Moet u vóór 1 juli in actie komen bij grensoverschrijdend telewerken?
Europese aanwijsregels
Waar een werknemer sociaal verzekerd is, wordt bepaald door Europese aanwijsregels. Voor de sociale verzekeringen geldt als hoofdregel dat een werknemer sociaal verzekerd is in het land waar hij werkt. Werkt de werknemer echter ook in zijn woonland, dan is hij sociaal verzekerd in het woonland als hij 25% of meer van zijn totale werktijd in het woonland werkt.
Let op! Dit kan betekenen dat een werknemer die twee van de vijf dagen thuis in zijn woonland werkt, sociaal verzekerd is in dat woonland.
Uitzondering bij verzoek
Deze werknemers kunnen bij de SVB om een uitzonderingspositie vragen. Ze zijn dan, in afwijking van de Europese aanwijsregels, sociaal verzekerd in Nederland in plaats van in hun woonland.
De belangrijkste voorwaarden voor deze uitzonderingspositie zijn dat de werknemer buiten Nederland woont en alleen voor een in Nederland gevestigde werkgever of werkgevers werkt. Verder moet deze werknemer tussen de 25 en 50% van de totale werktijd in zijn woonland telewerken.
Terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2023
Tot 1 juli 2023 golden in verband met de coronacrisis een tijdelijke uitzonderingspositie. In de coronatijd werkten veel werknemers thuis, maar konden ze door de uitzonderingspositie toch in Nederland sociaal verzekerd blijven. Vanaf 1 juli 2023 is deze tijdelijke uitzonderingspositie vervallen en vervangen door de hiervoor beschreven uitzonderingspositie.
Voldoet u aan de voorwaarden van deze uitzonderingspositie en wilt u vanaf 1 juli 2023 sociaal verzekerd blijven in Nederland, dan kunt u nog uiterlijk 30 juni 2024 vragen om de uitzonderingspositie. Deze uitzonderingspositie kan dan terugwerkende kracht krijgen tot maximaal 1 juli 2023.
Let op! Voorwaarde hierbij is dat u gedurende deze tijd alleen in Nederland sociale verzekeringspremies betaalt.
Vanaf 1 juli 2024 nog maximaal 3 maanden terugwerkende kracht
Vraagt u vanaf 1 juli 2024 om de uitzonderingspositie, dan wordt deze maximaal voor drie maanden met terugwerkende kracht verleend. Voorwaarde hierbij is ook dat u in die tijd alleen in Nederland sociale verzekeringspremies betaalt.
Wijzigingen en verduidelijkingen
Het Handboek bevat alle wijzigingen in de loonheffingen ten opzichte van vorig jaar. Wijzigingen worden per hoofdstuk aangegeven. Zo is bijvoorbeeld de vrijstelling voor ov-kaarten verruimd. Ook zijn alle cijfers aangepast voor het jaar 2024 en is bijvoorbeeld aangegeven dat de AOW-gerechtigde leeftijd met twee maanden is verhoogd naar 67 jaar. Sommige zaken zijn verduidelijkt. Er wordt bijvoorbeeld aangegeven dat u over bedragen in de zogenaamde vrije ruimte niet alleen geen loonheffingen hoeft te betalen, maar ook niet hoeft in te houden.
Lonen en premies
In het Handboek wordt uitgebreid ingegaan op de vraag wat precies tot het loon behoort, inclusief een specificatie van onder meer vrijgestelde loonbestanddelen en loonbestanddelen waarvoor een nihilwaardering geldt. Ook de berekening van premies werknemersverzekeringen en van de premie Zorgverzekeringswet komt uitvoerig aan bod.
Werkkostenregeling
De werkkostenregeling komt uiteraard ook ruim aan bod, inclusief de vraag hoe de vrije ruimte moet worden berekend en de voor de regeling geldende concernregeling. Het Handboek geeft ook cijfermatige voorbeelden en kent verschillende overzichten en tabellen, waaronder voor artiesten en voor toepassing van het anoniementarief.
Let op! Het Handboek gaat in een aparte bijlage ook in op de gevolgen van de Brexit voor bepaalde werknemers.
Downloaden
Het Handboek is te downloaden vanaf de site van de Belastingdienst. Wel is het van belang regelmatig te checken op een nieuwere versie, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen en correcties.
Cafetariaregeling
Met een zogenaamde cafetariaregeling kunt u vastleggen dat werknemers brutoloon ruilen voor een vergoeding voor bepaalde in die regeling vastgelegde doelen. Als voor zo’n doel een gerichte vrijstelling voor de loonheffingen geldt, kan die ruil zonder belastingheffing plaatsvinden. Uw werknemer kan dan het gehele geruilde bedrag voor het doel inzetten.
Let op! Voor de meeste doelen zal echter geen gerichte vrijstelling bestaan. De ruil zal dan niet zonder meer belastingvrij kunnen. U moet dan dus eerst gewoon loonheffing inhouden op het geruilde bedrag voordat dit voor het doel gebruikt kan worden. In feite ruilt de werknemer dan zijn nettoloon. Daar schiet een werknemer dan dus niet veel mee op.
Gebruik vrije ruimte
Als u het uitgeruilde doel echter kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, kan de uitruil wel belastingvrij plaatsvinden. In zo’n geval kan de werknemer dus wel het brutobedrag geheel inzetten voor het doel.
Kostenneutraal
Bij aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte is dit voor de werknemers weliswaar belastingvrij, maar kunt u als werkgever toch tegen belastingen aanlopen. Dit is het geval als het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen dat u aanwijst in de vrije ruimte in een jaar hoger is dan het bedrag van uw vrije ruimte. In zo’n geval betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.
Tip! De Belastingdienst heeft nu goedgekeurd dat u bij de uitruil van brutoloon in een cafetariaregeling hiermee rekening houdt. U kunt dus met uw werknemer afspreken dat u een lager bedrag uitruilt, zodat de uitruil ook voor u als werkgever kostenneutraal verloopt.
Voorbeeld
In een aan de Belastingdienst voorgelegde casus wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 onder de cafetariaregeling € 600 uitgeven voor het leasen van zonnepanelen. De werkgever had uitgerekend dat de werknemer hiervoor € 740 brutoloon moest inleveren om dit kostenneutraal te laten verlopen voor de werkgever. Bij inleveren van € 740 brutoloon en ontvangst van een nettovergoeding van € 600 in ruil daarvoor, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.
De Belastingdienst had geen probleem met deze ruil waarin de werkgever in feite gecompenseerd werd om het een en ander voor de werkgever kostenneutraal te houden.
Gebruikelijk
In dit voorbeeld wees de werkgever per werknemer in totaal niet meer dan € 2.400 als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Om die reden ontstond er ook geen conflict met het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium waaraan een aanwijzing in de vrije ruimte moet voldoen.
Let op! Wilt u ook een cafetariaregeling binnen uw onderneming waarbinnen uw werknemers op eigen initiatief brutoloon ruilen voor een nettovergoeding zonder dat dit voor u tot een kostenstijging leidt? Neem dan contact op met één van onze adviseurs. Samen kunnen we dan beoordelen welke mogelijkheden er zijn.
Regels en voorwaarden gelijk
De regels en voorwaarden die gelden voor de drie verlofsoorten wil het kabinet zo veel mogelijk gelijktrekken. Dit maakt het voor zowel werknemers als werkgevers eenvoudiger om verlof op te nemen dan wel toe te kennen.
Zorg voor kinderen
Onder deze verlofvorm vallen de volgende regelingen:
- zwangerschaps- en bevallingsverlof
- het (aanvullend) geboorteverlof
- het adoptie- en pleegzorgverlof
- het (betaald) ouderschapsverlof
Deze regelingen zouden moeten leiden tot een gelijkwaardige verdeling van zorgtaken tussen partners om zodoende de economische zelfstandigheid te bevorderen. Er zijn diverse scenario’s uitgewerkt.
Zorg voor naasten
Hier gaat het om het huidige kort en langdurend zorgverlof dat ingezet kan worden voor het bieden van ondersteuning aan familie dan wel andere naasten. De verwachting is dat het beroep op deze zorg zal toenemen als gevolg van de vergrijzing en het langer doorwerken. Er wordt nu gekeken of beide regelingen worden geïntegreerd of dat ze worden uitgebreid.
Verlof voor persoonlijke situaties
Bij persoonlijke situaties valt te denken aan bijvoorbeeld het calamiteiten- en het kortverzuimverlof. Het betreft verlof dat van korte duur is om het hoofd te bieden aan onvoorziene of zeer bijzondere omstandigheden waardoor een werknemer niet kan werken. Te denken valt aan het overlijden van een naaste, calamiteiten thuis zoals een gesprongen waterleiding of het begeleiden van een naaste bij artsenbezoeken.
Dergelijk verlof betreft maatwerk waarover werkgevers en werknemers afspraken maken als het moment zich voordoet. Aan deze vorm van verlof kunnen nieuwe regelingen worden toegevoegd zoals rouwverlof, transitieverlof of verlof wegens huiselijk geweld.
