Mag u de chauffeurskaart voor uw werknemer vergoeden?

Chauffeurskaart

Een chauffeurskaart is een kaart waarmee een boordcomputer de identiteit van de bestuurder van een taxi kan vaststellen. Op de kaart kunnen ook gegevens opgeslagen worden. U kunt denken aan gegevens als het kenteken en de kilometerstand van de auto, de arbeids- en rusttijden van de bestuurder, gegevens met betrekking tot de taxivergunning en allerlei gegevens met betrekking tot de taxiritten. Voor iedere bestuurder van een auto die wordt ingezet voor taxivervoer, is zo’n chauffeurskaart verplicht.

Aanvragen chauffeurskaart

De chauffeurskaart kan alleen door de bestuurder worden aangevraagd bij het Kiwa Register. De bestuurder moet bij de aanvraag onder meer de volgende documenten overleggen:

• een verklaring omtrent het gedrag voor het besturen van een taxi (hierna VOG), en
• een geneeskundige verklaring voor het besturen van een taxi.

VOG gericht vrijgesteld

Aan het aanvragen van een VOG zijn kosten verbonden. Voor de vergoeding van het aanvragen van een VOG geldt een gerichte vrijstelling. U kunt deze kosten daarom onbelast aan uw werknemer vergoeden. Hiervoor hoeft dus niet de vrije ruimte te worden gebruikt.

Geneeskundige verklaring niet gericht vrijgesteld

Aan een geneeskundige verklaring zijn ook kosten verbonden. De Belastingdienst is van oordeel dat voor de vergoeding van deze kosten geen gerichte vrijstelling kan worden toegepast. U kunt deze kosten daarom niet zonder meer onbelast vergoeden aan uw werknemer.

Geneeskundige verklaring in vrije ruimte

U kunt er wel voor kiezen om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor de werknemer is de vergoeding dan onbelast. U betaalt hierover ook geen belasting als uw totaal aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in een jaar binnen de vrije ruimte blijven. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan bedraagt de belasting ten laste van u als werkgever 80% van deze overschrijding.

Let op! De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% tot een fiscale loonsom van € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Wel arbeidstijd

Geoordeeld is dat inloggen vaak niet in één keer lukt en daarom beschouwd moet worden als ‘voorbereidende werkzaamheden’ die nodig zijn om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. De loonvordering van de werknemer over deze opstarttijd (tien minuten per keer) werd derhalve toegewezen. 

In een andere zaak oordeelde de kantonrechter dat verplichte aanwezigheid voorafgaand aan de start van de normale werktijd kwalificeert als arbeidstijd, en dat de werknemer recht heeft op loon en vakantietoeslag over die tijd. Van belang is dat de werknemer in dat kwartier in opdracht van de werkgever beschikbaar was als arbeidskracht.

Ook een werknemer die loon vorderde op grond van deze zogenaamde tien minuten-regel over de periode vanaf 5 september 2018 tot en met december 2020 kreeg gelijk. Hij had recht op loon over de extra werktijd, vermeerderd met 8% vakantiebijslag, de vakantie-uren en de wettelijke verhoging gematigd tot 10%.

Geen arbeidstijd

Bij een werknemer die thuiswerkte en 15 minuten voorafgaand aan de dienst ingelogd moest zijn en zich 10 minuten voor aanvang van de dienst online moest melden bij de supervisor, werd deze tijd echter niet als werktijd aangemerkt. Haar situatie was anders omdat ze de mogelijkheid had om thuis haar tijd tot aan het aanvangstijdstip van haar dienst vrij in te richten.  

Tot slot

Als het gaat om werken onder instructie van de werkgever waarbij er voorbereidende werkzaamheden nodig zijn om feitelijk te starten en deze tijd dus niet vrij te besteding is door de werknemer, dient de tijd als werktijd aangemerkt te worden en ook als zodanig te worden uitbetaald.

Casus

De werknemer was werkzaam als manager arbeid en stuurde een grote groep, voornamelijk uitzendkrachten, aan. De werkgever hanteert een aan- en afmeldsysteem om de werktijden te registreren. Op basis van de registratie wordt het loon aan de arbeidskrachten betaald. De werknemer moest er onder meer op toezien dat deze registratie correct was. De werkgever kwam er vervolgens achter dat de werknemer zijn eigen uren niet correct had geregistreerd, wat voor de werkgever reden vormde hem op staande voet te ontslaan.

Procedure

De werknemer voerde aan dat het ontslag niet onverwijld was gegeven. De rechter gaf aan dat het moment waarop de werkgever feitelijk op de hoogte was bepalend is en niet het moment waarop de werknemer op de hoogte kon zijn van het vergrijp. De werkgever had voldoende voortvarend gehandeld door direct na zijn vermoeden camera’s op te hangen en de werknemer vervolgens te confronteren met zijn bevindingen.  

Camera’s waren gerechtvaardigd

Er is geen sprake van onrechtmatig verkregen bewijs omdat de werkgever een gerechtvaardigd belang had bij het ophangen van de camera’s. Hij had immers niet op een andere wijze kunnen achterhalen of de werknemer de urenregistratie wel correct deed. Bovendien is de werkgever niet disproportioneel te werk gegaan. Hij heeft slechts gedurende een beperkte periode camera’s opgehangen op plekken die nodig waren voor het onderzoek. 

Bedrijfsreglement

De werknemer had het bedrijfsreglement voor akkoord ondertekend,  hij wist derhalve wat de regels waren voor het aan- en afmelden. Verder hecht de rechter er belang aan dat het hier om een leidinggevende ging die geacht wordt een voorbeeldfunctie te vervullen. 

Ontslag op staande voet terecht

Alles bij elkaar opgeteld maakte dat het ontslag op staande voet, ondanks de persoonlijke omstandigheden zoals de lange en goede staat van dienst van de werknemer, ook in hoger beroep in stand blijft. 

Te strikt?

Diverse lagere rechters vonden deze ‘voor rekening en risico benadering’ van de Centrale Raad van Beroep (CRvB) te strikt en nuanceerden deze. De rechtbanken oordeelden dat deze lijn niet in alle gevallen  recht doet aan de belangen van de werkgever. Zij zochten aansluiting bij de ‘vergewisplicht’ zoals die voor bestuursorganen zelf geldt als zij derden inschakelen bij de besluitvorming en welke is terug te vinden in artikel 3:9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

CRvB houdt stand

Helaas  voor u als werkgever, de CRvB blijft bij zijn ‘voor rekening en risico benadering’, zo is onlangs weer gebleken in een loonsanctiezaak. Het ging hier over mogelijk gemiste re-integratiekansen door een verkeerde inschatting van de bedrijfsarts. De werkgever had betoogd dat hem niet kan worden verweten dat het oordeel van de bedrijfsarts niet juist was en verwees daarbij onder andere op de gewijzigde lijn in de lagere rechtspraak. 

Wet biedt geen aanknopingspunten

De CRVB is het niet met de werkgever eens. Het  argument is dat het niet te rijmen is met het uitgangspunt dat de re-integratie op grond van de WIA op de werkgever rust én de werkgever hiervoor de volledige (eind)verantwoordelijkheid draagt. Volgens de Raad biedt de wetgeschiedenis geen aanknopingspunten voor het oordeel dat de wetgever heeft beoogd de medisch-inhoudelijke aspecten uit te sluiten van die verantwoordelijkheid. 
Volgens de Raad blijkt dit ook uit het feit dat de wetgever inmiddels het wetsvoorstel om het medisch advies van de bedrijfsarts bij de poortwachtertoets leidend te maken heeft ingetrokken. 

Toch te strikt in deze zaak

De werkgever in deze zaak had nog geluk. De CRvB oordeelde namelijk dat het loonsanctiebesluit onzorgvuldig is. De verzekeringsarts van het UWV heeft namelijk het advies van de bedrijfsarts te strikt getoetst en de bedrijfsarts is binnen zijn professionele bandbreedte is gebleven.