Geen privégebruik bedrijfsauto? Hoe controleert u dat?

Aanvaardbaar bewijs voor geen privégebruik bedrijfsauto

Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als u en uw werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan. U controleert het autogebruik, denk aan een sluitende rittenregistratie door middel van een rittenregistratiekastje, en u administreert uw bevindingen. Daarnaast heeft u uw werknemer niet verzekerd voor privégebruik van de auto. Bij overtreding van het verbod legt u een passende sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over het privégebruik. Vervolgens intensiveert u na een eventuele sanctie het toezicht.  

Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kunt u ook andere gegevens vastleggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld agenda’s en werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, offertes, garagenota’s, schademeldingen, verkeersboetes of tanken buiten werktijd. 

Wanneer er uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen u en uw werknemer is dat privégebruik is verboden, en waarin ook sancties zijn opgenomen, maar waar niet uit blijkt dat er controle is, dan geldt dat niet als aanvaardbaar bewijs. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer, voldoet niet.

Duidelijke afspraken en controle

Het is van belang dat u duidelijke afspraken met uw werknemer maakt wat moet worden vastgelegd en hoe u controleert. Bij een werknemer die een onregelmatig reispatroon heeft en intensief gebruikmaakt van de bedrijfsauto, zult u vaker moeten controleren dan bij een werknemer met een regelmatig reispatroon en minder intensief gebruik. De resultaten van die controles legt u vast in uw loonadministratie. 

Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet u aannemelijk kunnen maken dat u voldoende aandacht heeft besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten voorzien zijn van een duidelijke argumentatie of moeten te koppelen zijn aan een opgelegde sanctie.

Weet u niet goed hoe en met welke frequentie u moet controleren? Neem dan contact op met uw adviseur. Die kan samen met u bespreken hoe u afspraken vastlegt en controleert.

Bijtelling

Voor een ter beschikking gestelde auto vindt in beginsel een bijtelling op het inkomen plaats vanwege het privégebruik als er met de auto meer dan 500 km privé wordt gereden. De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde, welke afhankelijk is van de vraag wanneer de auto voor het eerst in gebruik is genomen. Voor 2024 is het percentage 22%. Voor elektrische auto’s geldt echter een percentage van 16% (2024) tot een cataloguswaarde van € 30.000. Bij een hogere cataloguswaarde geldt over het meerdere een bijtelling van eveneens 22%. 

Let op! Er geldt dus geen bijtelling als met de auto niet meer dan 500 km privé wordt gereden.

Meerdere auto’s ter beschikking

Het komt soms voor dat aan een werknemer meerdere auto’s ter beschikking zijn gesteld. Het uitgangspunt is dat voor iedere auto waarmee meer dan 500 km wordt gereden, de bijtelling geldt. Hierop bestaan echter enkele uitzonderingen.

Alleenstaanden of één rijbewijs?

Is een werknemer alleenstaand of is er in zijn gezin maar één persoon met een rijbewijs, dan hoeft er maar voor één auto te worden bijgeteld. Dit is de auto met de hoogste bijtelling.

Gezin met meerdere rijbewijzen

Zijn er in het gezin van de werknemer meerdere personen met een rijbewijs, dan geldt er voor net zoveel auto’s een bijtelling als er rijbewijzen zijn. Zijn er in het gezin echter ook één of meer privé-auto’s die net zo geschikt zijn voor privégebruik als de ter beschikking gestelde auto’s, dan mag u het aantal bijtellingen met dit aantal auto’s verlagen.

Voorbeeld
Aan een werknemer zijn drie auto’s ter beschikking gesteld en met iedere auto wordt privé meer dan 500 km gereden. In het gezin van de werknemer hebben vier personen een rijbewijs en zijn er twee auto’s die net zo geschikt zijn voor privégebruik als de ter beschikking gestelde auto’s. Omdat er vier personen een rijbewijs hebben en er twee auto’s net zo geschikt zijn voor privégebruik, moet er voor twee auto’s een bijtelling plaatsvinden. Ook nu gaat het om de auto’s met de hoogste bijtelling. Als de inspecteur voor meer dan twee auto’s de bijtelling wil toepassen, moet hij hiervan de reden aangeven.

Let op! Sinds 2022 gaat u uit van de auto’s met de hoogste bijtelling en niet meer van de hoogste cataloguswaarde.

Woon-werkverkeer

Wettelijk is niet bepaald wat onder woon-werkverkeer moet worden verstaan. Uit de rechtspraak is evenwel duidelijk geworden dat dit reizen zijn tussen de woon- of verblijfplaats en het werk binnen een periode van 24 uur. 

Woning nieuwe vriendin verblijfplaats?

In genoemde zaak reisde een werknemer met de auto van de zaak van zijn woning naar het werk en terug. Ook kwam het voor dat de man naar zijn werk reisde en ’s avonds vanuit het werk rechtstreeks naar zijn vriendin, of andersom. Ook in de weekends kwam het voor dat gereisd werd vanaf of naar de woning van de vriendin. Voor het Hof stond de vraag centraal of ook het adres van de vriendin aangemerkt kon worden als ‘verblijfplaats’.  

Grens 500 kilometer

Het antwoord was van belang voor de vraag of er al dan niet meer dan 500 privé kilometers met de auto van de zaak waren afgelegd. Als het adres van de vriendin aangemerkt zou worden als verblijfplaats, zou de man in het jaar 487 privékilometers hebben afgelegd. Zo niet, dan zou hij ruim meer dan 500 privékilometers hebben gereden en zou er bijtelling moeten plaatsvinden.

Wat is een verblijfplaats?

Volgens het Hof is een verblijfplaats een plaats die u ter beschikking staat en waar u regelmatig verblijft. Of hiervan sprake is, moet blijken uit de feiten en omstandigheden. In deze zaak was er volgens het Hof sprake van een verblijfplaats. In een periode van vijf maanden werd er namelijk 19 keer van of naar deze plaats gereisd. Dat dit niet volgens een vast patroon gebeurde, deed niet ter zake. Evenmin het feit dat vanwege co-ouderschap soms minder gereisd kon worden dan gewenst. Verder was van belang dat het reispatroon in de jaren erna werd voortgezet. Belanghebbende werd dan ook in het gelijk gesteld.

Bestelauto alleen zakelijk gebruikt

Voor bestelauto’s die alleen zakelijk gebruikt worden, kan een verklaring ‘Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ worden ingevuld en ingediend bij de Belastingdienst. Men krijgt dan geen bijtelling vanwege het privégebruik van de auto, want dat is verboden. Een kilometeradministratie is niet nodig.

Let op! Gebruikt men de bestelauto echter toch privé, al is het maar één kilometer, dan kan dit een navordering of naheffing plus boete opleveren.

Auto ingewisseld

Onlangs gaf de Belastingdienst antwoord op de vraag hoeveel kilometer een personenauto privé gebruikt mag worden, als in het jaar in eerste instantie een alleen zakelijk gebruikte bestelauto ter beschikking stond. Dit blijkt maximaal 500 kilometer te zijn.

Niet tijdevenredig toepassen

Anders dan bij een auto die slechts een deel van het jaar ter beschikking wordt gesteld, hoeft in dit geval het aantal privékilometers niet tijdevenredig te worden herrekend. Er staat immers het hele jaar een auto ter beschikking: eerst de alleen zakelijk gebruikte bestelauto en daarna de personenauto. De Belastingdienst gaat ervan uit dat de bestelauto met genoemde verklaring niet privé is gebruikt. Daarom mag in dit geval met de personenauto in de rest van het jaar nog maximaal 500 km privé worden gereden zonder dat de bijtelling van toepassing is.