Let op bij terugvragen btw van niet-betalende debiteur
Wanneer teruggaaf btw?
Als uw debiteur uw factuur niet betaalt, kunt u de in rekening gebrachte btw terugvragen die u eerder afdroeg aan de Belastingdienst. Dat kunt u doen als definitief vast komt te staan dat uw debiteur de factuur niet betaalt. Op dat moment kunt u de eerder afgedragen btw via uw btw-aangifte terugvragen (bij vraag 1a of 1b).
Let op! Staat nog niet definitief vast dat uw debiteur de factuur niet betaalt, maar is één jaar voorbij na het verstrijken van de betaaltermijn van de factuur? Kom dan ook in actie! Dit is namelijk de uiterste termijn waarop u de eerder afgedragen btw kunt terugvragen via uw btw-aangifte. Doet u dat op dat moment niet, dan kan de Belastingdienst uw latere verzoek om btw-teruggaaf weigeren.
Voorbeeld
U stuurt op 4 april 2023 een factuur van € 12.100 inclusief 21% btw. De betaaltermijn is 30 dagen en de factuur is daarom vanaf 4 mei 2023 opeisbaar. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2023 droeg u ter zake van deze factuur € 2.100 btw af. Op 4 mei 2024 is de factuur nog niet betaald, maar staat ook nog niet definitief vast dat deze ook niet betaald gaat worden. Omdat één jaar verstreken is sinds het opeisbaar worden van de factuur, vraagt u in uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 echter wel al € 2.100 terug. Doet u niet per kwartaal maar per maand btw-aangifte, dan droeg u € 2.100 btw af in de btw-aangifte van april 2023 en vraagt u deze terug in de btw-aangifte van mei 2024.
Let op! Controleer dus altijd bij het indienen van uw btw-aangifte of u nog openstaande debiteuren heeft waarvan de betaaltermijn meer dan een jaar verstreken is. Op die manier voorkomt u dat u te laat de btw voor oninbare debiteuren terugvraagt.
Debiteur betaalt alsnog
Heeft u btw teruggevraagd van een factuur die niet betaald is en wordt deze alsnog betaald? Dan moet u de btw die u eerder terugvroeg op dat moment weer via uw btw-aangifte afdragen (bij vraag 1a en 1b).
Voorbeeld
Uw debiteur betaalt uw factuur van € 12.100 alsnog op 8 oktober 2024. In uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 draagt u daarom de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst. Doet u per maand btw-aangifte, dan draagt u in uw btw-aangifte oktober 2024 de € 2.100 weer af aan de Belastingdienst.
Tip! Boek de btw die u terugvraagt nadat een jaar verstreken is na het aflopen van de betaaltermijn op een aparte grootboekrekening. Op die manier kunt u deze btw beter volgen als later de debiteur alsnog betaalt.
Gedeeltelijke betaling
De regels over het terugvragen en weer afdragen van de btw werken bij gedeeltelijke betaling van de factuur op dezelfde wijze, maar dan pro rata.
Voorbeeld
Op 4 mei 2024 heeft uw debiteur € 4.840 betaald op uw factuur van € 12.100. Dit betekent dat van de gehele factuur nog 60% openstaat. In uw btw-aangifte 2e kwartaal 2024 (of mei 2024 als u maandaangifte doet) vraagt u daarom niet de gehele btw terug, maar 60% van de afgedragen btw, in casu € 1.260. Op 8 oktober 2024 betaalt de debiteur nog een keer € 4.840. Van de teruggevraagde € 1.260 draagt u in uw btw-aangifte 4e kwartaal 2024 (of oktober 2024 als u maandaangifte doet) daarom € 840 weer af.
Afspraken met debiteur
Maakt u afspraken met uw debiteur waarbij u bijvoorbeeld de vordering die u heeft omzet in een lening aan de debiteur? Houd er dan rekening mee dat dit gezien kan worden als een betaling van de factuur door de debiteur. U kunt de btw dan niet terugvragen bij de Belastingdienst en moet al eerder teruggevraagde btw aan de Belastingdienst terugbetalen.
Let op! Dit is ook zo als later blijkt dat de debiteur de lening niet geheel afbetaalt. U kunt dan niet alsnog de btw terugvragen, omdat door de omzetting in een lening de factuur geacht wordt te zijn betaald.
Crediteurenakkoord
Sluit u een crediteurenakkoord of een schuldeisersakkoord, dan geeft u uw vordering (deels) prijs. In een crediteurenakkoord of schuldeisersakkoord wordt namelijk doorgaans afgesproken dat afgezien wordt van de in het akkoord genoemde vorderingen. Dit heeft tot gevolg dat er juridisch geen sprake meer is van een vordering op uw debiteur. De btw op de onbetaalde, door u prijsgegeven factuur, kunt u dan ook niet meer terugvragen.
Let op! Vroeg u de btw al terug omdat één jaar verstreken was na het opeisbaar worden van de factuur? Dan moet u deze btw weer terugbetalen als u een crediteurenakkoord sluit waarin u de vordering (deels) prijsgeeft.
Geen creditfactuur!
Het is niet toegestaan om een interne creditfactuur op te maken om daarmee te proberen de btw alsnog terug te krijgen van de Belastingdienst. De Belastingdienst accepteert dit niet en behandelt dit als fraude! Zorg daarom dat u op de juiste wijze, op tijd de btw terugvraagt. Op die manier is het ook niet nodig om een interne creditfactuur op te maken.
Voor welke auto’s?
De subsidie geldt voor nieuwe emissieloze elektrische bedrijfsauto’s. Dit zijn bestelauto’s met een gewicht tot 3.500 kilo (categorie N1) of kleine vrachtauto’s tot 4.250 kilo (categorie N2).
Hoeveel SEBA?
U krijgt de SEBA over de netto catalogusprijs bij categorie N1. Dit is de prijs exclusief btw, inclusief bpm en opties die door de fabrikant of importeur zijn aanbracht voordat het kenteken is afgegeven. Voor categorie N2 krijgt u de SEBA over de verkoopprijs zonder btw.
De omvang van de subsidie is afhankelijk van uw bedrijfsgrootte, maar bedraagt altijd maximaal € 5.000. Voor kleine ondernemingen en non-profit instellingen bedraagt het percentage SEBA 12%, voor middelgrote ondernemingen 10% en voor grote ondernemingen 7%.
Tip! Op RVO.nl kunt u met de MKB-toets bekijken of uw onderneming als klein, middelgroot of groot wordt aangemerkt.
Voorwaarden
De SEBA kent ook de nodige voorwaarden die verschillen per voertuigcategorie. Belangrijk is onder meer dat u op het moment van aanvragen van de SEBA nog geen definitieve koop- of financial leaseovereenkomst heeft afgesloten. U vraagt dus eerst de SEBA aan.
Tip! Neem in uw order of (voorlopig) koopcontract op dat de order pas definitief wordt nadat de SEBA is aangevraagd of toegewezen. Zo komt uw SEBA-aanvraag niet in gevaar.
Check ook de MIA!
Een flink aantal elektrische bestelauto’s staat ook op de Milieulijst 2024. Dit betekent dat u naast de SEBA ook mogelijk recht heeft op belastingvoordeel via de MIA. De MIA wordt wel gekort vanwege de SEBA. Kijk hier voor de voorwaarden en de actuele Milieulijst.
Aanvragen
U kunt de SEBA digitaal aanvragen bij RVO.nl. Hiervoor is minimaal eHerkenning niveau 2+ vereist. Voor de SEBA is € 30 miljoen beschikbaar. Wacht dus niet te lang met aanvragen.
Let op! De SEBA is in 2024 voor het laatst beschikbaar.
Let op!De 100%- korting op motorrijtuigenbelasting (mrb) voor elektrische bestelauto’s wordt per 1 januari 2025 verlaagd naar 75% korting en per 1 januari 2026 volledig afgeschaft. Dit betekent dat er vanaf 2025 mrb en vanaf 2026 veel meer mrb betaald moet worden dan nu.
Ingebrekestelling
Als u tegen een beslissing van de inspecteur in bezwaar wilt gaan, moet dit binnen zes weken. Heeft u dit netjes gedaan en is de zes-weken-termijn voorbij, dan moet ook de inspecteur hierna binnen zes weken beslissen op uw bezwaar. Deze termijn kan in beginsel met zes weken verlengd worden. Heeft u dan nog geen beslissing ontvangen, dan dient u de inspecteur te laten weten dat u alsnog binnen twee weken antwoord wilt hebben. U stelt daarmee de inspecteur in gebreke. Ontvangt u binnen deze twee weken nog geen beslissing, dan kunt u in beroep bij de rechter.
Dwangsom
Als u de inspecteur in gebreke stelt, kunt u tevens direct een dwangsom te eisen. Een formulier om de inspecteur in gebreke te stellen én een dwangsom te eisen, treft u aan op de site van de Belastingdienst.
Omvang dwangsom
Blijft de inspecteur nalatig, dan kan een dwangsom behoorlijk oplopen. Als de inspecteur namelijk na twee weken nog steeds niet beslist heeft, bedraagt de dwangsom de eerste 14 dagen € 23 per dag, de daarop volgende 14 dagen € 35 per dag en de daarop volgende 14 dagen € 45 per dag. Een dwangsom kan dus oplopen tot maximaal 14 x € 23 + 14 x € 35 + 14 x € 45 = € 1.442.
Nog steeds geen beslissing, wat nu?
Blijft ondanks de dwangsom een beslissing uit, dan kunt u dus in beroep. De rechter kan dan een beslissing nemen, maar het kan ook anders. Dat zagen we onlangs voor de rechtbank Zeeland-West-Brabant, die het balletje weer bij de belastinginspecteur neerlegde. De rechtbank oordeelde hier dat de inspecteur na uitspraak alsnog binnen twee weken op het bezwaar moest beslissen. Als dit uitbleef zou een dwangsom verschuldigd zijn van € 100 per dag, met een maximum van € 15.000.
Reiskostenvergoeding
In 2024 is voor zakelijke ritten een onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk van € 0,23/km. Die vergoeding geldt ook voor het woon-werkverkeer. De Belastingdienst heeft voor een tweetal situaties aangegeven wanneer ritten vanaf de camping naar het werk als woon-werkverkeer classificeert.
Alleen het weekend
In de eerste situatie gaat het om een werknemer waarvan het gezin op de camping staat. De werknemer verblijft thuis, maar besluit de weekends bij het gezin op de camping door te brengen. De Belastingdienst geeft aan dat de rit op vrijdagmiddag vanaf het werk naar de camping en op maandagmorgen vanaf de camping naar het werk, niet aangemerkt kunnen worden als woon-werkverkeer. Een belastingvrije reiskostenvergoeding voor die ritten is dus niet mogelijk.
Enkele maanden op camping
Ook wordt ingegaan op de situatie dat een werknemer enkele maanden op de camping staat en gedurende die periode dagelijks vanaf de camping op en neer naar het werk rijdt. De Belastingdienst geeft aan van mening te zijn dat de camping dan gezien kan worden als verblijfplaats. Dit betekent dat de ritten tussen werk en camping in beginsel aangemerkt kunnen worden als woon-werkverkeer en een belastingvrije reiskostenvergoeding mogelijk is.
Let op! De Belastingdienst spreekt van ‘enkele maanden’. Waar de grens precies ligt, is niet duidelijk.
Redelijkheid
De Belastingdienst geeft ook aan dat altijd de redelijkheid in acht moet worden genomen. Men name als een werknemer om privéredenen een woon- of verblijfplaats betrekt die veel verder van het werk is gelegen, is het discutabel of die situatie nog redelijk is om een belastingvrije vergoeding voor woon-werkverkeer te verstrekken. De inspecteur mag beoordelen of dit het geval is en of een onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk is.
Uitzonderingen
Aangegeven wordt ook dat altijd uitzonderingen mogelijk zijn. Zo kan een rit van de camping naar het werk ook als zakelijk worden aangemerkt als de rit bijvoorbeeld plaatsvindt naar aanleiding van een verzoek van de werkgever.
Zelfstandige ondernemer
De Belastingdienst gaat niet in op de positie van de zelfstandige ondernemer die op een camping verblijft. Het is echter aannemelijk dat dan dezelfde uitgangspunten gelden. Dat wil zeggen dat in gevallen waarin een onbelaste vergoeding mogelijk is, een zelfstandige ondernemer € 0,23/km ten laste van zijn winst kan brengen.
Tip! Neem bij twijfel contact op met uw adviseur om naheffingen te voorkomen. Bij verschil van mening kunt u altijd nog naar de rechter stappen.
