30%-regeling bij een Oekraïnse werknemer?

In de ene uitspraak kon de Oekraïner de 30%-regeling niet toepassen, in de andere uitspraak wel. We bespreken de twee casussen hierna, zodat u inzicht heeft in hoe de rechters tot deze conclusies kwamen.

Oekraïner al woonachtig in Nederland?

Een Oekraïner van wie zijn gezin vanaf 22 maart 2022 staat ingeschreven in Nederland en hij vanaf 28 september 2022, verblijft – volgens zijn eigen verklaring – vanaf 31 juli 2022 onafgebroken in Nederland. Tot oktober 2022 heeft hij op afstand gewerkt voor een Oekraïens bedrijf. Vier dagen na aankomst in Nederland stuurt hij een cv naar een Nederlandse werkgever, waar hij op 2 september 2022 een aanbod voor een baan krijgt. Hij sluit op 17 oktober 2022 een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met de Nederlandse werkgever en start zijn werkzaamheden in de functie van solutions engineer op 18 oktober 2022.

De vraag is of de Oekraïner uit het buitenland is aangeworven, dan heeft hij namelijk wel recht op de 30%-regeling, of dat hij al in Nederland woonde op het moment van aanwerven. De rechtbank oordeelt dat deze vraag beantwoord moet worden op het moment dat een arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen. Bepalend is dus of de Oekraïner op 17 oktober 2022 in Nederland woonde of in het buitenland. Gezien de feiten en omstandigheden acht de rechtbank het niet aannemelijk dat de Oekraïner op 17 oktober 2022 nog in het buitenland woonde. De Oekraïner kwalificeert, naar het oordeel van de rechtbank, daarom niet als ingekomen werknemer en de 30%-regeling kan niet worden toegepast.

Oekraïner nog woonachtig in het buitenland?

In een andere casus komt een rechtbank wel tot het oordeel dat een Oekraïner bij de totstandkoming van de arbeidsovereenkomst nog in het buitenland woonde. Deze Oekraïner is in maart 2022 met zijn vrouw en kinderen naar Nederland gevlucht vanwege de oorlog in zijn thuisland. Zij hebben in Nederland een tijdelijk verblijfsrecht en een tijdelijke woning gekregen. In Oekraïne huren zij een appartement. Vanaf april 2022 tot en met augustus 2022 is de Oekraïner werkzaam geweest als opvarende op een schip dat onder Liberiaanse vlag in internationale wateren voer. Op 1 september 2022 sluit hij een arbeidsovereenkomst met een Nederlandse werkgever en op 11 oktober 2022 start hij met zijn werkzaamheden.

De rechtbank is van oordeel dat de Oekraïner op 1 september 2022 niet zijn woonplaats in Nederland had. Hij is dus een ingekomen werknemer en de 30%-regeling kan worden toegepast. Van belang bij dit oordeel vond de rechtbank onder meer dat de Oekraïner de huurwoning in Oekraïne aanhield en de kosten daarvoor bleef betalen. Hieruit volgt dat niet de intentie bestond om langere tijd in Nederland te verblijven, maar dat het verblijf was ingegeven door de uitbraak van de oorlog in Oekraïne. Bovendien voer de Oekraïner tot en met augustus 2022 nog onder Liberiaanse vlag en had hij een tijdelijk verblijfsrecht.

Van inlenen is sprake als personeel dat in dienst is bij een andere ondernemer in uw onderneming, onder uw leiding of toezicht, werkzaamheden verricht. De andere ondernemer kan een uitzendbureau zijn, maar ook een collega-ondernemer die zijn personeel (tijdelijk) aan u uitleent.

Blijft het personeel onder leiding en toezicht van de andere ondernemer, dan is er geen sprake van inlenen, maar kan wel aannemen van werk aan de orde zijn. U kunt dan niet als inlener aansprakelijk gesteld worden, maar mogelijk krijgt u wel te maken met de ketenaansprakelijkheid.

Verlegging van btw

De inlenersaansprakelijkheid geldt voor loonheffingen en btw. In sommige gevallen moet de btw echter verplicht verlegd worden door de uitlener naar de inlener. De inlener draagt dan de btw af en kan deze tegelijkertijd als voorbelasting in aftrek brengen (voor zover de inlener belaste prestaties verricht).

De verplichte verleggingsregeling bij uitlening van personeel geldt bij fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen in de sectoren bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hoveniers.

Tip! Het is niet altijd eenvoudig of eenduidig vast te stellen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfel kunt u altijd contact opnemen met een van onze adviseurs.

Let op! Past een uitlener de verplichte verleggingsregeling ten onrechte niet toe en berekent hij btw op uw factuur, dan kunt u deze btw niet als voorbelasting in aftrek brengen. Wees daarom alert wanneer de verleggingsregeling van toepassing is en verzoek uw uitlener om deze toe te passen.

Inlenersaansprakelijkheid

Als inlener kunt u door de Belastingdienst aansprakelijk gesteld worden als de uitlener of doorlener de volgende belastingen en premies niet betaalt:

• loonheffingen (dit omvat loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet)
• btw

Als inlener of doorlener kunt u uw aansprakelijkheid beperken door een aantal maatregelen te treffen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, het registreren van de juiste gegevens, het storten op een G-rekening eventueel in combinatie met het gebruikmaken van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.

Verklaring van betalingsgedrag

Een uitlener kan de Belastingdienst periodiek (bijvoorbeeld één keer per kwartaal) vragen te verklaren dat hij alle loonheffingen en btw heeft betaald. Deze verklaring geeft u als inlener een beeld van de risico’s die u loopt, maar geeft u geen vrijwaring.

Tip! Als de uitlener zijn zaakjes op orde heeft, ontvangt hij van de Belastingdienst een zogenaamde ‘schone verklaring’. Kan uw uitlener géén schone verklaring overleggen, dan is er waarschijnlijk iets aan de hand. Vraag uw uitlener dan naar de reden, zodat u (eventueel samen met ons, het risico beter kunt inschatten.

Registratie van gegevens

Het komt regelmatig voor dat de Belastingdienst de loonheffingen waarvoor u als inlener aansprakelijk wordt gesteld, heeft vastgesteld met het anoniementarief. De aansprakelijkheid voor het anoniementarief wordt verminderd indien u de identiteit van het ingeleende personeel en het loon per ingeleend personeelslid en per werk kunt aantonen. Ook moet u kunnen aantonen dat het ingeleende personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt. U voldoet aan deze voorwaarden als u de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid registreert (onder meer aan de hand van het getoonde ID-bewijs):

• NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN)
• nationaliteit
• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
• aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie NAW-gegevens uitlener 
• een overzicht van de gewerkte uren (per dag)
• verblijfsgegevens (indien niet woonplaats)
• toelichting op de werkzaamheden (periode en aard)
• de gewerkte uren

Tip! Een voorbeeld vastlegging persoonsgegevens en een voorbeeld vastlegging gewerkte uren vindt u hier.

Let op! Het maken en hebben van een kopie-ID-bewijs is niet toegestaan, tenzij het gaat om een ingeleende kracht die inwoner is van een land buiten de EER en Zwitserland. In dat geval is het hebben van een kopie-ID-bewijs en een kopie van de werk- en verblijfsvergunning verplicht. Een kopie van dit identiteitsbewijs dient u bovendien tot vijf jaar na beëindiging van het werk te bewaren. Doet u dit niet, dan riskeert u een boete en toepassing anoniementarief.

Laat u een vreemdeling zonder vereiste tewerkstellingsvergunning werken, dan riskeert u vanaf februari 2025 een boete van maximaal € 11.250 per vreemdeling. Doet een overtreding zich vaker voor, dan kan dit bedrag verhoogd worden met 50, 100 of 200%. Bij het vermoeden van ernstige benadeling, dit is een combinatie van zaken zoals heel weinig loon, slapen op de werkplek, ingenomen bankpassen of reisdocumenten en dergelijke) kan de Arbeidsinspectie een bedrijf preventief stilleggen.

Storten op G-rekening

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener, waarop de Belastingdienst een voorrecht heeft. Beroepsmatige uitleners komen in aanmerking voor een dergelijke rekening.

U kunt uw aansprakelijkheid beperken door het deel van de factuur van uw uitlener dat bestemd loonheffingen en btw te storten op deze G-rekening. In de omschrijving bij uw storting vermeldt u het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur. Deze factuur moet aan de wettelijke eisen voldoen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk bevatten.

Daarnaast moet u zowel de betalingen als de hierboven genoemde te registreren gegevens – zoals de persoonlijke gegevens van het ingeleende personeel en de manurenregistratie – uit uw administratie kunnen halen en kunnen laten zien. Als u aan deze voorwaarden voldoet, wordt u als inlener voor het op de G-rekening gestorte bedrag niet meer aansprakelijk gesteld. U kunt nog wel aansprakelijk gesteld worden voor een eventueel restbedrag indien de loonheffingen en/of btw hoger zijn dan uw storting.

Gecertificeerde uitlener

U kunt als inlener een beroep doen op de disculpatieregeling. Dit betekent dat u niet aansprakelijk gesteld wordt, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of btw heeft afgedragen omdat dit niet aan u te wijten is. Of recht bestaat op disculpatie wordt op individuele basis bepaald, afhankelijk van de feiten. Denk bijvoorbeeld aan een faillissement van de uitlener door plotseling verslechterde economische omstandigheden of uitzonderlijk slechte weersomstandigheden.

Voor SNA-gecertificeerde bedrijven bestaat altijd een recht op disculpatie. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De uitlener voldoet aan de NEN 4400-1- of de NEN 4400-2-norm hetgeen blijkt uit opname in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Op de website van SNA (www.normeringarbeid.nl) kunt u controleren welke ondernemingen aan deze eisen voldoen. 
• U stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van de uitlener. Indien voor de btw de verleggingsregeling van toepassing is, stort u 20%.
• De factuur voldoet aan de wettelijke eisen en het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving of het kenmerk van het werk staan op de factuur vermeld.
• Bij betaling vermeldt u het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur.
• Uit uw administratie blijken direct de gegevens van de inlening, de manurenadministratie en de betalingen.
• U moet de controle op de identiteit van het ingeleende personeel kunnen aantonen aan de hand van de hierboven genoemde registratie, het BSN moet bekend zijn en u moet kunnen aantonen dat het personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt.

Een aantal grote beursgenoteerde uitzendondernemingen heeft zekerheid gesteld voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Als u personeel inleent van een dergelijke uitzendonderneming, hoeft u voor vrijwaring niet de 25% van het factuurbedrag op de G-rekening te storten. De Belastingdienst geeft aan dergelijke uitzendondernemingen jaarlijks een verklaring af. Beschikt uw uitlener over een dergelijke (geldige) verklaring, kunt u de identiteit van de uitzendkrachten aantonen, heeft u bewijs dat de uitzendkracht in Nederland werkt en voldoet u aan de overige voorwaarden, dan kunt u het gehele factuurbedrag overmaken naar de uitzendonderneming en kunt u zich toch nog beroepen op de disculpatieregeling.

Het kabinet wil overigens toe naar een verplicht toelatingsstelsel. Het daartoe ingediende wetsvoorstel strekt tot het invoeren van een publiek toelatingsstelsel voor ondernemingen of rechtspersonen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Uitleners mogen vanaf inwerkingtreden van de wet alleen arbeidskrachten ter beschikking stellen, als zij daartoe door de minister van SZW zijn toegelaten. De wet zou per 2026 in werking treden, maar is uitgesteld. 

Doe de Waadi-check

Elke ondernemer die personeel uitleent, is verplicht dit te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Ondernemingen die bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld uitzendbureaus), moeten in hun bedrijfsactiviteiten ‘ter beschikking stellen van arbeidskrachten’ aangeven. Ondernemers die niet-bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk personeel uitleent aan een collega-aannemer), hebben alleen een meldingsplicht bij de KvK. Controleer altijd, voordat u zaken gaat doen met een uitlener, of deze juist bij de KvK geregistreerd is. Via waadicheck.nl kunt u nagaan of met een geregistreerd uitzendbureau zaken wordt gedaan.

Let op! Leent u personeel in van een ondernemer die dit niet heeft geregistreerd bij de KvK, dan riskeert u een hoge boete die kan oplopen van minimaal € 8.000 (bij minder dan tien ingeleende werknemers) tot € 96.000 (derde overtreding bij dertig of meer ingeleende werknemers). Eenzelfde boete kan worden opgelegd aan de uitlener.

Bovenstaande geldt niet voor eenmansbedrijven: een zzp’er zonder eigen bv hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren bij de KvK. Leent u een dga in (die tezamen met zijn echtgenoot ten minste 90% van de aandelen in zijn bv bezit), dan is de boete voor zowel de bv als de inlener vooralsnog nihil.

Let op! Als uw uitlener bij de KvK juist is geregistreerd, levert dat nog geen vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid op.

Tip! Is een uitzendbureau NEN-gecertificeerd, dan controleert de certificerende instelling of er een Waadi-registratie is. Controle door u is dan niet meer nodig.

Wet aanpak schijnconstructies

De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) gaat uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen. De WAS bevat onder meer de verplichte girale betaling van het minimumloon, de verplichte specificatie van kostenvergoedingen die onderdeel vormen van het loon en het verbod op inhoudingen en verrekeningen voor zover daarmee minder wordt uitbetaald dan het netto equivalent van het minimumloon. Daarnaast kan een ingeleende werknemer u (als inlener) hoofdelijk aansprakelijk stellen als de uitlener het verplichte minimum- of cao-loon niet (volledig) aan de werknemer betaalt.

Let op! Dit betreft een ketenaansprakelijkheid. Dit betekent dat de inleenkracht ook de opvolgende doorlener aansprakelijk kan stellen, net zo lang tot het eind van de keten bereikt is.

De rechter oordeelt of u als inlener aansprakelijk bent voor het betalen van het achterstallige loon. U kunt een aantal maatregelen nemen om het risico van aansprakelijkheidstelling te beperken. Zo is het verstandig te controleren of u met betrouwbare bedrijven samenwerkt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan controle van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en bij de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl) en de tijdige betaling loonheffing (verklaring betalingsgedrag Belastingdienst). Beoordeel daarnaast of sprake is van een eerlijke prijs en zorg voor een goed contract met duidelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.

Leg de verplichting op om deze voorwaarden ook te laten gelden voor bedrijven verderop in de keten. Belangrijk is verder om actie te ondernemen wanneer u signalen krijgt dat de uitlener onderbetaalt. Doe onderzoek, spreek de uitlener aan en verbreek zo nodig de samenwerking.

Let op! De genomen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar een rechter zal wel eerder geneigd zijn om u niet aansprakelijk te stellen. Blijf echter altijd alert en grijp in als u vermoedt dat de uitlener zijn werknemer(s) niet meer (volledig) betaalt.

De ketenaansprakelijkheid geldt alleen voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een particulier kan dus niet met deze ketenaansprakelijkheid te maken krijgen.

Wet arbeidsmarkt in balans

Payrollkrachten zijn werknemers die door of in opdracht van de inlener zijn uitgekozen en exclusief voor de inlener werken, maar in dienst zijn bij een derde (het payrollbedrijf). Voor payrollkrachten geldt per 2020 dat ze minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden moeten krijgen als de eigen werknemers van de inlener. Het gaat daarbij om arbeidsvoorwaarden uit de cao, uit bedrijfseigen regelingen en de in de branche gebruikelijke arbeidsvoorwaarden. Per 2021 heeft de payrollkracht recht op een adequate pensioenregeling. Dit kan zijn de pensioenregeling van de inlener of een eigen, adequate regeling van de uitzender. Voldoet het payrollbedrijf hier niet aan, dan kan zowel de Arbeidsinspectie als de payrollkracht ingrijpen. In het gepubliceerde Besluit Adequate pensioenregeling payrollwerknemers dat vanaf 1 januari 2021 van kracht is, is neergelegd waaraan een dergelijke voorziening moet voldoen. De werkgever moet een pensioenvoorziening treffen met ouderdoms- en nabestaandenpensioen, zonder een wacht- of drempeltijd en met een werkgeversbijdrage van 15% van de pensioengrondslag (percentage 2025). Dit laatste percentage is gelijk aan de gemiddelde werkgeversbijdrage en de pensioengrondslag in Nederland en wordt jaarlijks aangepast.

Melding buitenlandse uitzendondernemer

Stelt een buitenlandse uitzendorganisatie uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland in Nederland uitzendkrachten ter beschikking? Dan geldt sinds 1 maart 2020 een digitale meldingsplicht voor dit uitzendbureau via postedworkers.nl. Deze melding is bedoeld om te voorkomen dat deze uitzendkrachten minder betaald krijgen dan in Nederland gebruikelijk is. Als inlener moet u de melding controleren en eventuele onjuistheden doorgeven. Voldoet het uitzendbureau of de inlener niet aan de hun toebedeelde verplichtingen? Dan loopt deze partij een boeterisico. Zowel de betrokken dienstverlener als de opdrachtgever in Nederland en eventuele intermediairs kunnen dus beboet worden.  De hoogte van de boete is afhankelijk van de precieze overtreding en loopt exclusief verhoging uiteen van € 750 tot € 8.000 per overtreding. Op de site postedworkers.nl vindt u veel informatie over deze regeling.

Tot slot

De inlenersaansprakelijkheid kan grote financiële gevolgen hebben voor uw onderneming. In deze advieswijzer zijn we nader ingegaan op de mogelijkheden om uw aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Disclaimer
Hoewel bij de samenstelling van deze Advieswijzer de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van de Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.

Inhouding huisvestingskosten

Met name bij arbeidsmigranten komt het veel voor dat werkgevers voor de huisvesting zorgen en daarvoor een bedrag inhouden op het loon van de werknemer. Bij een minimumloon mag die inhouding nu maximaal 25% van dat loon zijn. Het gaat hierbij om maximaal 25% van het aantal arbeidsuren dat de werknemer werkt maal het minimumuurloon.

Uitbuiting

Het kabinet meent dat deze inhouding een verdienmodel in de hand kan werken en kan leiden tot uitbuiting van arbeidsmigranten. Om die reden wil het kabinet de regeling afschaffen.

Afbouw en afschaffing

De regeling wordt niet in een keer afgeschaft, maar afgebouwd met 5% per jaar. In 2026 mag een werkgever dan nog maximaal 20% van het minimumloon inhouden, in 2027 maximaal 15%, in 2028 maximaal 10% en in 2029 maximaal 5%. Vanaf 2030 is het dan verboden op kosten van huisvesting in te houden op het minimumloon.

Tip! Het is niet zo dat een werkgever geen huisvesting meer mag verzorgen voor de werknemer. Het kabinet vindt het juist belangrijk dat werkgevers hun verantwoordelijkheid blijven nemen voor huisvesting van hun werknemers. Werkgevers kunnen straks hun werknemers bijvoorbeeld een huurcontract bieden, waarbij de werknemer zelf de betaling doet.

Verdere maatregelen

Het afbouwen en afschaffen van de regeling is onderdeel van maatregelen om de positie van arbeidsmigranten te verbeteren. Het kabinet werkt verder ook aan verbetering van de huurbescherming- en huurprijsbescherming voor arbeidsmigranten, de aanpak van misstanden bij de huisvesting, meer woningaanbod en versterking van het toezicht en de handhaving op huisvesting.

1. Verhoging wettelijk minimum uurloon

Het wettelijk minimumloon wordt twee keer per jaar geïndexeerd, namelijk per 1 januari en per 1 juli. Het wettelijk bruto minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar of ouder is per 1 januari 2025 verhoogd naar € 14,06. 

2. Handhaving schijnzelfstandigheid vanaf 2025

Met ingang van 1 januari 2025 is het handhavingsmoratorium arbeidsrelaties volledig opgeheven. De Belastingdienst kan daarom bij een onjuiste kwalificatie van een arbeidsrelatie weer volledig handhaven en correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen opleggen.

Let op! De Belastingdienst kan daarbij alleen terug tot 1 januari 2025 , tenzij sprake is van kwaadwillendheid.

De Belastingdienst zal in 2025 in principe starten met een bedrijfsbezoek waarbij met de opdrachtgever een gesprek gevoerd wordt over de inhuur van zelfstandigen en extern personeel. Waar nodig wordt de opdrachtgever gewezen op aandacht voor de kwalificatie van de arbeidsrelaties en mogelijke risico’s op schijnzelfstandigheid. Op die manier wordt de opdrachtgever gewaarschuwd. De Belastingdienst kan overigens (alsnog) ook voor een boekenonderzoek kiezen, bijvoorbeeld als de inschatting is dat er grote risico’s zijn of als de opdrachtgever werkt of blijft werken met schijnzelfstandigen. 

Tip! Over het kalenderjaar 2025 zullen aan werkgevers en werkenden nog geen verzuim- en vergrijpboetes opgelegd worden als zij kunnen bewijzen dat zij stappen zetten tegen schijnzelfstandigheid.

De Belastingdienst keurt vanaf 6 september 2024 geen nieuwe modelovereenkomsten meer goed. Alle lopende goedgekeurde modelovereenkomsten zijn wel automatisch tot eind 2029 verlengd. De Belastingdienst kan een modelovereenkomst echter intrekken als deze niet meer voldoet aan wet- en regelgeving en jurisprudentie of als blijkt dat niet volgens de voorwaarden van de modelovereenkomst gewerkt wordt of kan worden.

Tip! Wilt u dat de Belastingdienst een arbeidsrelatie beoordeelt, gebruik dan het formulier Verzoek vooroverleg beoordeling arbeidsrelatie. In de Checklist vooroverleg beoordeling arbeidsrelatie vindt u welke informatie u minimaal moet vermelden in uw verzoek.

3. Vrije ruimte en normbedragen WKR omhoog

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever diverse zaken belastingvrij vergoeden of verstrekken aan uw personeel. Blijven de vergoedingen binnen de zogenaamde ‘vrije ruimte’, dan hoeft ook de werkgever hierover geen belasting te betalen. De vrije ruimte wordt in 2025 iets verhoogd naar 2% (in 2024 nog 1,92%) van de loonsom, tot een bedrag van € 400.000. Voor zover de loonsom hoger is, blijft de vrije ruimte over het meerdere 1,18%, net als in 2024.

Voor de extra kosten die verbonden zijn aan thuiswerken, kunt u – onder voorwaarden – een onbelaste vergoeding geven aan uw werknemer. Deze onbelaste vergoeding bedraagt in 2025 € 2,40 per dag. Het normbedrag voor de waarde van maaltijden in bedrijfskantines (of soortgelijke ruimtes) of tijdens personeelsfeesten op de bedrijfslocatie bedraagt in 2025 € 3,95 per maaltijd. Het normbedrag van huisvesting op de werkplek stijgt in 2025 naar € 6,80 per dag.

4. Gebruikelijk loon en vrijwilligersvergoeding 2025 gelijk aan 2024

Het normbedrag voor het gebruikelijk loon is in 2025 gelijk aan het normbedrag in 2024 en bedraagt € 56.000 per jaar. Na een jarenlange stijging van het normbedrag (in 2023 bedroeg het bijvoorbeeld nog € 51.000 en in 2022 € 48.000) hoeft u dus in 2025 geen rekening te houden met een hoger normbedrag. Desondanks kan het gebruikelijk loon in 2025 toch hoger zijn dan in 2024, een en ander afhankelijk van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking en het loon van de meestverdienende werknemer van uw bv of daarmee verbonden bv’s.

Ook de maximale onbelaste vrijwilligersvergoeding blijft in 2025 gelijk aan 2024, namelijk maximaal € 2.100 per jaar en € 210 per maand. De onbelaste vrijwilligersvergoeding moet binnen de maximale bedragen blijven en de vrijwilliger moet de werkzaamheden niet bij wijze van beroep verrichten voor aangewezen, niet-commerciële organisaties. De Belastingdienst gaat ervan uit dat de werkzaamheden niet bij wijze van beroep worden verricht als de maximum uurvergoeding in 2025 € 5,60 bedraagt. Voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar bedraagt deze maximum uurvergoeding in 2025 € 3,30.

5. Bijtelling nieuwe auto zonder CO2-uitstoot en eindheffing wisselend gebruikte bestelauto omhoog

De bijtelling voor nieuwe auto’s zonder CO2-uitstoot (onder meer volledig elektrische auto’s) gaat in 2025 omhoog naar 17% tot een catalogusprijs van € 30.000 en bedraagt 22% daarboven. Het jaar 2025 is het laatste jaar waarin een korting geldt voor dergelijke nieuwe auto’s. De bijtelling voor nieuwe auto’s met een CO2-uitstoot van meer dan 0 gram per kilometer verandert in 2025 niet. Deze blijft, net als in eerdere jaren, gehandhaafd op 22%.

De bijtelling voor het privégebruik van een afwisselend door meerdere werknemers gebruikte bestelauto kan een werkgever afkopen door het toepassen van een eindheffing. Het bedrag van deze eindheffing bedraagt in 2025 geen € 300 per jaar meer, maar is verhoogd naar € 438 per jaar (€ 36,50 per maand).

Let op! De onbelaste reiskostenvergoeding voor zakelijke reiskosten met eigen vervoer, waaronder woon-werkverkeer, is in 2025 gelijk aan 2024 en bedraagt € 0,23/km.

6. Ruimere WBSO

Via de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) krijgen werkgevers een tegemoetkoming in de kosten van innovatieve werkzaamheden. De werkgever verrekent de toegekende tegemoetkoming met de af te dragen loonheffing. Verschillende percentages van de WBSO zijn met ingang van 1 januari 2025 verhoogd. Vanaf 2025 geldt voor kosten tot € 380.000 een percentage van 36% en voor het meerdere 16%. Voor starters geldt vanaf 2025 een percentage van 50% voor kosten tot € 380.000.

7. Wijzigingen Wet tegemoetkomingen loondomein

De Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) draagt bij om werkgevers te stimuleren mensen met een kwetsbare positie in dienst te nemen en te houden. In de Wtl is vanaf 2025 alleen nog het loonkostenvoordeel (LKV) opgenomen. Het lage-inkomensvoordeel (LIV) is per 1 januari 2025 afgeschaft. Uitbetaling van het LIV 2024 vindt nog wel plaats in juli/augustus 2025.

Een andere wijziging is de afbouw van het LKV voor oudere werknemers. Voor dienstbetrekkingen die begonnen vóór 1 januari 2024 blijft het LKV voor oudere werknemers van € 3,05 per verloond uur met een maximum van € 6.000 per kalenderjaar gewoon in stand tot het einde van de looptijd van maximaal drie jaar. Voor dienstbetrekkingen die begonnen op of ná 1 januari 2024 is het LKV per 1 januari 2025 echter verlaagd naar € 1,35 per verloond uur met een maximum van € 2.600 per kalenderjaar. 

Let op! Vanaf 1 januari 2026 bestaat voor deze dienstbetrekkingen geen recht meer op LKV. Wel vindt voor deze dienstbetrekkingen in 2026 nog uitbetaling van het LKV 2025 plaats.

Verder zijn vanaf 2025 de criteria van het LKV herplaatsen werknemer met arbeidshandicap verruimd. Voor een werknemer die in de wachttijd van de WIA zijn eigen arbeid geheel of gedeeltelijk hervat of geheel of gedeeltelijk in een andere functie bij u gaat werken, heeft u vanaf 2025 namelijk ook recht op dit LKV. 

8. Minder snel herziening lage Awf-premie naar hoge Awf-premie vanaf 2025

De gedifferentieerde premie voor het Algemeen Werkeloosheidsfonds (Awf) bestaat uit een hoge en lage Awf-premie. U mag als werkgever een lage Awf-premie toepassen als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Voldoet u daar niet aan, dan betaalt u een hoge Awf-premie. De lage premie bedraagt in 2025 2,74%, de hoge premie 7,74%.

In bepaalde situaties moet u een lage Awf-premie met terugwerkende kracht herzien naar een hoge Awf-premie. Dit is onder meer het geval als de verloonde uren van een werknemer waarvoor u de lage Awf-premie toepaste, in een jaar meer dan 30% hoger zijn dan de contracturen. Voor het jaar 2024 hoeft u dan alleen alsnog de hoge Awf-premie toe te passen bij werknemers met een arbeidscontract van gemiddeld minder dan 35 uur per week. Controleer begin 2025 of u zo’n herziening voor het jaar 2024 moet toepassen. Voor het jaar 2025 hoeft u minder snel zo’n herziening toe te passen. U hoeft dat dan alleen nog te doen bij werknemers met een arbeidscontract van gemiddeld 30 uur of minder per week.

Let op! De lage Awf-premie moet ook worden herzien naar de hoge Awf-premie als een nieuwe werknemer binnen twee maanden na indiensttreding ontslag neemt of wordt ontslagen. Deze herziening is niet afhankelijk van het aantal contracturen en geldt dus bij alle contracten.

9. Wijzigingen 30%-regeling

De 30%-regeling is een fiscale regeling waarbij, onder strikte voorwaarden, maximaal 30% van het salaris belastingvrij mag worden uitbetaald aan personeel dat uit het buitenland is aangetrokken. Deze regeling zou versoberd worden, maar een groot deel van die versobering is met ingang van 2025 weer teruggedraaid. Dit betekent dat als voldaan is aan de strikte voorwaarden in 2025 en 2026 nog gewoon het percentage van maximaal 30% mag worden toegepast. Vanaf 2027 wordt dit percentage verlaagd naar 27%, tenzij u voor de werknemer vóór 2024 de 30%-regeling al toepaste. In dat geval mag u gedurende de hele periode van 60 maanden het percentage van 30% toepassen.

De 30%-regeling mag in 2025 worden toegepast over een salaris tot maximaal € 246.000 (in 2024 was dit nog € 233.000). Dit maximum geldt overigens in 2025 niet als u voor de werknemer vóór 2023 de 30%-regeling al toepaste.

In 2025 bedraagt de in de 30%-regeling toegepaste salarisnorm € 46.660. Voor werknemers die instromen en jonger zijn dan 30 jaar en hun masterdiploma hebben behaald, bedraagt de salarisnorm in 2025 € 35.468. Beide bedragen worden met ingang van 2027 verhoogd naar € 50.436, respectievelijk € 38.338. Dit zijn de bedragen op basis van de bedragen die golden in 2024 en deze worden per 2027 nog geïndexeerd. Dit verhoogde salaris geldt vanaf 2027 overigens niet voor degenen die de 30%-regeling al vóór 2024 toepasten.

Let op! Werknemers die van de 30%-regeling gebruikmaken, hoefden tot en met 2024 geen belasting in box 2 en box 3 te betalen over buitenlands kapitaalinkomen. Dit wordt ook wel de partiële buitenlandse belastingplicht genoemd. Deze faciliteit is per 2025 vervallen. Dit geldt niet voor situaties waarin de 30%-regeling al vóór 2024 werd toegepast. In deze situaties blijft de faciliteit tot en met 2026 van kracht. Voor werknemers waarvoor de buitenlandse partiële belastingplicht per 2025 vervalt, kunt u vanaf 2025 geen gebruik meer maken van de mogelijkheid om de loonbelasting/premie volksverzekeringen die u moet inhouden af te stemmen op de inkomstenbelasting en eventuele premie volksverzekeringen die uw werknemer moet betalen.

10. Verplichte rapportage zakelijk en woon-werkverkeer werknemers uiterlijk 30 juni 2025

Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht om te rapporteren over het zakelijk verkeer én het woon-werkverkeer van hun werknemers. Deze verplichting maakt onderdeel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM.

Deze werkgevers moeten bijvoorbeeld het totaalaantal kilometers dat de werknemers afleggen voor zakelijk en woon-werkverkeer rapporteren, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld naar soort vervoermiddel en brandstoftype. De gegevens over 2024 kunnen vanaf 15 januari 2025 doorgegeven worden en moeten uiterlijk 30 juni 2025 ingestuurd zijn. In 2026 is een rapportage over het hele jaar 2025 verplicht.