Vanaf 1 juli 2024 vervoer werknemers verplicht registreren
Doel
De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit”, afgekort WPM. Het doel van de verplichte rapportage is inzicht verkrijgen in de CO2-uitstoot inzake de mobiliteit van werknemers. Op termijn zullen de gegevens worden gebruikt om hieraan een maximum te kunnen stellen waaraan verplicht moet worden voldaan.
Ingangsdatum uitgesteld
De verplichte melding zou oorspronkelijk ingaan op 1 januari van dit jaar, maar is verplaatst naar 1 juli om zodoende meer voorbereidingstijd te bieden. De gegevens over 2024 moeten uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingestuurd. Indienen moet digitaal gebeuren via de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (rvo.nl) met behulp van eHerkenning niveau 2+.
Aantal werknemers
De verplichting geldt overigens alleen voor werkgevers die minstens 100 werknemers in dienst hebben met een werkweek van minimaal 20 uur. Het gaat om het totaal aan werknemers dat in alle vestigingen van het bedrijf werkzaam is. Uitzendkrachten en ingehuurde gedetacheerden tellen niet mee.
Aanvullende info
Op de site van de RVO treft u aanvullende informatie aan over welke gegevens u dient aan te leveren en hoe dit moet gebeuren. Daar vindt u ook een handreiking van RVO. Zo dient u onder meer onderscheid te maken in de soort vervoer en de brandstof die uw werknemers voor het reizen hebben gebruikt. Op basis van de gemelde gegevens wordt de CO2-uitstoot van uw organisatie gemeten en aan u gerapporteerd. Ook krijgt u verwijzingen naar informatie over (verdere) verduurzaming.
Verblijfkosten
De verblijfkosten van chauffeurs in het beroepsgoederenvervoer betreffen onder meer de kosten van maaltijden, overige consumpties en sanitaire voorzieningen. In de cao is voor de hiervoor genoemde kosten in artikel 40 een vaste nettovergoeding afgesproken, die onder meer afhankelijk is van het aantal dagen en de tijdstippen dat een chauffeur onderweg is.
Let op! Deze netto vergoeding ziet niet op andere kosten, zoals die van overnachting en van de telefoon.
Belastingvrij
Volgens een afspraak met de Belastingdienst is de vaste netto vergoeding gericht vrijgesteld en kan daarmee belastingvrij. Dit betekent dat een werkgever niet zelf hoeft te onderzoeken of de vergoeding overeen komt met de werkelijk door de chauffeur gemaakte kosten. Een dergelijk onderzoek is normaal gesproken bij een vaste kostenvergoeding wel vereist.
Ook voor werkgever zonder cao?
De Belastingdienst is ingegaan op de vraag of de afspraak ook kan gelden voor werkgevers die niet onder de betreffende cao vallen. Dit blijkt niet zonder meer het geval te zijn. Een werkgever die de vaste netto kostenvergoeding ook gericht vrijgesteld aan zijn chauffeurs wil verstrekken, moet voldoen aan het volgende.
Het moet gaan om chauffeurs die vervoer verrichten dat geen personenvervoer is. Daarnaast moeten deze chauffeurs vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als de chauffeurs waarop de cao betrekking heeft. Ook dient de werkgever dezelfde voorwaarden en vergoedingen te hanteren die gelden in de cao Beroepsgoederenvervoer.
Let op: Wordt niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan, dan kan een werkgever met zijn eigen inspecteur afspraken maken als hij een vaste kostenvergoeding wil geven.
Vrije ruimte
Met toepassing van de werkkostenregeling (WKR) kunt u vergoedingen aan uw werknemers, onder voorwaarden, onbelast uitbetalen. U moet deze vergoedingen dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Als u in een jaar niet meer dan de vrije ruimte aanwijst als eindheffingsloon, betalen zowel u als uw werknemers geen belasting. Alleen als u over de vrije ruimte heen schiet, moet u 80% eindheffing afdragen.
Let op! De vrije ruimte in de WKR bedraagt in 2024, 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets legt een beperking op aan de vergoedingen die u kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Dit is een lastig criterium dat inhoudt dat u vergoedingen niet als eindheffingsloon kunt aanwijzen als deze voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed of verstrekt wordt. Niet alleen de vergoeding zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via de eindheffing voor uw rekening neemt.
Discussie met de Belastingdienst
Over de gebruikelijkheidstoets kan discussie met de Belastingdienst ontstaan. Dit ondervond ook een werkgever die aan werknemers en ex-werknemers een financiële compensatie betaald na wijziging van het pensioenstelsel. De compensatie liep uiteen van € 500 tot bijna € 190.000 per werknemer en bedroeg gemiddeld per werknemer ruim € 26.000. De werkgever wilde de compensatie aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte, maar de Belastingdienst vond dit niet gebruikelijk en ging niet akkoord.
De werkgever wees vervolgens tot een bedrag van € 2.400 per werknemer aan in de vrije ruimte en verloonde het restant voor elke werknemer individueel als loon onder inhouding van loonheffing. Het bedrag van € 2.400 was niet toevallig gekozen. Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst namelijk in ieder geval als gebruikelijk beschouwd.
Aanwijzen in bezwaar of beroep is te laat
De werkgever ging vervolgens in bezwaar en daarna in beroep bij de rechter. De werkgever wilde namelijk alsnog het gehele bedrag van de compensatie aanwijzen in de vrije ruimte, dus ook het bedrag boven € 2.400.
De Hoge Raad oordeelde dat aanwijzing in de vrije ruimte echter niet meer mogelijk was. Dit had de werkgever moeten doen vóór het moment dat het loon genoten werd (in casu vóór het moment van uitbetalen). Nu de werkgever op dat moment alleen tot een bedrag van € 2.400 had aangewezen in de vrije ruimte, kon de werkgever dat niet meer in bezwaar of beroep herstellen.
Hoe dan wel handelen?
De Hoge Raad gaf nog wel aanwijzingen hoe een werkgever in een vergelijkbare situatie had kunnen handelen. Het is namelijk mogelijk om een vergoeding als eindheffingsloon in de vrije ruimte aan te wijzen én tegelijkertijd loonbelasting in te houden. Wilt u een discussie met de Belastingdienst over het al dan niet kunnen aanwijzen in de vrije ruimte aan de rechter voorleggen? Dan moet u de vergoeding dus in ieder geval aanwijzen in de vrije ruimte. Om naheffingen met belastingrente en eventueel boete te voorkomen, is het verstandig om tegelijkertijd dan ook al loonbelasting in te houden en af te dragen.
Overgang van een onderneming
Bij een overgang van een onderneming gaan ook de werknemers over naar een nieuwe werkgever. De Belastingdienst ging ervan uit dat het recht op een LKV in zo’n situatie nooit mee overgaat naar de nieuwe werkgever. De Hoge Raad denkt daar, net als eerder gerechtshof Arnhem-Leeuwarden en een advocaat-generaal, anders over. Het recht op een LKV blijft in zo’n situatie toch bestaan.
Wat betekent dit voor uw situatie?
Was in uw situatie ook sprake van overgang van een onderneming, dan blijft het recht op een LKV dus bestaan, mits aan de voorwaarden voor toepassing van het LKV is voldaan. Of u ook met terugwerkende kracht alsnog het LKV krijgt, hangt af van de vraag of u daar tijdig actie voor heeft ondernomen.
2022
Maakte u bezwaar tegen de beschikking Wtl 2022, dan raadt de Belastingdienst aan de aangiftetijdvakken 2022 ook te corrigeren met een correctiebericht. Op die manier kan de Belastingdienst sneller uw LKV berekenen.
Let op! Maakte u geen bezwaar tegen de beschikking Wtl 2022, dan bent u voor het jaar 2022 helaas te laat. Het heeft geen zin om alsnog correctieberichten in te dienen.
2023
Voor het jaar 2023 heeft u alleen recht op het LKV als in de aangiften loonheffingen 2023 het vinkje voor het LKV is aangezet of als u via correctieberichten uiterlijk op 1 mei 2024 alsnog het LKV heeft aangevraagd.
Let op! Diende u niet uiterlijk op 1 mei 2024 correctieberichten 2023 in, dan bent u voor het jaar 2023 helaas te laat. Het heeft geen zin om alsnog correctieberichten in te dienen of bezwaar te maken tegen de beschikking Wtl 2023 die u in de loop van juli/augustus 2024 ontvangt.
2024
Om in 2024 recht te hebben op het LKV, dient u in de aangifte loonheffingen 2024 het vinkje voor het LKV aan te zetten. Is het aangiftetijdvak al verstreken en is het vinkje niet aangezet? Zend dan een correctiebericht in waarin alsnog het LKV wordt aangevraagd.
Let op! Het oordeel van de Hoge Raad is mogelijk ook van toepassing op contractsovernames waarbij de arbeidsovereenkomst door een nieuwe werkgever ongewijzigd wordt voortgezet.
Wilt u overleggen of, na het oordeel van de Hoge Raad, in uw situatie ook recht blijft bestaan op een LKV? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs.
