Wat te doen met opgenomen vakantiedagen tijdens ziekte of bij op non-actiefstelling?
Feiten
Een werknemer functioneerde niet naar behoren. De werkgever deelde hem dit mee waarna de werknemer nog enige tijd doorwerkte. Een paar maanden later, op 28 februari 2023, meldde de werknemer zich ziek. Op 24 april 2023 werd hij door de werkgever op non-actief gesteld/vrijgesteld van werk. In die periode had hij 15 vakantiedagen opgenomen. Het betrof hier een reeds vóór de ziekmelding vastgestelde vakantie. De werknemer was het er niet mee eens dat deze dagen van zijn verlofsaldo werden afgeboekt door de werkgever en ging hierover procederen.
Oordeel gerechtshof
Bij de kantonrechter kreeg de werknemer ongelijk. Bij het gerechtshof had hij meer succes. Het gerechtshof verklaarde dat de 15 opgenomen vakantiedagen (120 uur) niet ten laste van zijn vakantiesaldo mochten worden gebracht. Het hof verwees daarbij naar een eerder arrest van de Hoge Raad van 17 november 2023. In dat arrest verwees de Hoge Raad naar de wet waarin voor zover van belang staat: “Dagen of gedeelten van dagen waarop de werknemer tijdens een vastgestelde vakantie ziek is, gelden niet als vakantie, tenzij in een voorkomend geval de werknemer daarmee instemt. (…)”.
Vakantie al gemeld vóór ziekte?
Deze bepaling beoogt er voor zorg te dragen dat een werknemer die vóór of tijdens een al vastgestelde vakantie ziek wordt, deze vakantiedagen behoudt, zodat hij die op een later moment kan benutten. Dit betekent dan ook dat een werknemer uitdrukkelijk en gericht moet instemmen met het afboeken van vakantiedagen, telkens wanneer de omstandigheid die aanleiding geeft tot het verzuim zich feitelijk voordoet of heeft voorgedaan.
Niet ten laste van vakantietegoed
Er was in deze zaak niet gesteld of gebleken dat de werknemer uitdrukkelijk en gericht had ingestemd met het afboeken van de 15 door hem tijdens de periode van ziekte/op non-actiefstelling opgenomen vakantiedagen. De consequentie was dat de werkgever deze dagen niet ten laste van het vakantiesaldo van de werknemer mocht brengen.
Geen aparte SLIM-regeling meer voor grootbedrijven
Voor grootbedrijven in de sectoren landbouw, horeca en recreatie is het vanaf 2025 niet meer mogelijk om een beroep te doen op de SLIM-regeling, de Stimuleringsregeling Leren en ontwikkelen in mkb-ondernemingen. Gebleken is dat deze oorspronkelijke doelgroep niet veel gebruikmaakte van de regeling. Overigens kunnen deze bedrijven nog wel als deelnemer in een samenwerkingsverband aanspraak maken op de SLIM-regeling.
Minder administratie voor SLIM-subsidies tot € 25.000
Voor SLIM-subsidies tot € 25.000 hoeft vanaf 2025 achteraf geen verzoek tot vaststelling meer te worden ingediend. Deze subsidie wordt ambtshalve vastgesteld. Ook de verplichtingen tot het maken van een evaluatieverslag en het bijhouden van een administratie vervallen. Wat blijft is dat vooraf 50% van het subsidiebedrag als voorschot wordt betaald.
Voorschot SLIM-subsidie samenwerkingsverbanden
Vanaf 2025 kunnen ook samenwerkingsverbanden een voorschot krijgen. De hoogte van het voorschot is afhankelijk van de duur en de hoogte van de subsidie.
Ander subsidiepercentage kleine mkb-ondernemingen
Het subsidiepercentage voor kleine mkb-ondernemingen bedraagt vanaf 2025 60%, net als voor andere ondernemingen. Dit betekent dat zij niet meer tot 80% (zoals in 2024), maar tot 60% van de subsidiabele kosten als SLIM-subsidie kunnen ontvangen vanaf 2025.
Vervallen subsidie praktijkleerplaatsen
Vanaf 2025 vervalt de SLIM-subsidie van maximaal € 2.700 voor een praktijkleerplaats voor een beroepsopleiding of in de derde leerweg bij een erkend leerbedrijf.
Let op! De Subsidieregeling Praktijkleren in de derde leerweg blijft wel bestaan, zoals het er nu naar uitziet tot en met 2031.
Overige wijzigingen
Vanaf 2025 vinden nog meer wijzigingen plaats. Zo wordt nadrukkelijk in de regeling opgenomen dat activiteiten niet voor de SLIM-subsidie in aanmerking komen als deze alleen ten goede komen aan bestuurders of eigenaren van een onderneming. De bestuurder of eigenaar mag wel deelnemen aan de activiteit, maar niet de enige doelgroep zijn.
Ook kan een subsidieaanvrager vanaf 2025 maximaal drie maanden uitstel aanvragen als de subsidiabele activiteiten niet op tijd zijn afgerond door omstandigheden die hem niet zijn aan te rekenen. Deze uitstelaanvraag is ook mogelijk voor SLIM-subsidies die vóór 2025 zijn verkregen.
Voor het opstellen van een controleverklaring door een accountant – dit is bij subsidies van € 125.000 of meer verplicht – wordt vanaf 2025 een vaste vergoeding van € 3.000 verstrekt. Deze vaste vergoeding van € 3.000 geldt ook voor SLIM-subsidies die vóór 2025 zijn verkregen. Als de subsidie echter al is verleend, wordt die verleende subsidie niet verhoogd met dit bedrag. Het is wel mogelijk om de begroting her te verdelen en het bedrag van € 3.000 daarin op te nemen.
Aanvraagtijdvakken 2025
De aanvraagtijdvakken voor de SLIM-regelingen in 2025 zijn ook bekend. Voor mkb-ondernemingen is dat van 3 maart 2025 9.00 uur tot en met 31 maart 2025 17.00 uur én van 1 september 2025 9.00 uur tot en met 30 september 2025 17.00 uur. Voor samenwerkingsverbanden is het aanvraagtijdvak in 2025 van 2 juni 2025 9.00 uur tot en met 30 juni 2025 17.00 uur.
Budget 2025
Ook de budgetten voor 2025 zijn bekend. Voor mkb-ondernemingen is in 2025 in het eerste aanvraagtijdvak € 15 miljoen budget beschikbaar en in het tweede aanvraagtijdvak € 10 miljoen. In 2024 was dit € 15 miljoen respectievelijk € 16.131.000.
Voor samenwerkingsverbanden is in 2025 € 20 miljoen budget beschikbaar. In 2024 was dit nog € 22,5 miljoen.
Let op! Het kabinet heeft de verlenging en de aanpassingen van de SLIM-regeling ter kennisname aan de Tweede Kamer aangeboden. De Kamer heeft nu de mogelijkheid om nader inlichtingen hierover te vragen voordat de verlenging en de aanpassingen officieel gepubliceerd worden.
Extraterritoriale kosten
Aan werknemers die u tijdelijk naar het buitenland uitzendt mag u een vergoeding geven voor de extra verblijfkosten in het buitenland. Deze vergoeding van deze kosten (ook wel extraterritoriale kosten of afgekort ET-kosten) is, onder voorwaarden, gericht vrijgesteld. U hoeft hiervoor dan niet uw vrije ruimte in de WKR aan te spreken.
30%-regeling
Voor bepaalde tijdelijk naar het buitenland uitgezonden werknemers kunt u er ook voor kiezen om de 30%-regeling toe te passen. U mag dan zonder bewijsstukken maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer.
Let op! Werknemers die hiervoor in aanmerking komen zijn onder meer naar landen in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en een aantal Oost-Europese landen (waaronder onder meer Polen, Roemenië, Bulgarije en Tsjechië) uitgezonden werknemers en werknemers die naar een ander land zijn uitgezonden om wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven.
Voorwaarden 30%-regeling
Voorwaarde voor deze 30%-regeling is dat de werknemer gedurende een periode van twaalf maanden minimaal 45 dagen in het buitenland is. Voor de berekening van deze 45 dagen tellen uitzendingen van minder dan vijftien dagen niet mee.
Tip! Als de werknemer aan de 45 dagentermijn voldoet, tellen uitzendingen vanaf minimaal tien dagen mee voor de berekening van het aantal dagen waarop de 30%-regeling mag worden toegepast.
Let op! In tegenstelling tot de 30%-regeling voor inkomende werknemers, is voor de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers geen beschikking van de Belastingdienst nodig.
27% vanaf 2027
Vanaf 2027 wijzigt de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers. Vanaf die datum kunt nu niet meer 30% van het loon inclusief de vergoeding gericht vrijgesteld vergoeden aan uitgezonden werknemers maar 27%.
Er komt geen overgangsregeling. Dus ook aan werknemers die al vóór 2027 zijn uitgezonden, kunt u vanaf 2027 nog maar 27% in plaats van 30% gericht vrijgesteld vergoeden.
Let op! Deze wijziging, die onderdeel is van het Belastingplanpakket 2025, is pas definitief als de Tweede én de Eerste Kamer hiermee hebben ingestemd. Stemming in de Eerste Kamer staat gepland op 17 december 2024.
Thuiswerkvergoeding
Fiscaal bestaat er een belastingvrije thuiswerkvergoeding van momenteel € 2,35 per dag (2024). Vanaf 2025 wordt dit hoogstwaarschijnlijk € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van verwarming, elektra en koffie.
Reiskostenvergoeding
Voor reiskosten van en naar het werk kunt u in 2024 ook een onbelaste vergoeding verstrekken en wel van maximaal € 0,23 per km. De hoogte van deze kilometervergoeding wordt voor 2025 niet aangepast. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer.
Let op! U mag op één dag echter maar één vergoeding onbelast verstrekken, dus óf voor thuiswerken óf voor reiskosten voor het woon-werkverkeer.
Vaste vergoeding?
Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor u als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. U kunt uw vergoedingen daarbij voor fulltimers dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar, dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken.
Let op!U moet de vergoedingen voor parttimers naar evenredigheid aanpassen. Ook als niet de hele week thuis wordt gewerkt of naar het werk wordt gereisd.
Natuurlijk kunt u de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren.
Voorbeeld (2025):
Een werknemer woont 20 km van het werk, werkt vier dagen per week op kantoor en één dag per week thuis. U mag per jaar vergoeden 20 x 2 x 214 x 4/5 x € 0,23 = € 1.575,04 voor reiskosten en 214 x € 2,40 x 1/5 = € 102,72. In totaal dus € 1.677,76 per jaar, ofwel € 139,81 per maand.
Overige vergoedingen thuiswerken
U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.
Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:
- arbovoorzieningen op grond van de wet;
- gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.
Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:
- de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
- de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
- de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
- de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.
Let op! Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in de eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht.
Tip! Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken, dan kunt u ze onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer, maar als u in een jaar meer aan vergoedingen en verstrekkingen heeft dan uw vrije ruimte, betaalt u 80% belasting over het meerdere.
Meer vrije ruimte in 2025
De Tweede Kamer heeft bij de behandeling van het Belastingplan 2025 een amendement aangenomen om de vrije ruimte van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen van 1,92% nu, naar 2% in 2025 en per 2027 verder te verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd. Deze voorstellen moeten nog wel door de Eerste Kamer worden goedgekeurd.
