenschools praktijkgedeelte met minimaal 640 klokuren en maximaal 1280 klokuren per studiejaar dat loopt van 3 augustus tot en met 31 juli
mbo-bbl	– minimaal 200 begeleide onderwijsuren per studiejaar door de onderwijsinstelling- praktijkgedeelte minimaal 610 klokuren per studiejaar lopend van 1 augustus tot en met 31 juli. – opleiding gericht op volledig diploma en opgenomen in het Centraal register beroepsopleidingen (Crebo)
entreeopleiding vmbo	– het praktijkgedeelte bedraagt minimaal 610 klokuren per studiejaar
PRO/VSO	– het praktijkgedeelte bedraagt minimaal 640 klokuren en maximaal 1.280 klokuren per schooljaar. – minimaal één dag per week binnenschools onderwijs – maximaal vier stagedagen per week – duur van de stage is maximaal 50% van de uren dat onderwijs wordt verzorgd
Hbo	– opleiding gericht op volledig diploma en opgenomen in Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO) – het praktijkdeel is een verplicht onderdeel van de opleiding

Let op! Voor alle leerlingen en studenten geldt dat zij moeten zijn ingeschreven voor de opleiding in het Register Onderwijs Deelnemers (ROD) van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Bovendien wordt de subsidie alleen verstrekt gedurende de nominale duur van de opleiding.

Administratieve verplichtingen

Om in aanmerking te komen voor de subsidie, moet u de volgende gegevens in uw administratie vastleggen:

een getekende en gedateerde overeenkomst;
een aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming. U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van uw digitale tijdschrijfsysteem, een presentielijst of een geldig arbeidscontract in combinatie met een verzuimregistratie;
een administratie waaruit de begeleiding van de deelnemer blijkt en de wijze waarop de kwalificaties van de beroepsvorming zijn behaald. Hierbij moet u denken aan een werkboek van de leerling en gespreks-, beoordelings- en evaluatieverslagen; en
een kopie van het diploma.

Hoogte van de subsidie

Omdat de subsidie afhankelijk is van het aantal subsidieaanvragen en het beschikbare budget, is de hoogte van de subsidie voor het studiejaar 2024/2025 nog niet zeker. De verdeling van de beschikbare subsidie vindt jaarlijks plaats na afloop van het studiejaar over alle werkgevers die tijdig een aanvraag hebben ingediend én voldoen aan de eisen voor de subsidie. Het subsidiebedrag is gemaximeerd op € 2.700 per praktijkleerplaats als de leerling of student het gehele jaar bij u gewerkt heeft.

Aanvraag van de subsidie

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) voert de regeling uit. De subsidie geldt per studiejaar. U vraagt de subsidie na afloop van de begeleiding aan. Voor het studiejaar 2024/2025 kunt u de subsidie vanaf 2 juni 2025 09:00 tot en met uiterlijk 17 september 2025 (uiterlijk 17.00 uur) aanvragen. Aanvragen die later door RVO.nl worden ontvangen, komen niet in aanmerking voor subsidie.

Let op! Vanaf 2025 moet u de subsidie aanvragen via het nieuwe aanvraagportaal van het RVO. Verzorgt u niet zelf de aanvraag, zorg dan dat degene die dat voor u doet op tijd over de daarvoor benodigde ketenmachtiging beschikt.

Tip! Om de aanvraag te kunnen doen, heeft u eHerkenning (minimaal niveau 3 met machtiging RVO-diensten) nodig. Voorkom dat u te laat beschikt over eHerkenning en vraag deze indien nodig tijdig aan.

Let op! RVO.nl kan nog tot vijf jaar na het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt controles uitvoeren. U heeft dan ook de plicht om alle relevante documenten te bewaren tot vijf jaar na afloop van het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt

Subsidieregeling praktijkleren derde leerweg

Ook in 2025 kunt u weer van maandag 3 november 2025 9.00 uur tot en met vrijdag 28 november 2025 (17.00 uur) subsidie aanvragen voor de regeling praktijkleren in de derde leerweg. De subsidieregeling is alleen beschikbaar voor praktijkplaatsen voor mbo-studenten in de derde leerweg (overig onderwijs (ovo) of overige opleidingen deeltijd (odt)) die werkzoekenden zijn of betaalde arbeid verrichten. De student moet voor de aanvraagperiode zijn ingeschreven voor de opleiding in het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) van Dienst Uitvoering Onderwijs

Let op! Voor mbo-studenten in de beroepsopleidende leerweg (bol) en beroepsbegeleidende leerweg (bbl) komt u niet in aanmerking voor deze subsidie. Verder komt u voor werkenden niet in aanmerking als de opleiding gestart is voor 1 augustus 2023.

U kunt de subsidie aanvragen binnen een jaar na afloop van de praktijkleerplaats. Als erkend leerbedrijf kunt u de subsidie voor maximaal 40 weken krijgen. Realiseert u voor deze duur een praktijkplaats, dan bedraagt de subsidie maximaal € 2.700. Zijn er meer aanvragen dan beschikbaar budget, dan wordt dit verdeeld over de aanvragers en kan de subsidie dus minder dan € 2.700 bedragen. De regeling loopt in ieder geval nog in 2024 en 2025.

Let op! Het is niet mogelijk om subsidie praktijkleren in de derde leerweg te krijgen als voor dezelfde praktijkplaats ook subsidie is of wordt verleend op basis van titel 3.20 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies (omscholing naar ICT- en techniek-kansrijke beroepen). Het combineren met andere regelingen is wel mogelijk.

Subsidie voor groepshulpen kinderopvang

Kinderopvangorganisaties kunnen in 2025 van 3 november 2025 09.00 uur tot en met 28 november 2025 17.00 subsidie aanvragen voor een praktijk(leer)plaats van groepshulpen. De subsidie biedt een tegemoetkoming in de loonkosten van groepshulpen en is aan te vragen bij RVO.nl. Het doel is dat door de subsidie meer groepshulpen worden aangenomen en dat zij kunnen doorgroeien in de kinderopvang.

De subsidie bedraagt maximaal € 10.056 per jaar per groepshulp en is afhankelijk van het aantal contracturen dat de groepshulp per week werkt. Een organisatie kan voor maximaal twee groepshulpen subsidie aanvragen.

De subsidie kent een aantal voorwaarden. Zo moet een groepshulp een arbeidsovereenkomst van ten minste 12 maanden hebben met een startdatum vanaf 1 augustus 2023 of later. Ook moet de groepshulp deelnemen aan de opleid mbo-bbl of mbo-derde leerweg (OVO/ODT) op niveau 1 en 2, gericht op het behalen van een praktijkverklaring, mbo-certificaat of diploma. Deze scholing moet tussen 1 augustus 2023 en 31 oktober 2026 zijn gestart. Verder is vereist dat de kinderopvangorganisatie voor de groepshulp ook subsidie heeft gekregen via de Subsidieregeling Praktijkleren of Praktijkleren in de derde leerweg.

Tip! De subsidie is ook in 2026 beschikbaar.

Financiële bijdrage van O&O-fondsen

Opleidings- en Ontwikkelingsfondsen kunnen financieel bijdragen aan de scholing van werknemers in hun branche. Deze fondsen worden meestal in het leven geroepen door de werkgevers- en werknemersorganisaties in een bepaalde branche en worden gevuld met bijdragen van aangesloten bedrijven. Afspraken hierover worden gemaakt in bijvoorbeeld cao’s. Alle O&O-fondsen hebben loopbaanadviseurs in dienst die kunnen helpen bij scholings- en opleidingstrajecten voor uw werknemers. Sommige O&O-fondsen bieden ook zelf cursussen aan of ontwikkelen scholingsprojecten voor de branche. Wilt u een financiële bijdrage van het O&O-fonds ontvangen, neem dan contact op met uw brancheorganisatie, want de exacte mogelijkheden en voorwaarden verschillen per sector.

Tip! Bekijk hier een overzicht van alle erkende O&O-fondsen.

SLIM-subsidie

Sinds maart 2020 is er een subsidie voor werkgevers voor het verder laten ontwikkelen van werknemers in het mkb.

Slim-subsidie is mogelijk voor:

a. de doorlichting van de onderneming uitmondend in een opleidings- of ontwikkelplan gericht op het inzichtelijk maken van de scholingsbehoefte vanuit het perspectief van de onderneming;

b. het verkrijgen van loopbaan- of ontwikkeladviezen ten behoeve van werkenden in de onderneming, of in geval van een samenwerkingsverband werkenden in andere mkb-ondernemingen;

c. het ondersteunen en begeleiden bij het ontwikkelen of invoeren van een L&O-methode.

De SLIM-subsidie wordt verlengd tot en met 2029 en kent in 2025 twee regelingen: voor individuele mkb-ondernemingen en voor samenwerkingsverbanden in het mkb.

SLIM individuele mkb-ondernemingen

Zowel kleine als middelgrote ondernemingen kunnen een beroep doen op deze regeling. Het subsidiepercentage voor kleine mkb-ondernemingen bedraagt vanaf 2025 60%, net als voor andere ondernemingen. Dit betekent dat zij niet meer tot 80% (zoals in 2024), maar tot 60% van de subsidiabele kosten als SLIM-subsidie kunnen ontvangen vanaf 2025.

Per aanvraag kan maximaal € 25.000 subsidie worden aangevraagd. Voor landbouwbedrijven bedraagt dit maximum € 20.000.

Voor SLIM-subsidies tot € 25.000 hoeft vanaf 2025 achteraf geen verzoek tot vaststelling meer te worden ingediend. Deze subsidie wordt ambtshalve vastgesteld. Ook de verplichtingen tot het maken van een evaluatieverslag en het bijhouden van een administratie vervallen. Wat blijft, is dat vooraf 50% van het subsidiebedrag als voorschot wordt betaald.

Voor de SLIM-regeling voor mkb-ondernemingen zijn in 2025 twee aanvraagtijdvakken: (reeds verlopen) van 3 maart 2025 9.00 uur tot en met 31 maart 2025 17.00 uur én van 1 september 2025 9.00 uur tot en met 30 september 2025 17.00 uur. Voor mkb-ondernemingen was in 2025 in het eerste aanvraagtijdvak € 12,5 miljoen budget beschikbaar en voor het tweede aanvraagtijdvak is € 12,5 miljoen beschikbaar.

Let op! Vanaf 2025 is de SLIM-subsidie van maximaal € 2.700 voor een praktijkleerplaats voor een beroepsopleiding of in de derde leerweg bij een erkend leerbedrijf vervallen.

SLIM samenwerkingsverbanden in het mkb

Het subsidiepercentage van de SLIM-subsidie voor samenwerkingsverbanden in het mkb bedraagt maximaal 60% van de subsidiabele kosten. Per aanvraag kan maximaal € 500.000 subsidie worden aangevraagd (maximaal € 200.000 per samenwerkingspartner). Voor landbouwbedrijven bedraagt dit maximum € 20.000, voor visserijbedrijven € 30.000 en voor goederenvervoer over de weg € 100.000. De subsidiabele kosten moeten minimaal € 210.000 bedragen.

Vanaf 2025 kunnen ook samenwerkingsverbanden een voorschot krijgen van 25% van het verleende subsidiebedrag. Als het initiatief langer dan 12 maanden duurt, kan aanvullend nog een voorschot van 50% van het subsidiebedrag aangevraagd worden als in de eerste 12 maanden minimaal 50% van de projectkosten gemaakt zijn.

Voor het opstellen van een controleverklaring door een accountant – dit is bij subsidies van € 125.000 of meer verplicht –, wordt vanaf 2025 een vaste vergoeding van € 3.000 verstrekt. Deze vaste vergoeding van € 3.000 geldt ook voor SLIM-subsidies die vóór 2025 zijn verkregen. Als de subsidie echter al is verleend, wordt die verleende subsidie niet verhoogd met dit bedrag. Het is wel mogelijk om de begroting te herverdelen en het bedrag van € 3.000 daarin op te nemen.

Geen aparte SLIM-regeling meer voor grootbedrijven

Voor grootbedrijven in de sectoren landbouw, horeca en recreatie is het vanaf 2025 niet meer mogelijk om een beroep te doen op de SLIM-regeling. Gebleken is dat deze oorspronkelijke doelgroep niet veel gebruikmaakte van de regeling. Overigens kunnen deze bedrijven nog wel als deelnemer in een samenwerkingsverband aanspraak maken op de SLIM-regeling.

Overige Regelingen

Regionale maatregelen

In een groot aantal regio’s en branches zijn er specifieke regionale maatregelen om scholing te stimuleren. Ga dan ook na of uw gemeente of branche wellicht een bruikbare regeling heeft.

Tip! Op de website leeroverzicht.nl, een initiatief van het Ministerie van OCW en het Ministerie van SZW, kunt u hier zoeken in 318 verschillende regelingen. Hierin zijn ook regionale subsidieregelingen opgenomen.

Opleidingskosten in mindering op transitievergoeding

Eindigt de arbeidsovereenkomst met een werknemer en moet de werkgever een transitievergoeding betalen? Dan kunnen door de werkgever gemaakte transitiekosten en inzetbaarheidskosten verrekend worden met de transitievergoeding. Deze mogelijkheid bestaat vanaf 1 juli 2020 al.

Let op!Transitiekosten zijn kosten gericht op het voorkomen van werkeloosheid of het bekorten van de periode van werkeloosheid. Inzetbaarheidskosten zijn kosten die tijdens de dienstbetrekking zijn gemaakt gericht op het bevorderen van de bredere inzetbaarheid van de werknemer.

De werkgever mag deze kosten in beginsel op de transitievergoeding in mindering brengen, tenzij de verworven kennis en vaardigheden in overwegende mate zijn aangewend om de functie die de werknemer bij aanvang van de activiteiten verrichtte uit te oefenen. De kosten mogen ook niet in mindering komen als deze verband houden met verplichtingen van de werkgever in het kader van de re-integratie (eerste of tweede spoor).

Voor het in mindering brengen van de kosten gelden daarnaast, naast elkaar, onder meer de volgende voorwaarden:

de scholing moet gericht zijn op bredere inzetbaarheid van de werknemer buiten de eigen organisatie;
de werknemer heeft vooraf inzicht gekregen in de kosten en schriftelijk ingestemd met de verrekening; en
de kosten moeten in redelijke verhouding staan tot het doel.
De kosten zijn gemaakt in de periode van vijf jaar voorafgaand aan de dag dat de transitievergoeding verschuldigd is.

Studiekostenbeding mag niet meer

Sinds augustus 2022 is een studiekostenbeding voor bepaalde opleidingen niet langer toegestaan. Dit is aan de orde als:

het scholing noodzakelijk voor het kunnen (blijven) uitvoeren van de huidige functie;
scholing noodzakelijk is voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst; en
de scholing verplicht is op grond van de wet of de cao.

In deze gevallen moet de scholing kosteloos zijn, de studietijd moet als arbeidstijd worden aangemerkt en de scholing moet zo veel als mogelijk in de reguliere werktijd plaatsvinden. Denk bij een wettelijk verplichte opleiding aan een opleiding op grond van de Arbowet.

Ook de algemene scholingsplicht (artikel 7:611a lid 1 BW) valt onder de regeling. Onder deze algemene scholingsplicht moet de werkgever de werknemer in staat stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie en, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verlangd, voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst als de functie van de werknemer komt te vervallen of hij niet langer in staat is deze te vervullen. Er bestaat een lijst met ‘gereglementeerde beroepen’, waarin uiteenlopende beroepen staan, zoals registerloods, deskundige asbestverwijderaar, duiker, beëdigd tolk, sportarts of fysiotherapeut. Als het beroep van de werknemer op die lijst vermeld staat, is een studiekostenbeding wel mogelijk, tenzij de opleiding alsnog in een cao verplicht wordt gesteld. In die laatste situatie is een studiekostenbeding niet mogelijk.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Gebruik eigen auto en zelf organiseren

Als werknemers met hun eigen auto carpoolen en het carpoolen zelf organiseren (dat wil zeggen dat u als werkgever geen carpoolverplichting oplegt), mag u iedere deelnemer (bestuurder én meerijders) de belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23/km betalen voor hun eigen afstand woon-werkverkeer.

Zijn er meerijders die zelf over een auto van de zaak beschikken? Dan mag u, als u dat wenselijk vindt, ook aan hen een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer geven voor de daadwerkelijk niet met de auto van de zaak afgelegde afstand.

Let op! Of de meerijders de vergoeding zelf behouden of onderling verdelen, mogen ze zelf beslissen en heeft voor u geen fiscale gevolgen.

Gebruik eigen auto en werkgever organiseert

Als werknemers met hun eigen auto carpoolen en de werkgever organiseert het carpoolen, mag aan de bestuurder maximaal €0,23/km belastingvrij worden betaald. De kilometers betreffen dan niet alleen de afstand woon-werkverkeer van de bestuurder maar ook alle omrijkilometers voor het oppikken van de collega’s. Aan degenen die meerijden mag in dat geval geen belastingvrije vergoeding worden gegeven.

Auto van de zaak en zelf organiseren

Als werknemers met een auto van de zaak carpoolen en dit zelf organiseren, mag alleen aan de meerijders een belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23/km worden betaald voor hun afstand woon-werkverkeer. Of de meerijders de vergoeding behouden of onderling verdelen, mogen ze ook nu zelf beslissen.

Auto van de zaak en werkgever organiseert

Als werknemers met een auto van de zaak carpoolen en de werkgever organiseert het carpoolen, dan mag aan geen van de werknemers een belastingvrije kilometervergoeding worden verstrekt.

Wat verstaan we onder ‘organiseren’?

De fiscale behandeling is afhankelijk van de vraag of sprake is van vervoer door de werkgever. Van vervoer door de werkgever is sprake als de werkgever een carpoolverplichting oplegt en dus het vervoer organiseert. Als u uw werknemers vraagt om aan u door te geven hoe ze het carpoolen organiseren, betekent dit echter nog niet dat u het carpoolen ook organiseert. Hier is dus meer voor nodig. Ook het alleen bijhouden of uw werknemers belangstelling hebben voor carpoolen, wordt nog niet als organiseren aangemerkt.

Let op! Als u een hogere belastingvrije vergoeding wilt geven dan hiervoor beschreven, kunt u dit aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voorwaarde is wel dat dit aanwijzen voldoet aan de hiervoor geldende gebruikelijkheidstoets. Houd er verder rekening mee dat u bij overschrijding van uw vrije ruimte 80% eindheffing verschuldigd bent.

De casus

Een 63-jarige werkneemster was gestart bij een zorginstelling. Dat was maar van korte duur omdat ze al na 4 weken werd ontslagen in haar proeftijd. In die periode had ze maar 3 dagen feitelijk gewerkt omdat ze in die periode drie weken met vakantie was. Ze had de werkgever hierover geïnformeerd voorafgaand aan haar indiensttreding maar die had er overheen gelezen. Verder waren er problemen over de roosterwensen.

Discussie proeftijd

Er was discussie ontstaan over de vraag of er een rechtsgeldig proeftijdbeding was overeengekomen. In haar arbeidsovereenkomst stond de volgende bepaling: De arbeidsovereenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd voor de duur van 6 maanden en eindigt van rechtswege zonder dat daartoe opzegging is vereist op 02-07-2025.
Onduidelijk was of een arbeidsovereenkomst was overeengekomen voor een periode van 6 maanden of voor een periode van 6 maanden en 2 dagen. Een proeftijd in een arbeidsovereenkomst voor 6 maanden is niet rechtsgeldig. Gaat het om een arbeidsovereenkomst langer dan 6 maanden dan kan er wel een proeftijd worden overeengekomen.

De werkneemster wilde niet terugkeren bij de werkgever en verzocht de kantonrechter om een billijke vergoeding van € 30.000 bruto.

Nietige proeftijd

De kantonrechter oordeelde dat de onduidelijkheid in de arbeidsovereenkomst voor rekening en risico van de werkgever kwam. Dit betekende dat sprake was van een nietige proeftijd. Ook vond de kantonrechter dat de werkgever moeite had kunnen doen om de problemen over de roosterwensen op te lossen.

Billijke vergoeding

Om die reden kende de kantonrechter de werkneemster een billijke vergoeding toe. Bij het toekennen van een billijke vergoeding moet een rechterrekening houden met alle omstandigheden van het geval. Het gaat er uiteindelijk om dat de werknemer wordt gecompenseerd voor het ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van de werkgever. Ook met de gevolgen van het ontslag kan rekening worden gehouden, voor zover die gevolgen zijn toe te rekenen aan het verwijt dat de werkgever kan worden gemaakt. De billijke vergoeding heeft geen bestraffend doel, maar met de billijke vergoeding kan ook worden tegengegaan dat werkgevers ervoor kiezen een arbeidsovereenkomst op ernstig verwijtbare wijze te laten eindigen.

Oordeel kantonrechter

Dit leidde er toe dat de kantonrechter een billijke vergoeding toekende van € 17.000 bruto. Dit staat ongeveer gelijk aan het bedrag dat ze anders nog aan loon zou hebben ontvangen tot het reguliere einde van haar arbeidsovereenkomst. Daarnaast had ze nog recht op een transitievergoeding die gering was (€ 83,80 bruto) omdat het dienstverband erg kort had geduurd.

Rittenregistratie niet meer beschikbaar

Dit blijkt uit een uitspraak van een zaak die speelde bij rechtbank Zeeland-West-Brabant. Aan een manager van een supermarkt was een auto ter beschikking gesteld. Hij hield het privégebruik van de auto bij op een laptop. Hieruit zou blijken dat het privégebruik van de auto niet meer dan 500 km bedroeg. De manager kon dit echter niet hard maken, omdat de werkgever inmiddels was verkocht en de laptop en dus de rittenregistratie niet meer beschikbaar was.

Privéritten herleiden

De manager wilde het privégebruik daarom aantonen door dit te herleiden uit voorgaande jaren. De inspecteur accepteerde dit echter niet en de rechtbank evenmin. Een achteraf gereconstrueerde rittenstaat bevat volgens de rechtbank namelijk het risico dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven. Hierdoor komt aan een achteraf gereconstrueerde rittenstaat minder bewijskracht toe. Daarmee zal volgens de rechtbank dan ook niet snel kunnen worden voldaan aan de zwaardere bewijslast die geldt voor het bewijzen dat niet meer dan 500 km per jaar privé is gereden.

Overige argumenten schieten tekort

Ook de overige door de manager genoemde argumenten schoten tekort. Zo was de werkgever met hem overeengekomen dat de auto niet privé gebruikt mocht worden, maar hierop was geen controle uitgeoefend door de werkgever. Ook het feit dat de manager in privé over nog enkele auto’s beschikte, was onvoldoende om belastingheffing over het privégebruik te voorkomen. De naheffingsaanslagen en boetes bleven dan ook in stand.

Tip! Zorg voor een betrouwbare, controleerbare rittenregistratie. U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van tracksystemen die alle ritten registreren en bijhouden in de cloud. Houd u uw ritten zelf bij, leg dan alles goed vast en bewaar uw registratie voor een periode van minimaal zeven jaar.