Brutoloon belastingvrij ruilen voor netto vergoeding?

Cafetariaregeling

Met een zogenaamde cafetariaregeling kunt u vastleggen dat werknemers brutoloon ruilen voor een vergoeding voor bepaalde in die regeling vastgelegde doelen. Als voor zo’n doel een gerichte vrijstelling voor de loonheffingen geldt, kan die ruil zonder belastingheffing plaatsvinden. Uw werknemer kan dan het gehele geruilde bedrag voor het doel inzetten.

Let op! Voor de meeste doelen zal echter geen gerichte vrijstelling bestaan. De ruil zal dan niet zonder meer belastingvrij kunnen. U moet dan dus eerst gewoon loonheffing inhouden op het geruilde bedrag voordat dit voor het doel gebruikt kan worden. In feite ruilt de werknemer dan zijn nettoloon. Daar schiet een werknemer dan dus niet veel mee op.

Gebruik vrije ruimte

Als u het uitgeruilde doel echter kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, kan de uitruil wel belastingvrij plaatsvinden. In zo’n geval kan de werknemer dus wel het brutobedrag geheel inzetten voor het doel.

Kostenneutraal

Bij aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte is dit voor de werknemers weliswaar belastingvrij, maar kunt u als werkgever toch tegen belastingen aanlopen. Dit is het geval als het totaal van vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen dat u aanwijst in de vrije ruimte in een jaar hoger is dan het bedrag van uw vrije ruimte. In zo’n geval betaalt u 80% eindheffing over het meerdere.

Tip! De Belastingdienst heeft nu goedgekeurd dat u bij de uitruil van brutoloon in een cafetariaregeling hiermee rekening houdt. U kunt dus met uw werknemer afspreken dat u een lager bedrag uitruilt, zodat de uitruil ook voor u als werkgever kostenneutraal verloopt.

Voorbeeld
In een aan de Belastingdienst voorgelegde casus wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 onder de cafetariaregeling € 600 uitgeven voor het leasen van zonnepanelen. De werkgever had uitgerekend dat de werknemer hiervoor € 740 brutoloon moest inleveren om dit kostenneutraal te laten verlopen voor de werkgever. Bij inleveren van € 740 brutoloon en ontvangst van een nettovergoeding van € 600 in ruil daarvoor, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.

De Belastingdienst had geen probleem met deze ruil waarin de werkgever in feite gecompenseerd werd om het een en ander voor de werkgever kostenneutraal te houden.

Gebruikelijk

In dit voorbeeld wees de werkgever per werknemer in totaal niet meer dan € 2.400 als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Om die reden ontstond er ook geen conflict met het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium waaraan een aanwijzing in de vrije ruimte moet voldoen.

Let op! Wilt u ook een cafetariaregeling binnen uw onderneming waarbinnen uw werknemers op eigen initiatief brutoloon ruilen voor een nettovergoeding zonder dat dit voor u tot een kostenstijging leidt? Neem dan contact op met één van onze adviseurs. Samen kunnen we dan beoordelen welke mogelijkheden er zijn.

Verhogingen tot en met 2023

In de jaren 2020 tot en met 2023 is het minimumloon al meerdere keren gestegen. Waar dit minimumloon in januari 2020 nog € 1.653,60 per maand bedroeg, was dit per 1 juli 2022 al gestegen naar € 1.756,20 per maand. Per 1 januari 2023 volgde een forse stijging van (afgerond) 10,15% naar € 1.934,40 per maand, gevolgd door een stijging van (afgerond) 3,13% per 1 juli 2023 naar € 1.995 per maand.

Van wettelijk minimummaandloon naar wettelijk minimumuurloon

Per 1 januari 2024 is in plaats van een minimummaandloon een minimumuurloon geïntroduceerd. Dit betekent dat het minimummaandloon geen vast bedrag meer is, maar afhankelijk is van het aantal uren in een voltijdsdienstverband. Vanaf 1 januari 2024 is voor iedereen dus het minimumuurloon gelijk, maar kan het minimummaandloon verschillen. Bij een voltijdsdienstverband van 36 uur is dit dus lager dan bij een voltijdsdienstverband van 38 uur.

Verhogingen per 1 januari 2024

De reguliere indexatie van het minimumloon bedroeg per 1 januari 2024 3,75%. Het minimumloon kwam daarmee uit op € 13,27 per uur. Voor een 36-urige werkweek betekent dit een minimummaandloon van € 2.069,40, voor een 38-urige werkweek van € 2.185,13 en voor een 40-urige werkweek van € 2.300,13 vanaf 1 januari 2024. Dit betekent dat het minimummaandloon per 1 januari 2024 ten opzichte van 1 juli 2023 gestegen is met (afgerond):

• 3,73% voor een 36-urige werkweek,
• 9,53% voor een 38-urige werkweek, en
• 15,29% voor een 40-urige werkweek.

Reguliere indexatie per 1 juli 2024

Door een voorgenomen reguliere indexatie zal het minimumuurloon per 1 juli 2024 nog een keer met afgerond 3,09% verhoogd worden.

Extra verhoging met 1,2%

Bovenop die reguliere indexatie is in het wetsvoorstel Wet verhoging minimumloon 2024 een extra verhoging per 1 juli 2024 met 1,2% opgenomen. De Tweede Kamer nam dit voorstel op 19 maart 2024 aan.

Op 9 april 2024 werd echter bekend dat dit voorstel geen meerderheid in de Eerste Kamer heeft. BBB-senator Heijnen maakte op die datum bekend dat de BBB het voorstel niet steunt. Er is dan een meerderheid in de Eerste Kamer tegen het voorstel De extra verhoging van het minimumloon met 1,2% zal daarom niet doorgaan.

Wat is ‘in de regel’?

De Belastingdienst geeft aan van mening te zijn dat er niet meer ‘in de regel’ naar het werk wordt gereisd of thuisgewerkt als dit meer dan twee maanden wordt onderbroken. Dit wordt beoordeeld per aanleiding, zoals ziekte of verlof, en op kalenderbasis. Een vergoeding kan dan niet meer onbelast worden uitbetaald. 

Ouderschapsverlof na geboorteverlof

Verschillende verlofsoorten, zoals geboorteverlof en zorgverlof, zijn ieder te beschouwen als een aparte aanleiding. Dit kan anders zijn als verlofsoorten aaneengesloten worden opgenomen. Dit is in ieder geval zo bij zwangerschapsverlof gevolgd door bevallingsverlof. Dan is het totale verlof dus aan te merken als één aanleiding en zal een onbelaste kostenvergoeding minder lang kunnen worden doorbetaald.

Voorbeeld

Een fulltime werkneemster gaat zes weken met zwangerschapsverlof en daarna zes weken met bevallingsverlof. Daarna gaat ze tien weken lang twee dagen per week met bevallingsverlof. Het verlof valt binnen hetzelfde jaar. Ze reist in totaal zes plus zes weken helemaal niet naar het werk, dus langer dan twee maanden. Een onbelaste reiskostenvergoeding is dan niet mogelijk. De gespreide opname van het bevallingsverlof over tien weken wordt gezien als nieuwe aanleiding. Een onbelaste reiskostenvergoeding voor drie dagen per week is dan weer mogelijk.

Reiskostenvergoeding

In 2024 is voor zakelijke ritten een onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk van € 0,23/km. Die vergoeding geldt ook voor het woon-werkverkeer. De Belastingdienst heeft voor een tweetal situaties aangegeven wanneer ritten vanaf de camping naar het werk als woon-werkverkeer classificeert.

Alleen het weekend

In de eerste situatie gaat het om een werknemer waarvan het gezin op de camping staat. De werknemer verblijft thuis, maar besluit de weekends bij het gezin op de camping door te brengen. De Belastingdienst geeft aan dat de rit op vrijdagmiddag vanaf het werk naar de camping en op maandagmorgen vanaf de camping naar het werk, niet aangemerkt kunnen worden als woon-werkverkeer. Een belastingvrije reiskostenvergoeding voor die ritten is dus niet mogelijk.

Enkele maanden op camping

Ook wordt ingegaan op de situatie dat een werknemer enkele maanden op de camping staat en gedurende die periode dagelijks vanaf de camping op en neer naar het werk rijdt. De Belastingdienst geeft aan van mening te zijn dat de camping dan gezien kan worden als verblijfplaats. Dit betekent dat de ritten tussen werk en camping in beginsel aangemerkt kunnen worden als woon-werkverkeer en een belastingvrije reiskostenvergoeding mogelijk is.

Let op! De Belastingdienst spreekt van ‘enkele maanden’. Waar de grens precies ligt, is niet duidelijk.

Redelijkheid

De Belastingdienst geeft ook aan dat altijd de redelijkheid in acht moet worden genomen. Men name als een werknemer om privéredenen een woon- of verblijfplaats betrekt die veel verder van het werk is gelegen, is het discutabel of die situatie nog redelijk is om een belastingvrije vergoeding voor woon-werkverkeer te verstrekken. De inspecteur mag beoordelen of dit het geval is en of een onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk is.

Uitzonderingen

Aangegeven wordt ook dat altijd uitzonderingen mogelijk zijn. Zo kan een rit van de camping naar het werk ook als zakelijk worden aangemerkt als de rit bijvoorbeeld plaatsvindt naar aanleiding van een verzoek van de werkgever. 

Zelfstandige ondernemer

De Belastingdienst gaat niet in op de positie van de zelfstandige ondernemer die op een camping verblijft. Het is echter aannemelijk dat dan dezelfde uitgangspunten gelden. Dat wil zeggen dat in gevallen waarin een onbelaste vergoeding mogelijk is, een zelfstandige ondernemer € 0,23/km ten laste van zijn winst kan brengen.

Tip! Neem bij twijfel contact op met uw adviseur om naheffingen te voorkomen. Bij verschil van mening kunt u altijd nog naar de rechter stappen.