Inhouding loonheffing bij studenten: nieuw formulier

De studenten- en scholierenregeling

Als u de studenten- en scholierenregeling kunt toepassen, gebruikt u bij het berekenen van de loonheffingen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet de kwartaaltabel. Hierdoor kunt u meer loonheffingskorting in aanmerking nemen, waardoor meestal geen of minder loonheffing hoeft te worden ingehouden op het loon van de student.

Voorbeeld
In de kwartaaltabel is ¼ van het jaarbedrag van de loonheffingskorting verwerkt, in de maandtabel maar 1/12 deel. Heeft een student in een jaar recht op bijvoorbeeld € 3.960 loonheffingskorting, dan is in de kwartaaltabel € 990 en in de maandtabel € 330 verwerkt. Als de student bijvoorbeeld in de maand juli veel meer dan normaal bij u werkt, kan toepassing van de kwartaaltabel betekenen dat u geen of minder loonheffingen hoeft in te houden op het loon, dan bij toepassing van de maandtabel. De student  hoeft dan geen moeite te doen om de te veel betaalde loonheffing terug te krijgen via het indienen van een aangifte inkomstenbelasting in het volgende jaar, maar krijgt netto meteen meer.

Voorwaarden studenten- en scholierenregeling

De studenten- en scholierenregeling is niet op elke student van toepassing. De regeling geldt alleen voor:

• studenten voor wie de ouders/verzorgers bij het begin van het kalenderkwartaal recht hebben op kinderbijslag, of
• studenten die bij het begin van het kalenderkwartaal recht hebben op studiefinanciering of een tegemoetkoming studiekosten, of
• studenten met een International Student Identity Card (ISIC) uit een ander land van de EU of IJsland, Noorwegen, Zwitserland of Liechtenstein.

Let op! Als een buitenlandse student geen ISIC heeft, kan hij/zij deze aanvragen via de website van ISIC.

Toestemming student

U kunt de regeling alleen toepassen als de student u schriftelijk daarom verzoekt. Voor dit verzoek is nu een nieuw formulier Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling) beschikbaar. Dit formulier kunt u ook gebruiken voor studenten die geen gebruik willen maken van de studenten- en scholierenregeling.

Let op! De studenten- en scholierenregeling kan alleen worden toegepast als de werkgever ook de loonheffingskorting toepast. De student moet daarom bij keuze voor de studenten- en scholierenregeling in het formulier ook aangeven dat hij of zij wil dat de werkgever de loonheffingskorting toepast.

Geen studenten- en scholierenregeling

Kiest de student niet voor toepassing van de regeling dan wordt er mogelijk te veel loonheffing ingehouden op het loon. De student kan deze in het volgende jaar terugkrijgen via de aangifte inkomstenbelasting.

1. Schoon uw administratie op

Als ondernemer dient u uw administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Dat betekent dat u de administratie van vóór 2017 mag wegdoen. Voor akten en aankoopbewijzen inzake onroerend goed is de bewaartermijn tien jaar. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn in de omzetbelasting voor onroerend goed. U moet uw gehele administratie ook tien jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

2. Vraag nu subsidie aan voor elektrische (bedrijfs)auto

De Subsidieregeling Emissieloze Bedrijfsauto’s (SEBA) en de Subsidie Elektrische Personenauto’s Particulieren (SEPP) gaan per 2025 verdwijnen. Vraag daarom nog dit jaar deze subsidie aan als u van plan was een dergelijke auto aan te schaffen. De SEPP is weliswaar alleen beschikbaar voor particulieren, maar als u een auto niet als ondernemingsvermogen aanmerkt, kan ook van deze subsidie geprofiteerd worden. Let bij beide subsidies even goed op de voorwaarden!

3. Hoeveel vrije ruimte heeft u nog?

Onder de werkkostenregeling mag u een aantal zaken belastingvrij aan uw werknemers vergoeden of verstrekken door ze onder te brengen in de vrije ruimte. Die bedraagt in 2024 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% van het meerdere van uw loonsom. Vergoedt of verstrekt u meer, dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere. We zitten momenteel ongeveer op de helft van het jaar, dus ga eens na hoeveel vrije ruimte u nog ‘over heeft’. U weet dan hoeveel u nog kunt uitgeven aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, zonder dat u straks als werkgever belasting moet betalen.

4. Een nieuwe niet-elektrische bestelauto nodig?

Bent u van plan op korte termijn een nieuwe, niet-elektrische bestelauto aan te schaffen, doe dit zo mogelijk dan nog dit jaar. Vanaf 2025 komt de bpm-vrijstelling voor ondernemers voor niet-elektrische bestelauto’s namelijk te vervallen, wat betekent dat dergelijke auto’s (in principe) gemiddeld ruim € 11.000 duurder gaan worden. Omdat u vast niet de enige bent die deze extra uitgave wil voorkomen, is het verstandig niet tot het laatst met uw aanschaf te wachten.

5. In loondienst of niet?

Besteedt u bepaalde diensten uit aan derden, ga dan eens na of deze personen fiscaal wel zelfstandig zijn. Werkt u met Modelovereenkomsten, check dan of er nog wordt gehandeld conform de voorwaarden. De Belastingdienst corrigeert momenteel alleen bij fraude, maar gaat vanaf 2025 ook in andere gevallen de wet strak handhaven. Blijkt er dan sprake te zijn van een dienstbetrekking terwijl er gehandeld wordt alsof uw opdrachtnemer een zelfstandig ondernemer is, dan volgen er naheffingen met mogelijk een boete. Voorkom dit!

Voorzieningen UWV

Wanneer u als werkgever een werknemer met een ziekte of handicap in dienst heeft, komt u in aanmerking voor een aantal voorzieningen die u óf de werknemer ondersteunen. Er zijn ook voorzieningen gericht op zelfstandigen, startende ondernemers, het onderwijs of de privésituatie.

Online aanvragen vanaf 22 juli

Een aantal voorzieningen gericht op werkgever en werknemer kunt u vanaf 22 juli online aanvragen. Het gaat om:

• loondispensatie
• vervolg loondispensatie
• subsidie voor een interne jobcoach
• vervolgsubsidie voor een interne jobcoach
• vergoeding werkgeversvoorziening

Dienst toevoegen in werkgeversportaal UWV

Om online een voorziening aan te kunnen vragen, moet u eerst de dienst ‘Voorzieningen’ toevoegen aan het werkgeversportaal. Dit gaat via eHerkenning. U kunt dan in het werkgeversportaal ook de brieven rondom uw aanvraag lezen. Deze staan onder ‘Brieven en documenten’. De brieven worden ook nog per post verzonden.

Wijzigingen en verduidelijkingen

Het Handboek bevat alle wijzigingen in de loonheffingen ten opzichte van vorig jaar. Wijzigingen worden per hoofdstuk aangegeven. Zo is bijvoorbeeld de vrijstelling voor ov-kaarten verruimd. Ook zijn alle cijfers aangepast voor het jaar 2024 en is bijvoorbeeld aangegeven dat de AOW-gerechtigde leeftijd met twee maanden is verhoogd naar 67 jaar. Sommige zaken zijn verduidelijkt. Er wordt bijvoorbeeld aangegeven dat u over bedragen in de zogenaamde vrije ruimte niet alleen geen loonheffingen hoeft te betalen, maar ook niet hoeft in te houden.

Lonen en premies

In het Handboek wordt uitgebreid ingegaan op de vraag wat precies tot het loon behoort, inclusief een specificatie van onder meer vrijgestelde loonbestanddelen en loonbestanddelen waarvoor een nihilwaardering geldt. Ook de berekening van premies werknemersverzekeringen en van de premie Zorgverzekeringswet komt uitvoerig aan bod.

Werkkostenregeling

De werkkostenregeling komt uiteraard ook ruim aan bod, inclusief de vraag hoe de vrije ruimte moet worden berekend en de voor de regeling geldende concernregeling. Het Handboek geeft ook cijfermatige voorbeelden en kent verschillende overzichten en tabellen, waaronder voor artiesten en voor toepassing van het anoniementarief.

Let op! Het Handboek gaat in een aparte bijlage ook in op de gevolgen van de Brexit voor bepaalde werknemers.

Downloaden

Het Handboek is te downloaden vanaf de site van de Belastingdienst. Wel is het van belang regelmatig te checken op een nieuwere versie, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen en correcties.