De zomer inluiden met uw personeel

Wel of niet op de werkplek?

Voor het antwoord op die vraag is om te beginnen van belang waar de activiteit gehouden wordt. Vindt het bedrijfsuitje plaats op de werkplek – u organiseert bijvoorbeeld een borrel of barbecue in uw lunchruimte of op uw parkeerterrein dat hoort bij uw kantoor –, dan gelden andere regels dan als het bedrijfsuitje elders plaatsvindt.

Let op! De werkplek is een ruim begrip en omvat alle plekken die in verband met het verrichten van arbeid worden gebruikt waarvoor u als werkgever op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor bent, zoals uw magazijn, kantine en parkeerterrein of fietsenstalling op het bedrijfsterrein.

Werkplek: consumpties vrij en maaltijd belast

Verstrekt u consumpties tijdens het feestje op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met wat borrelhapjes, dan zijn deze onbelast voor de loonheffingen. Verstrekt u tijdens uw personeelsfeestje echter ook een maaltijd, zoals een barbecue, dan is de maaltijd voor het normbedrag van € 3,90 (2024) per persoon belast voor de loonheffingen. Wilt u niet dat uw personeel zelf over die maaltijd belasting moet betalen, dan kunt u de maaltijd ook onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Let op! Of de maaltijd bij onderbrenging in de vrije ruimte van de WKR onbelast is, is afhankelijk van alle andere zaken die u hier in 2024 onderbrengt en de hoogte van de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% van de loonsom tot € 400.000, plus 1,18% over het meerdere. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan moet u 80% belasting betalen over het meerdere boven de vrije ruimte.

Niet op de werkplek: consumpties en maaltijden belast

Bij een bedrijfsuitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, zoals een bezoekje aan bijvoorbeeld een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid, is de waarde ervan volledig belast voor de loonheffingen. Dit betekent dat uw werknemer loonheffingen moet betalen over de kosten van entree, de consumpties, de maaltijd en de reis ernaartoe, als hiervoor bijvoorbeeld een bus wordt gehuurd. U moet dan uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.

Wilt u uw personeel hiervoor niet zelf belasten, dan kunt u ook de kosten van een dergelijk uitje onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit zal echter al snel in de papieren lopen, dus houdt hier de vrije ruimte goed in de gaten. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over de overschrijding.

Let op! Bij een uitje dat niet plaatsvindt op de werkplek, wordt een maaltijd belast tegen de werkelijke kosten en kunt u dus niet uitgaan van het normbedrag van € 3,90.

Kosten partners en kinderen werknemers

Mag uw personeel bij het bedrijfsuitje ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan moet u bij een feestje op de werkplek waarbij ook een maaltijd verstrekt wordt, ook voor de partners en kinderen € 3,90 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing, dan wordt de € 3,90 voor de partner en de kinderen bij de werknemer meegenomen. Wijst u het feestje toe aan de vrije ruimte van de WKR, dan komt dus voor elke partner en kind ook € 3,90 ten laste van de vrije ruimte.

Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats, dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als u de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet u alle kosten toewijzen. U mag dus niet de kosten van de partner en kinderen daarvan uitsluiten.

Dga

De dga die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, loopt gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is immers ook een werknemer.

Dat is anders voor de dga die in zijn holding op de loonlijst staat en via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over deze € 3,90. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,90 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Tip! Vindt het bedrijfsuitje plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel. Maar ook hier kan de holding ervoor kiezen dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

De Belastingdienst heeft aan de hand van een voorbeeldsituatie aangegeven hoe een en ander in de praktijk uitwerkt bij de vergoeding van een mobiele telefoon.

Noodzakelijke voorzieningen

Voor een aantal noodzakelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling, waardoor een werkgever deze voorziening onbelast aan een werknemer kan vergoeden of verstrekken. Deze vrijstelling geldt voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

De vrijstelling geldt alleen als genoemde zaken naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Daarnaast moet de werknemer ze teruggeven of de restwaarde aan de werkgever vergoeden als hij ze niet meer voor het werk nodig heeft (bijvoorbeeld bij uitdiensttreding). Tot slot mogen de zaken geen onderdeel uitmaken van een cafetariaregeling.

Cafetariaregeling

Bij een cafetariaregeling biedt de werkgever bepaalde zaken aan tegen inlevering van een deel van het brutoloon. Als een werkgever zo’n uitruil toepast voor een noodzakelijke voorziening, is de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing.

Luxere uitvoering mobiele telefoon

In het voorbeeld van de Belastingdienst wil een werkgever een mobiele telefoon van € 600 aan zijn werknemer vergoeden. De mobiele telefoon is in principe een noodzakelijke voorziening waarvoor de gerichte vrijstelling kan gelden. Een werknemer besluit van de mogelijkheid gebruik te maken om een luxere uitvoering te kiezen en legt zelf € 400 bij uit zijn brutoloon. De werkgever wijst de telefoon aan als eindheffingsloon. Vraag is of de uitruil van het brutoloon verhindert dat de gerichte vrijstelling van toepassing is.

Vrijgesteld of niet?

Dit blijkt niet het geval. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als het hele bedrag van de telefoon wordt uitgeruild met het brutoloon. Omdat echter alleen het meerdere van € 400 wordt uitgeruild, is de gerichte vrijstelling wel van toepassing op de vergoeding van € 600, op voorwaarde dat voldaan wordt aan de andere twee voorwaarden die gelden voor deze gerichte vrijstelling.

Vrije ruimte

De meerprijs van € 400 is niet gericht vrijgesteld, maar kan eventueel wel worden aangewezen invalt wel in de vrije ruimte. Voor het aanwijzen in de vrije ruimte geldt wel de voorwaarde dat dit gebruikelijk is.

Is er geen vrije ruimte meer beschikbaar, dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag van € 400.

De casus

Een werknemer die werkt als medewerker bediening in een Beach Resort meldt zich ziek. De bedrijfsarts geeft aan dat hij weliswaar ongeschikt is voor het eigen werk, maar dat de werknemer wel kan re-integreren in aangepaste werkzaamheden, bijvoorbeeld in administratieve taken. Vervolgens lukt het niet om met de werknemer een afspraak te maken voor het opstellen van een plan van aanpak voor de re-integratie. De werknemer krijgt een oproep om op een vastgestelde datum en tijd het plan van aanpak te komen opstellen. Indien hij niet komt, volgt een loonstop. De werknemer komt niet, waarna de aangekondigde loonstop wordt geëffectueerd.

Deskundigenoordeel

De werkgever vraagt vervolgens een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Daarin wordt geoordeeld dat werknemer onvoldoende meewerkt aan zijn re-integratie.

Verzoek ontbinding arbeidsovereenkomst zonder transitievergoeding

Uiteindelijk stapt de werkgever naar de kantonrechter en verzoekt om een ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer zonder toekenning van de transitievergoeding. De bewindvoerder van werknemer voert daar verweer.

Kantonrechter: werknemer wel verwijtbaar, maar niet ernstig

De rechter overweegt dat het opzegverbod van kracht is nu de werknemer arbeidsongeschikt is wegens ziekte, maar in dit geval is het niet van toepassing, omdat werknemer zijn re-integratieverplichtingen niet is nagekomen. Bijkomend punt is dat het handelen van de werknemer niet geheel los kan worden gezien van zijn geestelijke problemen. Hij is paranoïde psychotisch, met als gevolg dat hij fases heeft waarin hij zich opsluit en contact afhoudt. Het is aannemelijk dat werknemer door zijn psychische problemen zich niet steeds bewust is geweest van zijn re-integratieverplichtingen. Het maakt dat het verwijtbaar handelen van werknemer niet kwalificeert als ernstig verwijtbaar handelen.

Ontbinding arbeidsovereenkomst, maar met transitievergoeding

De werkgever in kwestie heeft volgens het boekje gehandeld en heeft de juiste stappen gevolgd:

De werkgever heeft de werknemer schriftelijk aangemaand tot nakoming van de re-integratieverplichtingen;
Zij heeft om die reden de betaling van het loon gestaakt;
Daarnaast beschikt zij over een deskundigenoordeel van het UWV over de re-integratie door werknemer.

Er volgt daarom een ontbinding van de arbeidsovereenkomst, maar met toekenning van de transitievergoeding. De bewindvoerder van de werknemer wordt veroordeeld in de kosten van de procedure.

In deze zaak ging het om een werknemer van een callcenter die tien minuten voor aanvang van zijn dienst aanwezig moest zijn. Er was discussie ontstaan over de vraag of de werknemer volgens de bij de werkgever van toepassing zijnde Planningsregels verplicht was om tien minuten voor aanvang van een ingeroosterde dienst aanwezig te zijn en om voorbereidende werkzaamheden verrichten.

Gerechtshof: 10 minuten opstarttijd is werktijd

Het gerechtshof hield er rekening mee dat inloggen vaak niet in één keer lukt en beschouwde dit als ‘voorbereidende werkzaamheden’ die nodig zijn om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Bovendien volgde uit de Planningsregels die in de gebiedende wijs waren geformuleerd dat de werknemer feitelijk tien minuten voor aanvang van de dienst aanwezig moet zijn. Het betrof hier dus een verplichting. Hier staat vervolgens de verplichting tot loonbetaling over de tien minuten voorbereidingstijd tegenover. Dit volgde uit de arbeidsovereenkomst van de werknemer, waarin was bepaald dat de werkgever verplicht was loon te betalen over ‘daadwerkelijk gewerkte uren’.

Dit leidde ertoe dat het gerechtshof de loonvordering over deze opstarttijd (tien minuten per keer) heeft toegewezen. De werkgever was het hier niet mee eens en ging in cassatie bij de Hoge Raad.

Advocaat generaal volgt het gerechtshof

Inmiddels heeft de advocaat-generaal van de Hoge Raad een advies uitgebracht aan de Hoge Raad. Dit is weliswaar geen bindend advies, maar heeft wel waarde. De advocaat-generaal volgt het gerechtshof in zijn oordeel dat er een verplichting bestond voor de werknemer om gedurende de opstarttijd aanwezig te zijn, waardoor er sprake was van ‘daadwerkelijk gewerkte uren’.

Let op! Het is nu afwachten wat de Hoge Raad gaat doen en of deze het advies van de Advocaat-Generaal gaat volgen. De uitspraak van de Hoge Raad is voorlopig bepaald op 8 november 2024.