Wijs loon tijdig aan in vrije ruimte, niet pas in bezwaar/beroep

Vrije ruimte

Met toepassing van de werkkostenregeling (WKR) kunt u vergoedingen aan uw werknemers, onder voorwaarden, onbelast uitbetalen. U moet deze vergoedingen dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Als u in een jaar niet meer dan de vrije ruimte aanwijst als eindheffingsloon, betalen zowel u als uw werknemers geen belasting. Alleen als u over de vrije ruimte heen schiet, moet u 80% eindheffing afdragen.

Let op! De vrije ruimte in de WKR bedraagt in 2024, 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen die u kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat u vergoedingen niet als eindheffingsloon kunt aanwijzen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Niet alleen de vergoeding zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt.

Discussie met de Belastingdienst

Over de gebruikelijkheidstoets kan discussie met de Belastingdienst ontstaan. Dit ondervond ook een werkgever die aan werknemers en ex-werknemers een financiële compensatie betaald na wijziging van het pensioenstelsel. De compensatie liep uiteen van € 500 tot bijna € 190.000 per werknemer en bedroeg gemiddeld per werknemer ruim € 26.000. De werkgever wilde de compensatie aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, maar de Belastingdienst vond dit niet gebruikelijk en ging niet akkoord.

De werkgever wees vervolgens tot een bedrag van € 2.400 per werknemer aan in de vrije ruimte en verloonde het restant voor elke werknemer individueel als loon onder inhouding van loonheffing. Het bedrag van € 2.400 was niet toevallig gekozen. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst namelijk in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.

Aanwijzen in bezwaar of beroep is te laat

De werkgever ging vervolgens in bezwaar en daarna in beroep bij de rechter. De werkgever wilde namelijk alsnog het gehele bedrag van de compensatie aanwijzen in de vrije ruimte, dus ook het bedrag boven € 2.400.

De Hoge Raad oordeelde dat aanwijzing in de vrije ruimte echter niet meer mogelijk was. Dit had de werkgever moeten doen vóór het moment dat het loon genoten werd (in casu vóór het moment van uitbetalen). Nu de werkgever op dat moment alleen tot een bedrag van € 2.400 had aangewezen in de vrije ruimte, kon de werkgever dat niet meer in bezwaar of beroep herstellen.

Hoe dan wel handelen?

De Hoge Raad gaf nog wel aanwijzingen hoe een werkgever in een vergelijkbare situatie had kunnen handelen. Het is namelijk mogelijk om een vergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte aan te wijzen én tegelijkertijd loonbelasting in te houden. Wilt u een discussie met de Belastingdienst over het al dan niet kunnen aanwijzen in de vrije ruimte aan de rechter voorleggen? Dan moet u de vergoeding dus in ieder geval aanwijzen in de vrije ruimte. Om naheffingen met belastingrente en eventueel boete te voorkomen, is het verstandig om tegelijkertijd dan ook al loonbelasting in te houden en af te dragen.

Overgang van een onderneming

Bij een overgang van een onderneming gaan ook de werknemers over naar een nieuwe werkgever. De Belastingdienst ging ervan uit dat het recht op een LKV in zo’n situatie nooit mee overgaat naar de nieuwe werkgever. De Hoge Raad denkt daar, net als eerder gerechtshof Arnhem-Leeuwarden en een advocaat-generaal, anders over. Het recht op een LKV blijft in zo’n situatie toch bestaan.

Wat betekent dit voor uw situatie?

Was in uw situatie ook sprake van overgang van een onderneming, dan blijft het recht op een LKV dus bestaan, mits aan de voorwaarden voor toepassing van het LKV is voldaan. Of u ook met terugwerkende kracht alsnog het LKV krijgt, hangt af van de vraag of u daar tijdig actie voor heeft ondernomen.

2022

Maakte u bezwaar tegen de beschikking Wtl 2022, dan raadt de Belastingdienst aan de aangiftetijdvakken 2022 ook te corrigeren met een correctiebericht. Op die manier kan de Belastingdienst sneller uw LKV berekenen.

Let op! Maakte u geen bezwaar tegen de beschikking Wtl 2022, dan bent u voor het jaar 2022 helaas te laat. Het heeft geen zin om alsnog correctieberichten in te dienen.

2023

Voor het jaar 2023 heeft u alleen recht op het LKV als in de aangiften loonheffingen 2023 het vinkje voor het LKV is aangezet of als u via correctieberichten uiterlijk op 1 mei 2024 alsnog het LKV heeft aangevraagd.

Let op! Diende u niet uiterlijk op 1 mei 2024 correctieberichten 2023 in, dan bent u voor het jaar 2023 helaas te laat. Het heeft geen zin om alsnog correctieberichten in te dienen of bezwaar te maken tegen de beschikking Wtl 2023 die u in de loop van juli/augustus 2024 ontvangt.

2024

Om in 2024 recht te hebben op het LKV, dient u in de aangifte loonheffingen 2024 het vinkje voor het LKV aan te zetten. Is het aangiftetijdvak al verstreken en is het vinkje niet aangezet? Zend dan een correctiebericht in waarin alsnog het LKV wordt aangevraagd.

Let op! Het oordeel van de Hoge Raad is mogelijk ook van toepassing op contractsovernames waarbij de arbeidsovereenkomst door een nieuwe werkgever ongewijzigd wordt voortgezet.

Wilt u overleggen of, na het oordeel van de Hoge Raad, in uw situatie ook recht blijft bestaan op een LKV? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs.

Gezonde maaltijden

De werkgever verstrekte de gratis maaltijden aan zijn werknemers als onderdeel van zijn eigen arboplan. Werknemers hadden dagelijks de keuze uit twee gezonde en uitgebalanceerde maaltijden die waren samengesteld door een diëtiste. De Belastingdienst, de rechtbank en het gerechtshof achtten de maaltijden niet gericht vrijgesteld, maar de Hoge Raad komt tot een ander oordeel.

Arbobeleid werkgever bepalend

De Hoge Raad komt tot dit oordeel omdat arboverstrekkingen in 2011 tot en met 2021 gericht vrijgesteld waren indien ze rechtstreeks voortvloeiden uit het arbobeleid van de betreffende werkgever. Tot dit arbobeleid konden in die jaren ook maatregelen horen die op grond van de Arbowet niet verplicht waren. Het verstrekken van gezonde maaltijden was weliswaar geen verplichting op grond van de Arbowet, maar kon wel door de werkgever in het arbobeleid worden opgenomen. Omdat de verstrekte maaltijden rechtstreeks voortvloeiden uit het door de werkgever gevoerde arbobeleid, waren deze gericht vrijgesteld binnen de werkkostenregeling, aldus de Hoge Raad.

Regeling aangescherpt vanaf 2022

Sinds 2022 is bepaald dat arbovoorzieningen alleen gericht zijn vrijgesteld als deze direct samenhangen met verplichtingen volgens de Arbowet. Wie vanaf 2022 gezonde maaltijden aan zijn personeel verstrekt, kan dit dan ook niet gericht vrijgesteld doen. Werkgevers zijn volgens de Arbowet namelijk niet verplicht om hun personeel gezonde maaltijden aan te bieden.

Let op! Een werkgever kan de gezonde maaltijden ook vanaf 2022 nog wel aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Tot het bedrag van de vrije ruimte is dit dan onbelast, bij overschrijding bedraagt de eindheffing 80%.

Geen correcties voor jaren 2011-2021

Uit het arrest van de Hoge Raad volgt dat gezonde maaltijden vanaf 2011 tot en met 2021 gericht vrijgesteld konden worden verstrekt als deze rechtstreeks voortvloeiden uit het arbobeleid van de werkgever. Zoals hiervoor al beschreven, zal dit vanaf 2022 niet meer opgaan door de aanscherping van de regeling. Terugkomen op het verleden hoort ook niet tot de mogelijkheden. Omdat het nieuwe rechtspraak betreft, zal de Belastingdienst verzoeken om correcties voor de jaren tot en met 2021 niet honoreren.

Let op! Alleen als de loonheffingen voor de lunches over de jaren 2011 tot en met 2021 op 24 mei 2024 nog niet onherroepelijk vaststonden, kunt u nog met terugwerkende kracht corrigeren. De loonheffingen staan nog niet onherroepelijk vast als u bijvoorbeeld bezwaar of beroep aantekende. Dit zal in de praktijk nauwelijks voorkomen.

Drieploegendiensten

Bij een werkgever op wie de cao metalektro (grootmetaal) van toepassing was, verrichtten de werknemers tot 1 januari 2023 drieploegendiensten. Er was sprake van een vroege ploeg, een late ploeg en een nachtploeg, waarbij de eerste week nachtdiensten werden gewerkt, de tweede week late diensten en de week daarna vroege diensten. Voor het werken in de drieploegendiensten ontvingen de werknemers een ploegentoeslag van 21% boven op hun vaste brutomaandloon.

Noodzaak tot besparen

Als gevolg van de marktomstandigheden was de werkgever genoodzaakt financiële besparingsmaatregelen te treffen. Een daarvan was het terugbrengen van het aantal productielijnen waarbij in ploegendiensten werd gewerkt. De werkgever had na instemming van de OR en de FNV aan de werknemers (allen 60-plus) laten weten dat ze per 1 januari 2023 in de dagdienst moesten gaan werken. Op grond van de afbouwregeling in de cao werd de ploegentoeslag nog tot 1 juli 2023 doorbetaald. 

Verworven recht?

Een aantal werknemers was het er niet mee eens en ging procederen. Ze vorderden dat ze weer in ploegendienst mochten werken en dat met terugwerkende kracht de ploegentoeslag werd uitbetaald. Dit omdat ze van mening waren dat het werken in de drieploegendienst een verworven recht was geworden.

Oordeel rechter

Zowel bij de kantonrechter als in hoger beroep bij het gerechtshof vingen ze bot. Het gerechtshof oordeelde dat in de arbeidsovereenkomsten de mogelijkheid van roosterwijzingen expliciet was opengehouden en dat de werkgever onbetwist had gesteld dat bij collega-productiemedewerkers in de afgelopen jaren wel sprake was geweest van wijzigingen in het rooster. Verder houdt de toepasselijke cao de mogelijkheid van overplaatsing uit de ploegendienst naar de dagdienst open. Dit alles zorgde ervoor dat er geen sprake was van een arbeidsvoorwaarde.