Advieswijzer Hybride werken

Wet flexibel werken

Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats en van de werktijden. In deze wet staan de volgende definitiebepalingen:

arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren waaruit een werkweek of een anderszins overeengekomen werkperiode van de werknemer bestaat;
arbeidsplaats: iedere overeengekomen plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt door de werknemer;
werktijd: de overeengekomen tijdstippen op een werkdag of een anderszins overeengekomen tijdvak waarop of waarbinnen de werknemer werkzaam is.

Aanpassen van duur, tijd en plaats

Wat betreft het aanpassen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:

de werknemer moet behoudens onvoorziene omstandigheden minimaal 26 weken in dienst zijn. Voor de berekening van de termijn van 26 weken worden perioden waarin arbeid wordt verricht, die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan zes maanden, samengeteld;
de aanvraag moet de werknemer ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij de werkgever indienen;
uit dit verzoek moet onder meer de omvang van de aanpassing blijken, de ingangsdatum en de beoogde spreiding van het aantal uren over de week;
het verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden.

Als werkgever dient u vervolgens in overleg te treden met uw werknemer over diens wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet u schriftelijk op het verzoek reageren.

De werknemer kan, behoudens onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat u als werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd heeft ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen. Deze termijn geldt echter niet voor ouders van kinderen tot 8 jaar en mantelzorgers. Verder is de wettelijke regeling ten aanzien van ouders van kinderen tot 8 jaar en mantelzorgers ook van toepassing op werkgevers met minder dan 10 medewerkers.

Sinds 2 augustus 2022 zijn de regels omtrent een aanpassing van arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd gewijzigd voor een medewerker die:

ouder is van een kind in de leeftijd tot acht jaar;
zorg draagt voor de verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die levensbedreigend ziek is; of
zorg draagt voor de noodzakelijke verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die ziek of hulpbehoevend is.

Verder kan vanaf dat moment ook een AOW-gerechtigde medewerker voor wie een van de drie hierboven genoemde situaties geldt een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur indienen.

Aanpassing arbeidsplaats

Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats, ligt de lat echter minder hoog. Er is alleen een ‘right to ask’ voor uw werknemer en ‘a duty to consider’ voor u als werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet u wel in overleg treden met de werknemer. Tevens zult u de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren.
U kunt uw beslissing tot aanpassing herzien bij nieuw opgekomen belangen ten aanzien van de arbeidsplaats. Voorafgaand aan de herziening moet u wel met de werknemer het gesprek hierover aangaan. De uiteindelijke herziening van de oorspronkelijke beslissing moet u gemotiveerd en schriftelijk aan de werknemer meedelen.

Let op! Deze bepalingen ten aanzien van de arbeidsplaats, arbeidsduur en werktijd gelden niet voor werkgevers die minder dan tien werknemers in dienst hebben. Ook kan in een cao worden afgeweken van de wet. Heeft de cao hierover niets geregeld of is er geen cao van toepassing, dan kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de ondernemingsraad (or) (of personeelsvertegenwoordiging) afwijken van de wet voor een periode van maximaal 5 jaar.

Aanpassing arbeidsduur en/werktijd

Een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en/of de werktijd mag u alleen afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Het betreft dus een geclausuleerd verlofrecht. De lat hierbij ligt hoog voor u als werkgever.

Arbeidsomstandigheden

U heeft als werkgever op grond van het Burgerlijk Wetboek een algemene zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van uw werknemers. Ook in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is deze zorgplicht terug te vinden.

Wat niet?

In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een verlicht arboregime van toepassing is. Dit betekent concreet dat bepaalde arboverplichtingen niet van toepassing zijn. Zo heeft u geen verplichtingen ten aanzien van zaken als toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.

Wat wel?

Volgens het Arbobesluit moet de inrichting van de werkruimte aan de volgende eisen voldoen:

De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Hiervoor kunt u voorzieningen of hulpmiddelen voor de inrichting van de thuiswerkplek ter beschikking stellen. Denk hierbij aan zaken als een laptophouder, een muis en/of een los toetsenbord. Dergelijke kosten, die betrekking hebben op het voldoen aan de arboverplichtingen, zijn voor rekening van u als werkgever. De door uw werknemer zelfgemaakte kosten kunnen – mits hierover vooraf afspraken zijn gemaakt met u – bij u worden gedeclareerd. U moet een werkplek en kunstverlichting ter beschikking stellen, tenzij de werknemer daar zelf al over beschikt.

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat u op grond van de Arbowet moet voeren, moet u aandacht besteden aan thuiswerken. Dit neemt u op in uw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en eventueel in het daaraan gekoppelde plan van aanpak.

Thuiswerken in uw arbobeleid

In een speciale thuiswerkregeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kunt u onder meer aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Het faciliteren van thuiswerken kan dan nader geregeld worden in een door werkgever en werknemer te ondertekenen thuiswerkovereenkomst. Hierin worden zaken geregeld als het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt, de bereikbaarheid van de werknemer en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.

Instemming or

Aangezien een thuiswerkregeling of een thuiswerkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de OR hierover een instemmingsrecht.

Arbeidstijden

Zowel de Arbeidstijdenwet (Atw) als de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepalen dat u als werkgever moet bijhouden hoeveel uren werknemers werken. U moet het volgende registreren:

de starttijd;
de eindtijd;
de tussenliggende pauzes en
de identiteit van de werknemer.

U mag zelf weten op welke wijze u aan deze registratieplicht voldoet. De wijze van registreren is dus vormvrij.

Genoemde verplichting geldt niet voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. De registratieverplichting geldt ook voor werknemers die thuiswerken. U kunt via een speciaal softwareprogramma de werknemer vragen zijn werktijd te registreren. De verantwoordelijkheid wordt hierdoor bij uw werknemer gelegd. Het voordeel is dat er betrekkelijk weinig inbreuk wordt gemaakt op de privacy van de werknemer. U kunt ook gebruikmaken van proactieve software die zelf bijhoudt wanneer de werknemer werkt. Van belang is dat de software bijhoudt wanneer er sprake is van werktijd en wanneer er sprake is van privétijd. Het risico bestaat dat er te veel inbreuk wordt gemaakt op het recht op privacy van de werknemer. Wordt de registratieverplichting niet nageleefd, dan kan aan u als werkgever een bestuurlijke boete worden opgelegd.

Let op! Er geldt een bewaarplicht van minimaal een jaar van de gegevens.

Let op! Aangezien hier sprake is van een werktijdregeling, geldt dat de OR een instemmingsrecht heeft.

Handhaving

De Nederlandse Arbeidsinspectie toetst op de naleving van de zorgplicht van de werkgever en kan handhavend optreden.

Wat is er fiscaal geregeld?

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken, maken veelal extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kunt u dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan onderdeel uitmaken van een cao.

U mag werknemers die thuiswerken in 2025 een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,40 (2024: € 2,35 per dag). Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kiest u ervoor meer dan € 2,40 per dag te vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! De vrijgestelde vergoeding van € 2,40 per dag is gedeeltelijk slechts beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in beginsel voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting in beginsel voor 73,5%.

Het is mogelijk met uw werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder bewerkelijk. U moet kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast:

óf de thuiswerkkostenvergoeding,
óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km.

Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-werkdagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als er structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. Deze vergoeding moet schriftelijk worden vastgelegd.

Voorbeeld
Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,05 per maand
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x € 2,4035 ) /12 = € 17,12 per maand

Verplichte rapportage

Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn verplicht uiterlijk 30 juni 2025 te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers in 2024. Deze verplichting maakt onderdeel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM.

Let op! Voor de grens van 100 of meer werknemers moeten de werknemers van alle vestigingen (van een onderneming of rechtspersoon) bij elkaar worden opgeteld. Hierbij tellen alleen werknemers mee die een arbeidsovereenkomst hebben en minimaal 20 uur betaald werk per maand verrichten. Ingehuurde gedetacheerden en uitzendkrachten tellen niet mee.

In een handreiking van RVO staat welke gegevens u moet bijhouden. Dit zijn bijvoorbeeld het totaalaantal kilometers dat uw werknemer heeft afgelegd voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Vergoeding inrichting thuiswerkplek

U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:

arbovoorzieningen op grond van de wet;
gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.
Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan eerdergenoemde eisen van het Arbobesluit.

Let op! Sinds 2022 zijn stoelmassages buiten de werkplek en cursussen ‘Stoppen met roken’ niet meer gericht vrijgesteld. Dit betekent dat deze niet meer als zodanig onbelast vergoed mogen worden. Onderbrengen in de vrije ruimte is nog wel mogelijk.

Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte worden ondergebracht.

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing.

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen e.d. op de thuiswerkplek zijn gericht vrijgesteld indien:

de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling;
de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u als werkgever moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
de noodzakelijke voorziening volledig door u als werkgever wordt betaald en de kosten dus niet worden doorberekend aan de werknemer; de kosten van een eventueel duurdere uitvoering mag u wel doorberekenen.

Binnen een cafetariaregeling betaalt een werknemer door inlevering van bruto loon zelf mee aan vergoedingen of voorzieningen. Om die reden is de vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet van toepassing. Bij de keuze van uw werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kan de meerprijs wel in de cafetariaregeling worden meegenomen en dus worden uitgeruild met het brutoloon. Dit heeft alleen zin wanneer deze meerprijs aanwijst als eindheffingsloon. Daarbij moet u wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Zwangerschapsverlof gaat zes tot vier weken voor de dag na de vermoedelijke bevallingsdatum in. Dit wordt de flexibiliseringsperiode genoemd. De werknemer moet dit verlof uiterlijk drie weken voordat het verlof ingaat, aanvragen bij de werkgever met een verklaring van een arts of verloskundige waarin de vermoedelijke bevallingsdatum staat. Het bevallingsverlof duurt vanaf de dag na de bevalling ten minste tien weken, te vermeerderen met het aantal dagen dat de baby te vroeg geboren is. In totaal bedraagt het zwangerschapsverlof, met aansluitend het bevallingsverlof, minimaal zestien weken.

Meerlingenverlof

Werknemers die in verwachting zijn van een meerling hebben recht op vier weken extra zwangerschapsverlof. Ze mogen dat laten ingaan tussen de tien en acht weken voor de dag na de vermoedelijke bevallingsdatum. Bij een meerlingzwangerschap is het bevallingsverlof verlengd met het aantal dagen dat het zwangerschapsverlof korter heeft geduurd dan tien weken. In totaal bedraagt het meerlingenverlof minimaal twintig weken.

Speciale vormen van zwangerschaps- en bevallingsverlof

Extra bevallingsverlof bij ziekenhuisopname van het kindje: afhankelijk van de situatie kan het bevallingsverlof worden verlengd met maximaal tien weken bij langdurige opname van de baby in het ziekenhuis. Er wordt gerekend vanaf de achtste opnamedag tot en met de laatste dag van het bevallingsverlof tot een maximum van tien weken.
Deeltijdbevallingsverlof: de periode van het bevallingsverlof vanaf zes weken na de bevallingsdatum kan in overleg met de werkgever gespreid worden opgenomen over een periode van maximaal dertig weken. De werknemer moet dit uiterlijk drie weken na de bevallingsdatum aanvragen bij de werkgever. De werkgever moet binnen twee weken met het verzoek instemmen. Hij mag de aanvraag alleen weigeren als het bedrijf ernstig in de problemen komt.
Overname overblijvend bevallingsverlof bij overlijden moeder: de partner van een moeder die na de geboorte tijdens het bevallingsverlof overlijdt, heeft recht op het resterende bevallingsverlof met behoud van salaris. Het pasgeboren kind is op die manier verzekerd van zorg door een ouder. Het gaat dan om de periode tot tien weken na de bevalling. De partner krijgt dit verlof ook als de moeder zelfstandige was. Of als de moeder geen recht had op bevallingsverlof, bijvoorbeeld omdat ze niet werkte. De partner meldt het overlijden van de moeder en de opname van het verlof uiterlijk op de tweede dag volgend op haar overlijden bij zijn of haar werkgever. De partner moet vervolgens binnen vier weken na het overlijden van de moeder een afschrift van de akte van geboorte van het kind en van de akte van overlijden van de moeder aan de werkgever doen toekomen. De werkgever van de partner kan de loondoorbetaling bij het UWV claimen. Het gaat hier om volledige loondoorbetaling, er wordt door het UWV geen maximum gehanteerd.

Geboorteverlof

Het geboorteverlof voor partners (ook wel partnerverlof genoemd) is eenmaal het aantal werkuren per week (dus maximaal vijf dagen). Dit verlof wordt volledig betaald door de werkgever. De werknemer kan deze dagen aanvragen en opnemen in de eerste vier weken na de bevalling. Bij de geboorte van een meerling heeft de werknemer geen recht op extra geboorteverlof.

Aanvullend geboorteverlof

Naast het geboorteverlof voor de partner is er ook de mogelijkheid om vijf (extra) weken aanvullend geboorteverlof op te nemen. Een partner kan dan maximaal zes weken verlof opnemen. De eerste week kan direct na de bevalling worden opgenomen of in de eerste vier weken na de bevalling. De maximaal vijf extra weken aanvullend geboorteverlof moeten worden opgenomen in het eerste halfjaar na de bevalling en nadat het geboorteverlof is opgenomen. Voorwaarde voor dit aanvullend geboorteverlof is wel dat de werknemer eerst het geboorteverlof van eenmaal de wekelijkse arbeidsduur per week opneemt. Het is ook mogelijk om minder dan vijf weken aanvullend geboorteverlof op te nemen.

Werknemers moeten het aanvullend geboorteverlof vier weken voor de gewenste ingangsdatum aanvragen bij de werkgever. Lukt het op tijd aanvragen door omstandigheden niet, dan moet de werknemer het zo snel mogelijk melden bij de werkgever. Het aanvragen van aanvullend geboorteverlof moet in hele weken, de opname ervan mag gespreid worden over een langere periode, maar binnen 6 maanden. Dat moet in overleg met de werkgever.

Gedurende het aanvullend geboorteverlof heeft de werknemer recht op een uitkering van het UWV van 70% van het maximumdagloon. Deze uitkering wordt via de werkgever uitbetaald aan de werknemer. De werkgever kan besluiten deze uitkering aan te vullen, maar is hiertoe niet verplicht, tenzij de geldende cao iets anders bepaalt.

De aanvraag bij het UWV en de uitbetaling van het aanvullend geboorteverlof verlopen via de werkgever. Dit sluit aan bij de al bestaande systematiek voor het aanvragen van uitkeringen voor zwangerschaps- en bevallingsverlof en voor adoptie- en pleegzorgverlof.

De werkgever moet – indien de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd – aan de werknemer, op diens verzoek, een verklaring uitreiken waaruit blijkt op hoeveel geboorteverlof de werknemer nog recht heeft. Dit restant kan hij dan bij een eventuele nieuwe werkgever opnemen.

Bij ziekte kan alleen verlof worden opgenomen indien de werknemer weer gedeeltelijk werkt. Indien een werknemer ziek wordt tijdens het aanvullend geboorteverlof, dan stopt het verlof niet. Wel kan het verlof eventueel in overeenstemming met de werkgever na de periode van ziekte worden opgenomen. Uiteraard moet dit dan wel binnen zes maanden na de geboorte gebeuren. De einddatum van de loondoorbetalingsperiode bij ziekte schuift door het opnemen van (aanvullend) geboorteverlof niet op.

Niet alleen werknemers die bij een werkgever in dienst zijn, maar ook dga’s, alfahulpen en particuliere huishoudelijke hulpen kunnen gebruikmaken van de regeling aanvullend geboorteverlof. Aanvraag daarvan kan via mijnuwv.nl.

Adoptie- en pleegzorgverlof

Een werknemer die een kind adopteert of een pleegkind in zijn of haar gezin opneemt, heeft recht op zes weken adoptieverlof of pleegzorgverlof. Het verlof geldt voor beide adoptie-/pleegzorgouders. Het verlof moet uiterlijk drie weken voordat het verlof ingaat, worden aangevraagd bij de werkgever. Tijdens het verlof bouwt de werknemer gewoon vakantiedagen op en bij ziekte loopt het verlof door.

Het recht op adoptie- of pleegzorgverlof kan in een periode van 26 weken worden opgenomen, vanaf vier weken vóór de eerste dag van de feitelijke adoptie/opname in het pleegoudergezin tot 22 weken erna.

Werknemers kunnen het verlof gespreid of later opnemen. Als een werknemer meer dan één kind tegelijkertijd adopteert, kan slechts één keer het adoptieverlof aangevraagd worden. Gedurende het verlof heeft de werknemer recht op een adoptie- of pleegzorguitkering op grond van de Wet arbeid en zorg en deze bedraagt 100% van het maximumdagloon. De uitkering wordt betaald door het UWV, via de werkgever.

Ouderschapsverlof

Ouderschapsverlof is verlof dat een werknemer kan opnemen voor de zorg van een eigen kind jonger dan 8 jaar. Het is een vorm van verlof dat bij de werkgever aangevraagd wordt en het geldt voor beide ouders. Ook de verzorger van die kinderen kan, mits hij/zij op hetzelfde adres woont als die kinderen, een verzoek om opname van ouderschapsverlof indienen. Voorwaarde hierbij is wel dat hij/zij duurzaam de verzorging en opvoeding van het kind op zich heeft genomen. Bij ouders is het overigens niet vereist dat ze op hetzelfde adres wonen. De duur van het ouderschapsverlof is maximaal 26 keer het aantal uren dat de werknemer per week werkt.

Betaald ouderschapsverlof

Beide ouders (inclusief adoptie- en pleegouders) hebben in het eerste jaar recht op negen weken betaald ouderschapsverlof. De verlofuitkering bedraagt 70% van het maximale dagloon. De werknemer moet minimaal twee maanden voor de gewenste ingangsdatum aan zijn werkgever melden dat hij van deze regeling gebruik wil maken.

Let op! Dga’s, alfahulpen en particuliere huishoudelijke hulpen komen ook in aanmerking voor deze regeling. Zij kunnen de uitkering zelf aanvragen via mijnUWV.nl.

De werkgever kan na afloop van de negen weken (maar uiterlijk binnen 15 maanden na de dag van geboorte of adoptie) het UWV vragen om een vergoeding. Worden deze weken niet opgemaakt in het eerste jaar, dan kunnen ze worden toegevoegd aan de overige 17 weken ouderschapsverlof, maar ze gelden dan niet meer als betaald ouderschapsverlof. Dit onbetaalde ouderschapsverlof kan worden opgenomen totdat het kind 8 jaar wordt.

Let op! De overige 17 weken ouderschapsverlof zijn nog steeds onbetaald, tenzij werkgever en werknemer daar andere afspraken over maken.

Overige afspraken ouderschapsverlof

De werkgever mag de ouderschapsverlofuren niet aftrekken van de vakantie-uren van de werknemer. En een feestdag die samenvalt met ouderschapsverlof valt gewoon onder dat verlof.

Een werknemer heeft voor ieder kind recht op ouderschapsverlof.

Het weigeren van een verzoek om ouderschapsverlof door de werkgever wegens zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang is niet toegestaan, ook niet als de werknemer in het buitenland werkt. De werkgever kan de werknemer wel vragen het verlof anders in te roosteren. Het veranderde rooster geldt dan voor het hele ouderschapsverlof. De werkgever kan een voorstel doen tot vier weken voor de ingangsdatum van het ouderschapsverlof. De werkgever kan de werknemer vragen het verlof anders in te roosteren vanwege een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Het veranderde rooster geldt dan voor het hele ouderschapsverlof. De werkgever kan een voorstel doen tot vier weken voor de ingangsdatum van het ouderschapsverlof.

Wanneer de werknemer van baan verandert voordat het verlof volledig is opgenomen, kan de werknemer bij de nieuwe werkgever aanspraak maken op het resterende deel van het verlof. De werkgever is verplicht op verzoek van de werknemer een verklaring uit te reiken, waaruit blijkt op hoeveel verlof de werknemer nog recht heeft.

In de Wet Arbeid en zorg was voorheen 40 uur de norm voor een volledige werkweek. Met het in werking treden van de Wet invoering minimumuurloon is een werkweek van 36 uur de norm.

Kort- en langdurend zorgverlof

Kortdurend zorgverlof is er om enkele dagen de noodzakelijke zorg te geven aan inwonende (adoptie- of pleeg)kinderen, aan de partner of aan ouders. De werkgever betaalt minstens 70% van het salaris door, maar niet minder dan het minimumloon en in beginsel niet meer dan 70% van het maximumdagloon. Tijdens het kortdurend zorgverlof bouwt de werknemer vakantiedagen op.

De werknemer kan maximaal twee keer het aantal uren dat hij per week werkt als kortdurend zorgverlof opnemen in een periode van twaalf maanden. De periode van twaalf maanden begint op het moment dat voor het eerst een beroep wordt gedaan op het kortdurend zorgverlof. Kortdurend zorgverlof dat in een jaar niet wordt opgenomen, kan niet worden doorgeschoven naar een volgend jaar.

De werknemer moet het verlof, bij voorkeur vóór opname ervan, melden bij de werkgever onder opgave van reden. Wanneer de werknemer door omstandigheden niet in de gelegenheid is om het verlof vooraf te melden, moet hij dit zo snel mogelijk nadien alsnog doen.

Langdurend zorgverlof is er voor langere tijd en geldt voor dezelfde doelgroep als het kortdurend zorgverlof. De werkgever hoeft het salaris tijdens het langdurend zorgverlof niet door te betalen, maar de werknemer bouwt tijdens het verlof wel vakantiedagen op.

Het verlof bedraagt in elke periode van twaalf achtereenvolgende maanden ten hoogste zesmaal de arbeidsduur per week. De periode van twaalf maanden gaat ook in dit geval in op de eerste dag waarop het verlof wordt genoten. Het verlof hoeft niet aaneengesloten te worden opgenomen en kan ook in deeltijd worden opgenomen.

Langdurend zorgverlof kan zowel worden opgenomen bij een levensbedreigende ziekte als voor de noodzakelijke verzorging bij ziekte of hulpbehoevendheid. Het hoeft niet zo te zijn dat de overlevingskansen van de patiënt op korte termijn gering of nihil zijn. Een werknemer kan dan ook meerdere malen een verzoek om langdurend zorgverlof voor dezelfde persoon doen. Ook kan het opgenomen worden voor een naast familielid in het buitenland. In de wet is niet bepaald dat die zorg in Nederland moet worden verleend.

Langdurend zorgverlof vraagt de werknemer schriftelijk aan bij de werkgever. Dat moet minstens twee weken voordat het verlof ingaat.

Let op! Werknemers kunnen ook kort- en langdurend zorgverlof opnemen voor de noodzakelijke zorg aan grootouders, kleinkinderen, broers en zussen, andere huisgenoten dan de kinderen of partner en mensen met wie de werknemer een sociale relatie heeft, waarbij de relatie zodanig moet zijn dat de te verlenen zorg rechtstreeks voortvloeit uit de relatie en deze redelijkerwijs door de werknemer moet worden verleend.

Wanneer het bedrijf daardoor in ernstige problemen komt, kan de werkgever na de melding voor kortdurend zorgverlof de verlofopname nog stoppen of niet in laten gaan. Op een later moment mag dat niet meer. Langdurend zorgverlof kan niet meer gestopt worden als het eenmaal begonnen is.

De werkgever mag (achteraf) om informatie vragen om te beoordelen of de werknemer recht heeft op verlof. Het langdurend zorgverlof kan niet worden gecompenseerd met vakantieaanspraken.
Wanneer in een cao of personeelsreglement andere afspraken staan over zorgverlof, gelden die afspraken.

Calamiteiten- en kort verzuimverlof

Calamiteiten- en kort verzuimverlof is er voor situaties in het privéleven die de werknemer onmiddellijk moet oplossen: voor een bevalling van de partner, voor dokters- en ziekenhuisbezoek dat niet buiten werktijd te plannen is en voor andere situaties waarin de werknemer korte tijd niet kan werken. Hieronder valt ook een door de overheid opgelegde verplichting die niet in de vrije tijd kan worden vervuld of de uitoefening van actief kiesrecht. De werkgever betaalt het salaris gewoon door. Het calamiteiten- en kort verzuimverlof duurt, afhankelijk van de tijd die nodig is om de eerste problemen op te lossen, een paar uur tot een paar dagen. Duurt het langer, dan kan de werknemer eventueel, afhankelijk van de reden van het verlof, verzoeken om opname van kortdurend zorgverlof. In feite is hier sprake van een verschuiving van het loondoorbetalingsrisico van de werknemer naar de werkgever voor situaties die in de risicosfeer van de werknemer vallen.

Toekomstplannen
Het kabinet wil de verschillende regelingen terugbrengen tot drie soorten verlof:

zorg voor kinderen;
zorg voor naasten;
persoonlijke situaties.

Het kabinet wil de regels en voorwaarden die gelden voor de diverse verlofsoorten zoveel mogelijk gelijk te trekken. Dit maakt het voor zowel werknemers als werkgevers eenvoudiger om verlof op te nemen dan wel toe te kennen.

Voorstel invoering rouwverlof

Er ligt momenteel een initiatiefwetsvoorstel bij de Tweede Kamer tot invoering van rouwverlof. Het rouwverlof geldt voor werknemers van wie een kind komt te overlijden, dan wel van wie de partner die mede de zorg had voor de kinderen komt te overlijden. Het geldt dus voor een beperkte groep. Het gaat in totaal om één keer de overeengekomen arbeidsduur per week welk verlof mag worden opgenomen in het jaar vanaf het moment van de crematie/begrafenis. De werknemer kan de dagen dus ook snipperen. Gedurende het verlof heeft de werknemer recht op een volledige loondoorbetaling door de werkgever.

Let op! Het is nog afwachten of dit rouwverlof ingevoerd gaat worden.

Tip! Wilt u meer informatie lezen over de verlofregelingen? Kijk dan eens op verlofregelaar.nl of neem contact met ons op.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

1. Verhoging wettelijk minimum uurloon

Het wettelijk minimumloon wordt twee keer per jaar geïndexeerd, namelijk per 1 januari en per 1 juli. Het wettelijk bruto minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar of ouder is per 1 januari 2025 verhoogd naar € 14,06.

2. Handhaving schijnzelfstandigheid vanaf 2025

Met ingang van 1 januari 2025 is het handhavingsmoratorium arbeidsrelaties volledig opgeheven. De Belastingdienst kan daarom bij een onjuiste kwalificatie van een arbeidsrelatie weer volledig handhaven en correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen opleggen.

Let op! De Belastingdienst kan daarbij alleen terug tot 1 januari 2025 , tenzij sprake is van kwaadwillendheid.

De Belastingdienst zal in 2025 in principe starten met een bedrijfsbezoek waarbij met de opdrachtgever een gesprek gevoerd wordt over de inhuur van zelfstandigen en extern personeel. Waar nodig wordt de opdrachtgever gewezen op aandacht voor de kwalificatie van de arbeidsrelaties en mogelijke risico’s op schijnzelfstandigheid. Op die manier wordt de opdrachtgever gewaarschuwd. De Belastingdienst kan overigens (alsnog) ook voor een boekenonderzoek kiezen, bijvoorbeeld als de inschatting is dat er grote risico’s zijn of als de opdrachtgever werkt of blijft werken met schijnzelfstandigen.

Tip! Over het kalenderjaar 2025 zullen aan werkgevers en werkenden nog geen verzuim- en vergrijpboetes opgelegd worden als zij kunnen bewijzen dat zij stappen zetten tegen schijnzelfstandigheid.

De Belastingdienst keurt vanaf 6 september 2024 geen nieuwe modelovereenkomsten meer goed. Alle lopende goedgekeurde modelovereenkomsten zijn wel automatisch tot eind 2029 verlengd. De Belastingdienst kan een modelovereenkomst echter intrekken als deze niet meer voldoet aan wet- en regelgeving en jurisprudentie of als blijkt dat niet volgens de voorwaarden van de modelovereenkomst gewerkt wordt of kan worden.

Tip! Wilt u dat de Belastingdienst een arbeidsrelatie beoordeelt, gebruik dan het formulier Verzoek vooroverleg beoordeling arbeidsrelatie. In de Checklist vooroverleg beoordeling arbeidsrelatie vindt u welke informatie u minimaal moet vermelden in uw verzoek.

3. Vrije ruimte en normbedragen WKR omhoog

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever diverse zaken belastingvrij vergoeden of verstrekken aan uw personeel. Blijven de vergoedingen binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’, dan hoeft ook de werkgever hierover geen belasting te betalen. De vrije ruimte wordt in 2025 iets verhoogd naar 2% (in 2024 nog 1,92%) van de loonsom, tot een bedrag van € 400.000. Voor zover de loonsom hoger is, blijft de vrije ruimte over het meerdere 1,18%, net als in 2024.

Voor de extra kosten die verbonden zijn aan thuiswerken, kunt u – onder voorwaarden – een onbelaste vergoeding geven aan uw werknemer. Deze onbelaste vergoeding bedraagt in 2025 € 2,40 per dag. Het normbedrag voor de waarde van maaltijden in bedrijfskantines (of soortgelijke ruimtes) of tijdens personeelsfeesten op de bedrijfslocatie bedraagt in 2025 € 3,95 per maaltijd. Het normbedrag van huisvesting op de werkplek stijgt in 2025 naar € 6,80 per dag.

4. Gebruikelijk loon en vrijwilligersvergoeding 2025 gelijk aan 2024

Het normbedrag voor het gebruikelijk loon is in 2025 gelijk aan het normbedrag in 2024 en bedraagt € 56.000 per jaar. Na een jarenlange stijging van het normbedrag (in 2023 bedroeg het bijvoorbeeld nog € 51.000 en in 2022 € 48.000) hoeft u dus in 2025 geen rekening te houden met een hoger normbedrag. Desondanks kan het gebruikelijk loon in 2025 toch hoger zijn dan in 2024, een en ander afhankelijk van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking en het loon van de meestverdienende werknemer van uw bv of daarmee verbonden bv’s.

Ook de maximale onbelaste vrijwilligersvergoeding blijft in 2025 gelijk aan 2024, namelijk maximaal € 2.100 per jaar en € 210 per maand. De onbelaste vrijwilligersvergoeding moet binnen de maximale bedragen blijven en de vrijwilliger moet de werkzaamheden niet bij wijze van beroep verrichten voor aangewezen, niet-commerciële organisaties. De Belastingdienst gaat ervan uit dat de werkzaamheden niet bij wijze van beroep worden verricht als de maximum uurvergoeding in 2025 € 5,60 bedraagt. Voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar bedraagt deze maximum uurvergoeding in 2025 € 3,30.

5. Bijtelling nieuwe auto zonder CO2-uitstoot en eindheffing wisselend gebruikte bestelauto omhoog

De bijtelling voor nieuwe auto’s zonder CO2-uitstoot (onder meer volledig elektrische auto’s) gaat in 2025 omhoog naar 17% tot een catalogusprijs van € 30.000 en bedraagt 22% daarboven. Het jaar 2025 is het laatste jaar waarin een korting geldt voor dergelijke nieuwe auto’s. De bijtelling voor nieuwe auto’s met een CO2-uitstoot van meer dan 0 gram per kilometer verandert in 2025 niet. Deze blijft, net als in eerdere jaren, gehandhaafd op 22%.

De bijtelling voor het privégebruik van een afwisselend door meerdere werknemers gebruikte bestelauto kan een werkgever afkopen door het toepassen van een eindheffing. Het bedrag van deze eindheffing bedraagt in 2025 geen € 300 per jaar meer, maar is verhoogd naar € 438 per jaar (€ 36,50 per maand).

Let op! De onbelaste reiskostenvergoeding voor zakelijke reiskosten met eigen vervoer, waaronder woon-werkverkeer, is in 2025 gelijk aan 2024 en bedraagt € 0,23/km.

6. Ruimere WBSO

Via de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) krijgen werkgevers een tegemoetkoming in de kosten van innovatieve werkzaamheden. De werkgever verrekent de toegekende tegemoetkoming met de af te dragen loonheffing. Verschillende percentages van de WBSO zijn met ingang van 1 januari 2025 verhoogd. Vanaf 2025 geldt voor kosten tot € 380.000 een percentage van 36% en voor het meerdere 16%. Voor starters geldt vanaf 2025 een percentage van 50% voor kosten tot € 380.000.

7. Wijzigingen Wet tegemoetkomingen loondomein

De Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) draagt bij om werkgevers te stimuleren mensen met een kwetsbare positie in dienst te nemen en te houden. In de Wtl is vanaf 2025 alleen nog het loonkostenvoordeel (LKV) opgenomen. Het lage-inkomensvoordeel (LIV) is per 1 januari 2025 afgeschaft. Uitbetaling van het LIV 2024 vindt nog wel plaats in juli/augustus 2025.

Een andere wijziging is de afbouw van het LKV voor oudere werknemers. Voor dienstbetrekkingen die begonnen vóór 1 januari 2024 blijft het LKV voor oudere werknemers van € 3,05 per verloond uur met een maximum van € 6.000 per kalenderjaar gewoon in stand tot het einde van de looptijd van maximaal drie jaar. Voor dienstbetrekkingen die begonnen op of ná 1 januari 2024 is het LKV per 1 januari 2025 echter verlaagd naar € 1,35 per verloond uur met een maximum van € 2.600 per kalenderjaar.

Let op! Vanaf 1 januari 2026 bestaat voor deze dienstbetrekkingen geen recht meer op LKV. Wel vindt voor deze dienstbetrekkingen in 2026 nog uitbetaling van het LKV 2025 plaats.

Verder zijn vanaf 2025 de criteria van het LKV herplaatsen werknemer met arbeidshandicap verruimd. Voor een werknemer die in de wachttijd van de WIA zijn eigen arbeid geheel of gedeeltelijk hervat of geheel of gedeeltelijk in een andere functie bij u gaat werken, heeft u vanaf 2025 namelijk ook recht op dit LKV.

8. Minder snel herziening lage Awf-premie naar hoge Awf-premie vanaf 2025

De gedifferentieerde premie voor het Algemeen Werkeloosheidsfonds (Awf) bestaat uit een hoge en lage Awf-premie. U mag als werkgever een lage Awf-premie toepassen als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Voldoet u daar niet aan, dan betaalt u een hoge Awf-premie. De lage premie bedraagt in 2025 2,74%, de hoge premie 7,74%.

In bepaalde situaties moet u een lage Awf-premie met terugwerkende kracht herzien naar een hoge Awf-premie. Dit is onder meer het geval als de verloonde uren van een werknemer waarvoor u de lage Awf-premie toepaste, in een jaar meer dan 30% hoger zijn dan de contracturen. Voor het jaar 2024 hoeft u dan alleen alsnog de hoge Awf-premie toe te passen bij werknemers met een arbeidscontract van gemiddeld minder dan 35 uur per week. Controleer begin 2025 of u zo’n herziening voor het jaar 2024 moet toepassen. Voor het jaar 2025 hoeft u minder snel zo’n herziening toe te passen. U hoeft dat dan alleen nog te doen bij werknemers met een arbeidscontract van gemiddeld 30 uur of minder per week.

Let op! De lage Awf-premie moet ook worden herzien naar de hoge Awf-premie als een nieuwe werknemer binnen twee maanden na indiensttreding ontslag neemt of wordt ontslagen. Deze herziening is niet afhankelijk van het aantal contracturen en geldt dus bij alle contracten.

9. Wijzigingen 30%-regeling

De 30%-regeling is een fiscale regeling waarbij, onder strikte voorwaarden, maximaal 30% van het salaris belastingvrij mag worden uitbetaald aan personeel dat uit het buitenland is aangetrokken. Deze regeling zou versoberd worden, maar een groot deel van die versobering is met ingang van 2025 weer teruggedraaid. Dit betekent dat als voldaan is aan de strikte voorwaarden in 2025 en 2026 nog gewoon het percentage van maximaal 30% mag worden toegepast. Vanaf 2027 wordt dit percentage verlaagd naar 27%, tenzij u voor de werknemer vóór 2024 de 30%-regeling al toepaste. In dat geval mag u gedurende de hele periode van 60 maanden het percentage van 30% toepassen.

De 30%-regeling mag in 2025 worden toegepast over een salaris tot maximaal € 246.000 (in 2024 was dit nog € 233.000). Dit maximum geldt overigens in 2025 niet als u voor de werknemer vóór 2023 de 30%-regeling al toepaste.

In 2025 bedraagt de in de 30%-regeling toegepaste salarisnorm € 46.660. Voor werknemers die instromen en jonger zijn dan 30 jaar en hun masterdiploma hebben behaald, bedraagt de salarisnorm in 2025 € 35.468. Beide bedragen worden met ingang van 2027 verhoogd naar € 50.436, respectievelijk € 38.338. Dit zijn de bedragen op basis van de bedragen die golden in 2024 en deze worden per 2027 nog geïndexeerd. Dit verhoogde salaris geldt vanaf 2027 overigens niet voor degenen die de 30%-regeling al vóór 2024 toepasten.

Let op! Werknemers die van de 30%-regeling gebruikmaken, hoefden tot en met 2024 geen belasting in box 2 en box 3 te betalen over buitenlands kapitaalinkomen. Dit wordt ook wel de partiële buitenlandse belastingplicht genoemd. Deze faciliteit is per 2025 vervallen. Dit geldt niet voor situaties waarin de 30%-regeling al vóór 2024 werd toegepast. In deze situaties blijft de faciliteit tot en met 2026 van kracht. Voor werknemers waarvoor de buitenlandse partiële belastingplicht per 2025 vervalt, kunt u vanaf 2025 geen gebruik meer maken van de mogelijkheid om de loonbelasting/premie volksverzekeringen die u moet inhouden af te stemmen op de inkomstenbelasting en eventuele premie volksverzekeringen die uw werknemer moet betalen.

10. Verplichte rapportage zakelijk en woon-werkverkeer werknemers uiterlijk 30 juni 2025

Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht om te rapporteren over het zakelijk verkeer én het woon-werkverkeer van hun werknemers. Deze verplichting maakt onderdeel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM.

Deze werkgevers moeten bijvoorbeeld het totaalaantal kilometers dat de werknemers afleggen voor zakelijk en woon-werkverkeer rapporteren, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld naar soort vervoermiddel en brandstoftype. De gegevens over 2024 kunnen vanaf 15 januari 2025 doorgegeven worden en moeten uiterlijk 30 juni 2025 ingestuurd zijn. In 2026 is een rapportage over het hele jaar 2025 verplicht.

Denk aan uw aanzegverplichting en voorkom een aanzegvergoeding
De huidige ketenbepaling
Verbod proeftijd korte tijdelijke contracten en volgende contracten
Verbod concurrentiebeding in tijdelijke contracten
Loondoorbetalingsverplichting bij oproepkrachten
Versterking rechten payrollmedewerkers

1. Denk aan uw aanzegverplichting en voorkom een aanzegvergoeding

Bij tijdelijke contracten van zes maanden of langer, moet u uiterlijk een maand voor de overeengekomen einddatum schriftelijk aan de werknemer laten weten of u het contract wel of niet wenst voort te zetten en zo ja, onder welke voorwaarden. De gedachte hierachter is dat de werknemer tijdig weet waar hij aan toe is en zich zo nodig kan gaan oriënteren op een functie elders.

Tip! De aanzegverplichting geldt niet voor contracten met een looptijd korter dan zes maanden en niet bij contracten waarvan het einde niet op een kalenderdatum is bepaald. Een voorbeeld van een dergelijk contract is een contract voor de looptijd van een project.

Als u de werknemer heeft laten weten dat u het tijdelijke arbeidscontract wilt verlengen, maar u geeft niet aan onder welke voorwaarden, dan krijgt uw werknemer eenzelfde nieuw tijdelijk arbeidscontract onder dezelfde voorwaarden. Het nieuwe arbeidscontract loopt even lang als het voorgaande tijdelijke arbeidscontract, maar niet langer dan een jaar.

Aanzegvergoeding

Wanneer u niet voldoet aan de aanzegplicht, dan heeft de werknemer recht op een brutomaandsalaris. Bent u te laat met aanzeggen, dan bent u een vergoeding naar rato verschuldigd. Het tijdelijke arbeidscontract eindigt wel na de overeengekomen einddatum.

In uw loonadministratie moet u de aanzegvergoeding opnemen als loon uit vroegere dienstbetrekking, zelfs als de aanzegvergoeding wordt geclaimd, terwijl de arbeidsovereenkomst is voortgezet. Het loonbegrip voor de aanzegvergoeding is het kale uur- of stukloon. Overwerk- of ploegentoeslag, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en winstdeling worden hierin niet meegenomen. Voor de aanzegvergoeding geldt dus een ander loonbegrip dan voor de transitievergoeding. Het loon vormt de basis van de vergoeding voor het niet in acht nemen van de (juiste) aanzegtermijn. Dit loon wordt berekend door het bruto-uurloon te vermenigvuldigen met de overeengekomen arbeidsduur per maand.

Voor de bepaling van de hoogte van de aanzegvergoeding bij een te late aanzegging wordt wel gekeken naar het aantal kalenderdagen in de maand waarin had moeten worden aangezegd. Telt de maand 31 dagen en u zegt bijvoorbeeld twee dagen te laat aan, dan bent u een vergoeding verschuldigd van 2/31ste van het loon.

Let op! De aanzegvergoeding vervalt als de werknemer niet hierom verzoekt binnen drie maanden na de dag waarop uw aanzegverplichting is ontstaan. Ook betaalt u geen aanzegvergoeding bij faillissement, surseance van betaling of bij toepassing van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen.

Let op! De Hoge Raad heeft expliciet aangegeven dat er altijd schriftelijk moet worden aangezegd, ook al heeft de werknemer al mondeling te horen gekregen dat zijn contract niet zal worden verlengd en hij dus weet waar hij aan toe is.

2. De huidige ketenbepaling

De ketenbepaling regelt wanneer opeenvolgende tijdelijke arbeidscontracten overgaan in een vast arbeidscontract. U kunt met een werknemer maximaal drie tijdelijke contracten in 36 maanden afsluiten. Na een tussenliggende periode van meer dan zes maanden is geen sprake meer van opeenvolgende contracten. Dat betekent dat als een tijdelijk contract afloopt en u binnen zes maanden weer een nieuw contract aangaat met dezelfde werknemer, deze tussenliggende periode meetelt voor de 36-maandenperiode.

Let op! Er moet ruimte zijn om op sectorniveau af te wijken en de onderbreking te verkorten als het werk daarom vraagt, zoals bij seizoensarbeid. Deze optie is daarom verruimd naar ander terugkerend tijdelijk werk dat ten hoogste gedurende een periode van negen maanden kan worden verricht. Een en ander dient geregeld te zijn in cao’s.

Samenvattend ontstaat een vast contract:

na meer dan drie elkaar opvolgende tijdelijke contracten en;
wanneer u langer dan 36 maanden gebruikmaakt van elkaar opvolgende tijdelijke contracten. Als de tussenperiode zes maanden of korter is, is sprake van opeenvolgende tijdelijke contracten en telt de tussenperiode mee bij de periode van drie jaar.

Bij cao kan onder zeer strikte voorwaarden worden afgeweken van het aantal contracten en van de totale duur. Maximaal zijn echter zes contracten toegestaan in een periode van vier jaar.

Het is toegestaan de regulier geldende onderbreking van ten hoogste zes maanden bij cao terug te brengen naar ten hoogste drie maanden voor functies:

waarbij de werkzaamheden als gevolg van klimatologische of natuurlijke omstandigheden seizoensgebonden zijn; en
waarvan deze werkzaamheden gedurende ten hoogste negen maanden per jaar kunnen worden verricht (het moet dus echt om seizoensgebonden werk gaan).

Hierdoor hebben werkgevers die met seizoenswerkers werken meer mogelijkheden om te werken met tijdelijke arbeidsovereenkomsten.

Na afloop van het maximaal aantal toegestane tijdelijke contracten dan wel de maximale duur van de tijdelijke contracten bent u verplicht een contract voor onbepaalde tijd aan uw werknemer aan te bieden als u met hem/haar verder wilt.

Tip! Voor werknemers tot 18 jaar met een klein dienstverband (12 uur of minder) is de ketenregeling niet van toepassing.

Tip! Voor AOW-gerechtigden geldt dat schriftelijk overeengekomen mag worden dat ze maximaal zes tijdelijke arbeidsovereenkomsten in maximaal vier jaar krijgen. Na meer dan zes opvolgende tijdelijke contracten of na vier jaar wordt het tijdelijke contract automatisch een vast contract. Alleen de tijdelijke arbeidsovereenkomsten die zijn aangegaan nadat u de AOW-leeftijd heeft bereikt, tellen mee voor de keten.

Het kabinet heeft het plan om de onderbrekingstermijn van de ketenbepaling op te rekken van zes maanden naar vijf jaar. Hierover is al een internetconsultatie geweest en het betreffende wetsvoorstel zou in 2025 bij de Tweede Kamer worden ingediend.

3. Verbod proeftijd korte tijdelijke contracten en volgende contracten

Het is verboden in tijdelijke arbeidscontracten van zes maanden of korter een proeftijd op te nemen. Ook is het verboden een proeftijd op te nemen in een tweede of volgend contract.

Tip! Een nieuwe proeftijd bij de huidige werkgever is wel toegestaan als een werknemer een nieuwe functie aangeboden krijgt die wezenlijk andere vaardigheden en verantwoordelijkheden vereist. Het contract moet dan wel langer dan zes maanden duren.

De lengte van een toegestane proeftijd is afhankelijk van de duur van het contract:

Lengte tijdelijk arbeidscontract	Lengte maximale proeftijd
0 tot 6 maanden	N.v.t.
Meer dan 6 maanden, maar minder dan 2 jaar	1 maand, maar kan in een cao worden verlengd tot 2 maanden
2 jaar of langer	2 maanden

4. Verbod concurrentiebeding in tijdelijke contracten

Een concurrentie- dan wel relatiebeding is in een tijdelijk contract verboden. Dit kan alleen anders zijn als sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Denk hierbij aan specifieke of bedrijfsinformatie. Als u dit zwaarwegende bedrijfsbelang expliciet motiveert in de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, is een concurrentie- dan wel relatiebeding nog wel toegestaan. Wil het concurrentiebeding echt effect hebben, dan moeten de zwaarwegende bedrijfsbelangen echter zowel bestaan op het moment van aangaan van het beding als op het moment dat u zich wilt beroepen op het beding.

Let op! U kunt als werkgever geen rechten ontlenen aan een concurrentie- of relatiebeding als er sprake is van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van uw kant.

Een concurrentiebeding is niet bedoeld om werknemers te binden, zo heeft de Hoge Raad bepaald.

Het kabinet heeft aangegeven van plan te zijn het concurrentiebeding te moderniseren. Het gaat dan om de volgende wijzigingen:

een wettelijke begrenzing van het concurrentiebeding in duur tot maximaal één jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst;
het opnemen in een concurrentiebeding van het geografische bereik, gespecificeerd en gemotiveerd;
het verplicht opnemen van een motivering van het ‘zwaarwegend bedrijfsbelang’ in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
een verplichte vergoeding van 50% van het maandsalaris vooruit te betalen als de werkgever de werknemer aan het concurrentiebeding wil houden. Betaalt de werkgever de vergoeding niet dan kan hij de werknemer niet aan het beding houden. Stel dat de werkgever de voormalige werknemer 12 maanden aan het concurrentiebeding wil houden dan moet hij dus een vergoeding van zes maandsalarissen betalen uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband. Als de werkgever niet op tijd betaalt, dan geldt het beding dus niet, maar is de werkgever nog wel gehouden om de vergoeding te betalen.
uiterlijk een maand voor afloop van het dienstverband moet de werkgever de werknemer laten weten of hij de werknemer wil houden aan het beding en zo ja, voor hoe lang. Voor die duur moet hij dan de vergoeding betalen.

Er is in maart 2024 een internetconsultatie geweest. De bedoeling is dat het wetsvoorstel in 2025 bij de Tweede Kamer wordt ingediend.

5. Loondoorbetalingsverplichting bij oproepkrachten

Werkt u met oproepkrachten, bijvoorbeeld via een nulurencontract of een min-maxcontract? Dan heeft u in beginsel een loondoorbetalingsverplichting als uw werknemer niet kan werken door een oorzaak die voor uw risico komt. Dit geldt bijvoorbeeld ook als u de werknemer niet oproept, terwijl er wel werk is. Daarnaast heeft de werknemer recht op loon over de garantie-uren. Dat wil zeggen, dat iedere keer als u de werknemer oproept, hij recht heeft op minimaal drie uur loon, ook als de werknemer bijvoorbeeld maar één uur werkt.

In de arbeidsovereenkomst kunt u in de eerste zes maanden schriftelijk uw loondoorbetalingsverplichting uitsluiten. U kunt echter niet het recht op loon over de garantie-uren uitsluiten. Ná de eerste zes maanden kan de loondoorbetalingsverplichting alleen nog uitgesloten worden in de cao voor functies met werkzaamheden van ‘incidentele aard’ en zonder ‘vaste omvang’. Voorbeelden hiervan zijn de invalkracht en de uitzendkracht.

Minimaal vier dagen van tevoren oproepen!

Het kabinet wil voorkomen dat bij nulurencontracten sprake is van permanente beschikbaarheid daar waar de aard van de werkzaamheden dat niet vereist. Er is in sommige sectoren sprake van ongewenste situaties, waarbij nodeloze beschikbaarheid ook ten koste gaat van de mogelijkheden van werkenden om bijvoorbeeld andere (deeltijd)banen te accepteren. Daarom is wettelijk bepaald dat u als werkgever de oproepkracht minimaal vier dagen van tevoren schriftelijk of elektronisch moet oproepen. Het gaat hier om vier kalenderdagen, waarbij de geplande werkdag niet meetelt. De termijn van vier dagen kan bij cao worden bekort naar minimaal 24 uur van tevoren. Trekt u de oproep schriftelijk of elektronisch in binnen deze periode, dan heeft de oproepkracht toch recht op loon over de oproep.

‘Vastklikmoment’

Na twaalf maanden gewerkt te hebben met een oproepkracht, moet u de oproepkracht binnen één maand een schriftelijk/elektronisch aanbod doen, gebaseerd op het gemiddeld aantal gewerkte uren van de afgelopen twaalf maanden. Dit staat bekend als het ‘vastklikmoment’. Hiermee wordt voorkomen dat een oproepkracht onbeperkt kan worden ingezet als oproepkracht. Bij aanvaarding van het aanbod moet de vaste arbeidsomvang uiterlijk ingaan op de eerste dag van de 15e maand. Eerder mag uiteraard ook. De oproepkracht is vrij het aanbod al dan niet te aanvaarden.

Vanaf 1 augustus 2022 is sprake van een aanvullende verplichting voor werkgevers van oproepkrachten die werken op basis van arbeidsovereenkomsten waarbij de tijdstippen waarop arbeid moet worden verricht geheel of grotendeels onvoorspelbaar zijn. Is het merendeel van de uren onvoorspelbaar, dan kan de werknemer alleen worden verplicht om te werken op de uren waarvan de werkgever bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst schriftelijk heeft medegedeeld:

dat de te verrichten uren variabel zijn;
wat het gewaarborgde aantal betaalde uren is;
wat het loon is voor de uren boven de gewaarborgde uren;
wat de dagen en uren zijn waarop de werknemer kan worden verplicht om te werken (referentie-uren en -dagen);
wat de termijnen zijn waarop een werknemer kan worden opgeroepen (bij een oproepcontract zal dit vier dagen zijn).

U moet dus in die situatie expliciet in de arbeidsovereenkomst opnemen op welke dagen en tijdstippen de werknemer kan worden opgeroepen, om zodoende te voorkomen dat een werknemer de oproep mag weigeren.

Kabinetsplannen

Als het aan het kabinet ligt worden oproepcontracten vaste basiscontracten. Daarin staat een minimumaantal uren dat iemand standaard wordt ingeroosterd. Als blijkt dat iemand structureel meer werkt, moet de werkgever de werknemer na een jaar het aanbod doen om het aantal uren aan te passen. Zo weet de werknemer altijd wat hij minimaal verdient en waar hij aan toe is. Scholieren en studenten kunnen op een oproepcontract blijven werken, zolang het gaat om een bijbaan van maximaal zestien uur, ze jonger zijn dan 18 jaar of ingeschreven staan bij een onderwijsinstelling. Voor andere werknemers is flexibiliteit mogelijk via het basiscontract of bijvoorbeeld via een jaarurennorm. Het basiscontract omvat een bandbreedte van 130%. Dat betekent, dat als een contract van één uur wordt overeengekomen, de werknemer voor 1,3 uur mag worden ingeroosterd.

6. Versterking rechten payrollmedewerkers

Payrollmedewerkers zijn werknemers die op papier in dienst zijn bij een bedrijf dat aan payrolling doet, maar bij u als opdrachtgever feitelijk werkzaam zijn. De werknemers worden aan u ter beschikking gesteld op basis van een payrollovereenkomst.

De positie van payrollwerknemers is verstevigd, omdat sinds 1 januari 2020 bepaald is dat de payrollovereenkomst weliswaar wordt aangemerkt als een bijzondere vorm van de uitzendovereenkomst, maar dat het zogenaamde verlichte arbeidsrechtelijke regime buiten toepassing wordt gelaten. Dit betekent onder meer dat de uitsluiting van de loonbetaling is beperkt tot maximaal 26 weken en dat de reguliere ketenregeling van toepassing is.

Om te spreken van een payrollovereenkomst, moet sprake zijn van een exclusieve terbeschikkingstelling aan de opdrachtgever en de payrollwerkgever mag de werving en selectie niet zelf hebben uitgevoerd. Payrolling wordt gezien als een instrument om werkgevers te ontzorgen, niet om te concurreren op arbeidsvoorwaarden.

De payrollwerkgever moet vanaf 1 januari 2021 zorg dragen voor net zo’n adequate pensioenregeling voor de payrollwerknemer als voor een vaste werknemer met een gelijke of gelijkwaardige functie in hetzelfde bedrijf of bedrijfstak. Van een adequate pensioenregeling is in ieder geval sprake als de payrollwerknemer wordt ondergebracht in het pensioenfonds van de inlener. Als dit niet mogelijk is of als de payrollwerkgever dit niet wil, moet de payrollwerkgever zelf een adequate voorziening treffen.

Inmiddels is uitgemaakt dat dit concreet betekent dat de werkgever een pensioenvoorziening moet treffen met ouderdoms- en nabestaandenpensioen, zonder een wacht- of drempeltijd. De normpremie voor de adequate pensioenregeling voor payrollwerknemers in 2025 is vastgesteld op 15,0%. Dat is een daling van 0,4% ten opzichte van de adequate payroll pensioenpremie in 2024 (15,4%). Dit percentage is gelijk aan de gemiddelde werkgeversbijdrage in Nederland en wordt jaarlijks aangepast.