Advieswijzer Aandachtspunten werken met zelfstandigen

Voor een werkgever, ofwel opdrachtgever, is het van belang om na te gaan of er wel sprake is van echte zelfstandigheid of dat er sprake is van schijnzelfstandigheid. Een zzp’er die achteraf toch werknemer blijkt te zijn, kan voor de opdrachtgever namelijk flink in de papieren lopen.

Beoordeling arbeidsrelatie

In de jurisprudentie is invulling gegeven aan de vraag wanneer er sprake is van een arbeidsovereenkomst. Ingevolge de wet (artikel 7:610 BW):

moet er sprake zijn van de bevoegdheid van de werkgever om aanwijzingen en instructies te geven (gezagsverhouding);
moet de arbeid persoonlijk worden verricht;
moet de werkgever als tegenprestatie loon betalen.

Ten aanzien van het gezagscriterium heeft de Hoge Raad in het Deliveroo-arrest verduidelijkt dat de rechter ook mag kijken of het werk dat wordt verricht ‘organisatorisch is ingebed’ in de organisatie en daarmee behoort tot de normale bedrijfsarbeid van de onderneming van de werkgever. Dat betreft echter slechts een van de in aanmerking te nemen omstandigheden. Er moet holistisch worden gekeken naar alle omstandigheden van het geval. Van belang kunnen onder meer zijn:

de aard en duur van de werkzaamheden;
de wijze waarop de werkzaamheden en de werktijden worden bepaald;
de inbedding van het werk en degene die de werkzaamheden verricht in de organisatie en de bedrijfsvoering van degene voor wie de werkzaamheden worden verricht;
het al dan niet bestaan van een verplichting het werk persoonlijk uit te voeren;
de wijze waarop de contractuele regeling van de verhouding van partijen tot stand is gekomen;
de wijze waarop de beloning wordt bepaald en waarop deze wordt uitgekeerd;
de hoogte van deze beloningen;
de vraag of degene die de werkzaamheden verricht daarbij commercieel risico loopt.

Ook kan van belang zijn of degene die de werkzaamheden verricht zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt of kan gedragen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het verwerven van een reputatie, acquisitie, fiscale behandeling, het aantal opdrachtgevers voor wie hij werkt of heeft gewerkt en de duur waarvoor hij zich doorgaans aan een bepaalde opdrachtgever verbindt.

Nieuwe wetgeving: gezagscriterium

In het najaar van 2023 is er een internetconsultatie geweest van het wetsvoorstel ‘Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden’. Deze wet beoogt de schijnzelfstandigheid op te lossen. Schijnzelfstandigheid ontstaat met name vanwege onduidelijkheid over de invulling van het gezagscriterium. Het wetsvoorstel streeft naar een verduidelijking van dit gezagscriterium in artikel 7:610 BW.

Volgens het conceptwetsvoorstel was sprake van gezag wanneer (abc-toets):
a. de arbeid wordt verricht onder werkinhoudelijke aansturing door de werkgever; of
b. de arbeid of de werknemer organisatorisch zijn ingebed in de organisatie van de werkgever;
c. de werknemer de arbeid niet voor eigen rekening en risico verricht.

ABC’tje vervangen door WZOP-toets

Inmiddels is het wetsvoorstel eind juni 2024 in aangepaste vorm voor advies naar de Raad van State gezonden. Het ABC’tje heeft plaatsgemaakt voor de WZOP-toets, waarbij W staat voor werknemer, Z voor zelfstandige en OP voor ondernemerschap.

Werd in het conceptwetsvoorstel van oktober 2023 nog onderscheid gemaakt tussen indicator A (werkinhoudelijke aansturing) en indicator B (organisatorische inbedding), spreekt het nieuwe voorstel alleen nog van indicator W (werknemer).

Om te kunnen spreken over een werknemer kan gekeken worden naar de volgende indicatoren:

bevoegdheid om aanwijzingen te geven;
mogelijkheid tot controle en ingrijpen;
werkzaamheden worden verricht binnen organisatorisch kader van de organisatie;
werkzaamheden hebben structureel karakter;
werkzaamheden worden zij-aan-zij verricht met werknemers.

Opvallend is dat de indicator ‘de werkzaamheden behoren tot de kernactiviteit van de organisatie’ in het nieuwe toetsingskader niet meer zelfstandig terugkomt.

Indicatoren die wijzen op werken als zelfstandige binnen de arbeidsrelatie:

financiële risico’s en resultaten liggen bij werkende;
werkende is zelf verantwoordelijk voor gereedschap, hulpmiddelen en materialen;
werkende is in het bezit van een specifieke opleiding, werkervaring, kennis of vaardigheden, die in de organisatie niet structureel aanwezig zijn;
werkende treedt zelfstandig naar buiten;
er is sprake van korte duur van de opdracht of van beperkt aantal uren per week.

Kenmerken die wijzen op ondernemerschap van de persoon (algeheel ondernemerschap) van de werkende voor soortgelijke werkzaamheden:

de werkende heeft meerdere opdrachtgevers per jaar;
werkende besteedt tijd en/of geld aan het verwerven van een reputatie en het vinden van nieuwe klanten of opdrachtgevers;
werkende heeft bedrijfsinvesteringen van enige omvang;
werkende gedraagt zich administratief als zelfstandig ondernemer: is ingeschreven bij KvK, is btw-ondernemer en/of heeft recht op fiscale vooredelen van het ondernemerschap.

Let op! Dit laatste is alleen van belang als niet duidelijk is of iemand als werknemer of als zelfstandige moet worden aangemerkt.

Tevens wordt er in een nieuw wetsartikel voorgesteld dat er op basis van een bepaald uurloon vastgesteld kan worden dat er wel of geen sprake is van een arbeidsovereenkomst. Wanneer een werkende minder dan € 33,00 – bedrag wordt periodiek geïndexeerd – verdient, is het vermoeden dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst. Het rechtsvermoeden kan worden ingeroepen door de werkende (of diens vertegenwoordiger). Het gaat hierbij om een weerlegbaar rechtsvermoeden. Dit betekent dat er niet automatisch een arbeidsovereenkomst ontstaat, maar de werkende kan zich in geval van een tarief onder de norm wel op het rechtsvermoeden van arbeidsovereenkomst beroepen en gemakkelijker een arbeidsovereenkomst opeisen (bij de eigen werkgever en desnoods via de civiele rechter). Het is dan aan de werkgever om dat rechtsvermoeden te ontkrachten.

Schijnzelfstandigheid en de handhaving hierop

Een schijnzelfstandige is iemand die door zichzelf en zijn opdrachtgever als zzp’er wordt aangemerkt, terwijl deze persoon in werkelijkheid werknemer is.
Vanaf 1 mei 2016 geldt de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA). In verband met politieke druk, voortkomend uit in de praktijk bestaande onzekerheid over de toepassing van deze wet, is de handhaving op schijnzelfstandigheid door de Belastingdienst opgeschort tot het moment waarop bepaalde knelpunten zijn opgelost. De opschorting duurt tot 1 januari 2025. Dit betekent dat de Belastingdienst opdrachtnemers en opdrachtgevers tot uiterlijk 1 januari 2025 geen boete of naheffing zal opleggen.

Kwaadwillenden

Er is nu wel sprake van een zogenaamd handhavingsmoratorium. Dit moratorium houdt in dat de Belastingdienst aanwijzingen geeft als er volgens hen sprake is van een arbeidsovereenkomst, maar alleen naheft in uitzonderlijke gevallen van kwaadwillendheid.

De Belastingdienst heeft nu al de mogelijkheid ‘kwaadwillenden’ te beboeten. Deze term ziet op de opdrachtgever of opdrachtnemer die opzettelijk een situatie van evidente schijnzelfstandigheid laat ontstaan of voortbestaan, omdat hij weet – of had kunnen weten – dat er feitelijk sprake is van een dienstbetrekking (en daarmee een oneigenlijk financieel voordeel behaalt en/of het speelveld op een oneerlijke manier aantast). De Belastingdienst handhaaft in alle gevallen van kwaadwillendheid. De Belastingdienst kan handhaven bij kwaadwillenden als zij de volgende drie criteria alle drie kan bewijzen:

Er is sprake van een (fictieve) dienstbetrekking.
Er is sprake van evidente schijnzelfstandigheid.
Er is sprake van opzettelijke schijnzelfstandigheid.

De Belastingdienst legt dus niet meteen een correctieverplichting op, maar de opdrachtgever moet wel de aanwijzingen opvolgen door ofwel de afspraken met de zzp’er zodanig aan te passen dat er geen sprake meer is van een arbeidsovereenkomst, ofwel door de werkzaamheden van de zzp’er als dienstbetrekking te laten verwerken in de loonaangifte. Hiervoor krijgt de opdrachtgever meestal drie maanden de tijd. Worden de aanwijzingen niet of niet voldoende opgevolgd, dan volgt een correctieverplichting en boete vanaf het moment van het geven van de aanwijzing.

Let op! Vanaf 1 januari 2025 gaat de Belastingdienst uiteindelijk (weer) handhaven op schijnzelfstandigheid. Deze keer gaat dat echt gebeuren. Het zogenaamde handhavingsmoratorium komt per genoemde datum te vervallen. Risicosectoren zoals de zorg, de kinderopvang, de bouw en het onderwijs zijn al extra gewaarschuwd. De Belastingdienst kan dan naheffen en boetes opleggen in situaties waarin er sprake is van een arbeidsovereenkomst, waarbij door de Belastingdienst gekeken wordt naar de criteria van het Deliveroo-arrest van de Hoge Raad.

Overgangsregeling handhavingsmoratorium

Het kabinet heeft begin september 2024 aangekondigd dat er een overgangsregeling komt: een jaar waarin werkgevers en werkenden nog geen vergrijpboete krijgen als zij kunnen bewijzen dat zij stappen zetten tegen schijnzelfstandigheid. Het kabinet heeft dit besluit genomen, omdat vanuit de markt is gevraagd om duidelijkheid over het opheffen van het handhavingsmoratorium, zodat men zich hierop kan voorbereiden. Bijkomend punt is dat de nieuwe wet op zijn vroegst pas kan ingaan op 1 januari 2026.

In de praktijk betekent het opheffen van het handhavingsmoratorium dat de Belastingdienst tijdens controles naheffingen kan opleggen als er binnen bedrijven en organisaties sprake is van schijnzelfstandigheid. Wanneer een bedrijf of organisatie niet aan de regels voldoet kan een naheffing tot maximaal 5 jaar terug worden opgelegd. De Belastingdienst kan alleen met terugwerkende kracht corrigeren tot 1 januari 2025, de datum van de opheffing.

Ook is aangegeven dat de Belastingdienst geen modelovereenkomsten meer gaat goedkeuren, omdat modelovereenkomsten geen zekerheid vooraf kunnen geven over het werken buiten dienstverband. Dit hangt namelijk af van hoe er in de praktijk wordt gewerkt, niet van wat er in een contract staat.

De lopende modelovereenkomsten kunnen nog wel worden afgemaakt tot de einddatum van de overeenkomst.

Risico’s opdrachtgever

Als achteraf sprake blijkt te zijn van een arbeidsovereenkomst, dan loopt de opdrachtgever het risico van het betalen van (achterstallige loonbelasting), verlof, vakantietoeslag, premies werknemersverzekeringen en het werkgeversdeel in de pensioenpremie. Daarnaast kan een boete worden opgelegd met een terugwerkende kracht van vijf jaar.

Risico’s zzp’er

Niet alleen de opdrachtgever loopt een risico als achteraf de situatie anders blijkt te zijn. Ook zijn er risico’s voor de zzp’er. Denk aan een controle door de Belastingdienst van zijn aangifte inkomstenbelasting. Als de Belastingdienst hem niet aanmerkt als zzp’er, zal hij de aangifte corrigeren. Dit heeft als gevolg dat de aangegeven winst als loon wordt aangemerkt, waardoor bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling vervallen.

Uit te voeren acties

Het is van belang nu al alert te zijn op het werken met zzp’ers. Daarvoor is het van belang de gemaakte afspraken en alle feiten en omstandigheden in kaart te brengen om vervolgens op basis van de aandachtspunten uit het Deliveroo-arrest te beoordelen of sprake is van een arbeidsovereenkomst.

Tip! Als dat het geval is, dan is het van belang te kijken of de afspraken en werkwijze zodanig kunnen worden aangepast dat er geen sprake van een arbeidsovereenkomst meer is. Dan kan het handig zijn gebruik te maken van modelovereenkomsten die zijn beoordeeld door de Belastingdienst.

Tip! Bekijk of het mogelijk is om als opdrachtgever de zzp’er een dienstverband aan te bieden indien u dit beiden een wenselijke situatie lijkt.

Tijdelijk verblijf

Een van de voorwaarden die gelden als u kosten voor logies belastingvrij wilt vergoeden aan uw werknemer, is dat er sprake moet zijn van tijdelijk verblijf. Uw werknemer is een zogenaamde ambulante werknemer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vertegenwoordiger die vrijwel dagelijks onderweg is, steeds naar verschillende adressen. Er is ook sprake van een ambulante werknemer als de werknemer doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium) of als de werknemer om zakelijke redenen nog niet dichtbij de werkplek woont, bijvoorbeeld omdat er nog geen sprake is van een vaste aanstelling.

Dezelfde regeling als ambtenaren

Voor ambtenaren die een dienstreis maken, geldt volgens hun cao Rijk een eigen regeling inzake de vergoeding van logieskosten. U mag deze regeling voor uw werknemers ook toepassen, als ze voor wat betreft hun kosten in vergelijkbare omstandigheden verkeren als ambtenaren die een dienstreis maken. U hoeft dan geen bonnen te hebben als bewijs, wat niet wil zeggen dat u niet aannemelijk moet kunnen maken dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn.

Let op! Uit eerdere versies van het Handboek Loonheffingen was af te leiden dat alleen de hoogte van de kosten van belang is. Dit is echter veranderd per 2024. Nu moet u zowel voor de hoogte van de vergoedingen als voor de overige voorwaarden aansluiten bij de afspraken uit de cao Rijk. Voor bestaande situaties gaat deze nieuwe eis per 2025 in.

Onbelaste kostenvergoeding logies binnenland

Volgens de cao Rijk kunt u uw werknemer bij een binnenlandse dienstreis een onbelaste kostenvergoeding voor logies geven van maximaal € 140,57 (2024) per nacht.

Onbelaste kostenvergoeding logies buitenland

Voor buitenlandse dienstreizen gelden andere bedragen, die afhankelijk zijn van het land waar het logies plaatsvindt. Het bedrag voor Curaçao is bijvoorbeeld vastgesteld op € 175 (2024), voor Luxemburg op € 275 (2024). Soms verschilt het bedrag in een land per plaats. U vindt alle bedragen in de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen.

Let op! U moet aannemelijk kunnen maken dat de buitenlandse overnachtingen hebben plaatsgevonden. Lukt dat niet, dan mag u geen onbelaste vergoedingen geven voor de overnachting en mag u uitsluitend een beperkte belaste vergoeding geven, namelijk maximaal € 11,34 per nacht gedurende vier nachten per reis voor het werk. Geeft u deze vergoeding niet, dan is dat in afwijking met de voorwaarden die voor ambtenaren gelden. De werknemer is dan dus niet vergelijkbaar met een ambtenaar qua vergoedingen en de ambtenarenregeling is niet van toepassing.

Meer vergoeden?

Als u uw werknemer meer vergoedt dan bovengenoemde vrijgestelde bedragen, dan moet u het meerdere als loon aanmerken of aanwijzen als eindheffingsloon. Ook hier geldt: indien u meer vergoedt dan de standaard voor ambtenaren, dan kan dat ertoe leiden dat de werknemer niet vergelijkbaar is met een ambtenaar en de ambtenarenregeling om die reden niet geldt.

Ook voor de dga

Ook voor de dga geldt dat hij in aanmerking komt voor een vergoeding voor logies als hij reist voor de zaak. Uiteraard gelden dan ook dezelfde voorwaarden. Attentiepunt is wel dat bij een controle kritischer zal worden gekeken naar de zakelijke reden voor de overnachting, om te voorkomen dat privé-uitstapjes als dienstreizen aangemerkt worden.

Tip! Kijk voor alle voorwaarden en bedragen in het Handboek Loonheffingen.

Aanvaardbaar bewijs voor geen privégebruik bedrijfsauto

Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als u en uw werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan. U controleert het autogebruik, denk aan een sluitende rittenregistratie door middel van een rittenregistratiekastje, en u administreert uw bevindingen. Daarnaast heeft u uw werknemer niet verzekerd voor privégebruik van de auto. Bij overtreding van het verbod legt u een passende sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over het privégebruik. Vervolgens intensiveert u na een eventuele sanctie het toezicht.

Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kunt u ook andere gegevens vastleggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld agenda’s en werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, offertes, garagenota’s, schademeldingen, verkeersboetes of tanken buiten werktijd.

Wanneer er uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen u en uw werknemer is dat privégebruik is verboden, en waarin ook sancties zijn opgenomen, maar waar niet uit blijkt dat er controle is, dan geldt dat niet als aanvaardbaar bewijs. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer, voldoet niet.

Duidelijke afspraken en controle

Het is van belang dat u duidelijke afspraken met uw werknemer maakt wat moet worden vastgelegd en hoe u controleert. Bij een werknemer die een onregelmatig reispatroon heeft en intensief gebruikmaakt van de bedrijfsauto, zult u vaker moeten controleren dan bij een werknemer met een regelmatig reispatroon en minder intensief gebruik. De resultaten van die controles legt u vast in uw loonadministratie.

Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet u aannemelijk kunnen maken dat u voldoende aandacht heeft besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten voorzien zijn van een duidelijke argumentatie of moeten te koppelen zijn aan een opgelegde sanctie.

Weet u niet goed hoe en met welke frequentie u moet controleren? Neem dan contact op met uw adviseur. Die kan samen met u bespreken hoe u afspraken vastlegt en controleert.

Om wie ging het?

Deze vraag stond centraal in een onlangs gevoerde procedure. Het ging hier om een werkneemster die was aangenomen als ‘pedagogisch medewerker in opleiding’ op grond van een BBL-arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Werkgever en werknemer sloten hierbij ook een studiekostenbeding voor de opleiding Gespecialiseerd Pedagogisch Medewerker (GPM4).

Wat was de situatie?

De werkgever beëindigde het dienstverband en ging over tot verrekening van de studiekosten – bijna € 1.000 – met de transitievergoeding. De werkneemster kon zich hier niet in vinden en startte een procedure. In de wet is bepaald dat de werkgever verplichte scholing moet betalen. Een uitzondering hierop vormen startkwalificaties en beroepsopleidingen die werknemers verplicht moeten volgen voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie. Die moet de werknemer betalen. De rechter oordeelde dat de opleiding in deze casus geldt als een beroepsopleiding tot het verkrijgen van een beroepskwalificatie, maar dat de werkneemster hier voor haar functie niet over hoefde te beschikken omdat dit nergens schriftelijk was vastgelegd. Bovendien ging het om de toevoeging ‘in opleiding’ in haar functietitel.

Geen verplichte opleiding

Dat de werkneemster de opleiding niet voor haar functie nodig had en dat zij nog een functie in opleiding had, impliceert dat de werkgever niet verplicht was de opleiding aan te bieden. Aangezien het hier een beroepsopleiding betrof, is het studiekostenbeding geldig. Verder stond in het studiekostenbeding dat de werknemer alleen studiekosten terug hoeft te betalen als zij op eigen initiatief het dienstverband eindigt. Dit was hier niet aan de orde omdat de werkgever haar tijdelijke contract niet had verlengd. Dit omdat zij een verkeerde werkhouding had, regelmatig te laat kwam en haar afspraken over de opleiding niet nakwam. Ter onderbouwing was een rapport van de praktijkopleider ingebracht.

Verrekening geoorloofd

De rechter kon dit betoog volgen en was van oordeel dat de werkneemster door haar houding er ten minste mede toe heeft bijgedragen dat de arbeidsovereenkomst niet is verlengd. Daarom mag de werkgever toch een beroep doen op het studiekostenbeding en een deel van de studiekosten in rekening brengen van de werkneemster. Een mogelijkheid was om dit te verrekenen met de te betalen transitievergoeding.

Subsidie voor opleiding

De werkneemster voerde nog aan dat de werkgever subsidie heeft gekregen voor haar opleiding en dat met die subsidie bij de hoogte van de opleidingskosten rekening gehouden moet worden. De werkgever bracht hiertegen in dat de subsidie voor gemaakte begeleidingskosten was en niet voor de opleidingskosten. De werknemer weersprak dit standpunt onvoldoende. Dit leidde dus ook niet tot een beperking van de verrekening.