Opgaaf UBD 2025 uiterlijk 31 januari 2026

Opgaaf UBD 2025

De verplichting om een opgaaf Uitbetaling bedragen aan derden (UBD) te doen bestaat al een paar jaar. De verplichting geldt voor inhoudingsplichtigen (dat zijn alle (rechts)personen met een loonheffingennummer) en bepaalde collectieve beheersorganisaties als zij bedragen betalen aan natuurlijke personen. Vroeger konden zij wachten op een uitnodiging van de Belastingdienst, maar sinds een paar jaar zijn zij verplicht om de opgaaf UBD uit eigen beweging doen.

Let op! Heeft u geen werknemers meer in dienst, maar nog wel een loonheffingennummer? Dan bent u ook verplicht om de opgaaf UBD te doen.

Wanneer niet?

Moet u dan elke betaling die u in 2025 doet aan een natuurlijke persoon doorgeven? Nee dat hoeft niet. De verplichting geldt alleen als u een betaling doet voor door de natuurlijke persoon verrichte werkzaamheden en/of diensten. Verder zijn uitgezonderd:

• Betalingen die u doet aan een natuurlijke persoon die werknemer is bij u.
• Betalingen die u doet aan een natuurlijke persoon die onder de zogenaamde vrijwilligersregeling valt (dat wil onder meer zeggen dat de betaling maximaal € 210 per maand en € 2.100 per jaar bedraagt in 2025).
• Betalingen die u doet aan een natuurlijke persoon die voor zijn werkzaamheden een factuur met btw aan u uitreikt.

Let op! Een ondernemer – natuurlijke persoon – die een btw-vrijstelling, de KOR of een btw-verleggingsregeling toepast, reikt geen factuur met btw aan u uit. Ook betalingen aan deze ondernemers – natuurlijke personen- moet u daarom in uw opgaaf UBD meenemen.

Welke gegevens?

In de opgaaf UBD neemt u op:

• naam, adres, bsn en geboortedatum van de natuurlijke persoon,
• de in 2025 betaalde bedragen (zowel in geld als in natura) inclusief eventuele kostenvergoedingen aan de natuurlijke persoon, en
• de datum waarop u de betaling deed.

Let op!Als u meerdere betalingen aan één natuurlijke persoon doet in 2025, mag u ook het totaalbedrag doorgeven. De datum is dan de datum van de laatste betaling in 2025.

Deadline 31 januari 2026

U kunt de opgaaf UBD 2025 doen tot en met 31 januari 2026. De opgaaf moet u digitaal doen.

Let op! Betalingen die u doet in 2026, hoeft u pas uiterlijk 31 januari 2027 door te geven. Dit is ook het geval als de natuurlijke persoon de werkzaamheden in 2025 verrichte, maar u pas in 2026 betaalt.

Maximumpremieloon stijgt

Het maximumpremieloon is het maximale loon waarover premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. Dit maximumpremieloon stijgt de afgelopen jaren met grote stappen. Waar dit in 2023 nog € 66.956 bedroeg, wordt dit in 2026 vastgesteld op € 79.409. In 2025 bedraagt dit nog € 75.864.

Percentages premie Zvw dalen

Er bestaan twee percentages voor de premie Zvw:

• Betaalt de werkgever de premie Zvw, dan bedraagt dit percentage in 2025 6,51%. In 2026 daalt dit naar 6,10%.
• Betaalt de verzekeringsplichtige zelf de premie Zvw, dan bedraagt het percentage in 2025 5,26%. In 2026 daalt dit naar 4,85%. Dit is bijvoorbeeld het geval bij dga’s die niet verzekerd zijn voor de werknemersverzekeringen.

Let op!De percentages vallen in 2026 voornamelijk lager uit vanwege een eenmalig voordeel in het Zorgverzekeringsfonds. Het voordeel is ontstaan doordat er in het verleden meer Zvw opgehaald is dan verwacht. Dit voordeel wordt in 2026 teruggegeven in de vorm van een daling van de percentages.

Ook daling maximale premie Zvw

Dankzij de daling van de percentages, daalt ook de maximale premie Zvw in 2026 ten opzichte van 2025. Zo bedraagt de maximale door een werkgever verschuldigde premie in 2025 nog € 4.938 (6,51% van € 75.864), maar daalt deze in 2026 naar € 4.843 (6,10% van € 79.409). De maximale door de verzekeringsplichtige verschuldigde premie bedraagt in 2025 nog € 3.990 (5,26% van € 75.864), maar daalt in 2026 naar € 3.851 (4,85% van € 79.409).

Let op!De nieuwe RVU-regelingen zijn nog niet gevalideerd door het Expertisecentrum zwaar werk van TNO.

Zwaar werk

Het kabinet en centrale werkgevers- en werknemersorganisaties hebben op 18 oktober 2024 afgesproken dat een regeling vervroegde uittreding (RVU-regeling) vanaf 2026 alleen nog maar mag worden toegepast op werknemers die zwaar werk verrichten. Een generieke toepassing is niet langer mogelijk. De doelgroep moet op basis van objectieve criteria worden onderbouwd en afgebakend gericht op belastende functies en werkzaamheden. De afbakening en onderbouwing moeten daarnaast worden gevalideerd. De validering van de afspraken vindt plaats door het Expertisecentrum zwaar werk van TNO.

Afhandeling laat op zich wachten

De afhandeling van het valideringsproces bij het Expertisecentrum duurt echter langer dan aanvankelijk was voorzien. De STAR heeft kenbaar gemaakt dat nog niet gevalideerde RVU-regelingen in 2026 kunnen ingaan, als cao-partijen zorgen voor een afbakening. Ook moet de afspraak gekoppeld zijn aan een extra inzet op duurzame inzetbaarheid voor zwaar werk. Intussen kan het valideringsproces bij het Expertisecentrum gewoon worden doorlopen.

Nieuw! Vragen en antwoorden validatieproces

Het Expertisecentrum heeft een lijst met vragen en antwoorden over het validatieproces gepubliceerd. De STAR heeft ook informatie toegestuurd met onder meer de handreiking over RVU-afspraken en de toetsingscriteria van het Expertisecentrum. Momenteel werken centrale werkgevers- en werknemersorganisaties aan een uitgebreidere lijst met de meest gestelde vragen en antwoorden daarop, die op korte termijn op de website van de Stichting van de Arbeid is te vinden.

Doel Wtta

De Wtta beoogt werknemers, met name arbeidsmigranten, beter te beschermen alsmede eerlijke concurrentie tussen bedrijven te bevorderen. Het toelatingsstelsel geldt expliciet niet voor collegiale uitleen waarbij geen winst gemaakt wordt of bij intra-concern-terbeschikkingstelling.

Procedure aanmelding

Op 1 januari 2027 gaan de wet en het toelatingsstelsel in. Bedrijven die werknemers willen blijven uitlenen, moeten tussen 1 mei 2027 en 30 juni 2027 een toelating aanvragen. Het beoordelen van de bedrijven begint vanaf 1 juli 2027.

Let op! Voor bedrijven die werknemers willen blijven uitlenen, is het raadzaam zich voor die datum bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) te melden. Deze bedrijven mogen dan namelijk doorgaan met uitlenen totdat de NAU een besluit heeft genomen over de toelating. Lees hier meer over op toelatinguitleenmarkt.nl.

Voorwaarden

Uitleners moeten – om toegang te krijgen – een VOG indienen en een waarborgsom van € 100.000 overmaken. Voor startende bedrijven bedraagt de waarborgsom in eerste instantie € 50.000 en na zes maanden nogmaals € 50.000. Daarnaast moeten uitleners bewijzen dat ze bestaande wet- en regelgeving naleven, zoals het uitbetalen van het wettelijk minimumloon. Alleen dan kunnen ze een toelating krijgen om personeel uit te lenen.

Tip! Bedrijven die zich aan de regels houden, krijgen de waarborgsom na vier jaar teruggestort.

Uitvoering 

De uitvoering van de wet ligt bij de NAU. Die beslist over de toelating van uitleners. Ook verzamelt de NAU signalen uit de markt en adviseert over verbeteringen. Daarnaast wijst de NAU de inspectie-instellingen aan die controleren of uitleners voldoen aan alle wet- en regelgeving. De NAU start vanaf 2026 met haar eerste werkzaamheden, zoals het aanwijzen van inspectie-instellingen en het openen van het aanmeldloket voor uitleners.

Let op! De NAU houdt ook een openbaar register bij van alle toegelaten bedrijven. Bedrijven die gebruikmaken van uitzendkrachten mogen dit vanaf 1 januari 2028 alleen nog doen via toegelaten uitleners.

Handhaving

Op 1 januari 2028 gaat de Nederlandse arbeidsinspectie handhaven. Uitleners die zonder toelating actief zijn op de arbeidsmarkt krijgen een boete. De Nederlandse Arbeidsinspectie is met 135 fte uitgebreid om de pakkans te vergoten. Ook zijn op verschillende plekken hulppunten geopend om arbeidsmigranten te helpen met vragen of problemen. De komende periode komen er nog meer hulppunten bij.

Let op! Genoemde boete geldt ook voor inleners die gebruikmaken van uitzendbureaus zonder vergunning.