Verduidelijking vrijstelling ov-kaart in Belastingplan 2025
Wanneer gericht vrijgesteld?
Sinds dit jaar kunt u als werkgever onder voorwaarden een ov-kaart aan uw werknemer vrijgesteld van loonheffingen verstrekken of vergoeden. Dat kon voor die tijd ook al, maar daarvoor golden verschillende en strengere voorwaarden. Vanaf 2024 geldt alleen nog maar als voorwaarde dat uw werknemer de ov-kaart ook (in ieder geval in enige mate) gebruikt voor zakelijke reizen en/of woon-werkverkeer.
Terminologie aangepast
Bij een ov-kaart kan het gaan om een ov-abonnement of een voordeelurenkaart. In de praktijk bestond onduidelijkheid over de vraag wat onder een ov-abonnement en wat onder een voordeelurenkaart moest worden verstaan. De voorgestelde wijzigingen bevatten daarom ook een wijziging van de gebruikte terminologie. Vanaf 2025 wordt de voorkeur gegeven aan algemene omschrijvingen, waarmee de regelingen ook toekomstbestendig worden gemaakt. Er wordt in de wet daarom opgenomen dat het gaat om de mogelijkheid om vrij te reizen met het openbaar vervoer of om het verlenen van korting op de prijs van het openbaarvervoersbewijs.
Praktijk blijft gelijk
Aan de gerichte vrijstelling verandert in de praktijk eigenlijk niets. De voorwaarde is en blijft dat de ov-kaart ook (in ieder geval in enige mate) gebruikt wordt voor zakelijke reizen en/of woon-werkverkeer. Het maakt daarbij niet uit of uw werknemer de kaart ook gebruikt voor privéreizen.
Niet alleen Nederlands openbaar vervoer
Met de aanpassing van de wet wordt vanaf 2025 ook het onderscheid weggenomen tussen Nederlands openbaar vervoer en reizen met ander openbaar vervoer. Er is naar oordeel van het kabinet namelijk geen goede reden om dit onderscheid te handhaven.
Let op! Deze wijzigingen moeten nog door de Tweede en Eerste Kamer worden goedgekeurd en zijn dus nog niet definitief.
Wat spreekt u af?
Het antwoord op de vraag of u de vrije ruimte van 2024 of 2025 moet gebruiken, is afhankelijk van de afspraken die u met uw personeel maakt over de theaterkaartjes.
Vrije ruimte in 2025
Is het de bedoeling dat het hele bedrijf gezamenlijk de theatervoorstelling in 2025 bezoekt en zijn de kaartjes in feite alleen in 2024 gegeven als een soort van vooraankondiging? Ofwel, kan de werknemer niet zelf beslissen wat hij met het theaterkaartje doet, bijvoorbeeld deze verkopen of aan iemand anders schenken? Dan is het genietingsmoment van het theaterkaartje pas op het moment van de theatervoorstelling, in 2025 dus. U moet het kaartje dan ook onderbrengen in de vrije ruimte 2025.
Let op! Dit is ook zo als u in 2024 theaterkaartjes koopt voor een theatervoorstelling in 2025 en deze in eigen beheer houdt. Ook dan vindt het genietingsmoment plaats in 2025 en moet u de vrije ruimte 2025 daarvoor gebruiken.
Vrije ruimte in 2024
Dit is echter anders als u uw werknemer in 2024 een theaterkaartje geeft voor een theatervoorstelling in 2025 en u uw werknemer de vrije hand geeft. De werknemer mag zelf weten wat hij met het kaartje doet: zelf de voorstelling bezoeken, het kaartje verkopen of schenken aan iemand anders. In dat geval vindt het genietingsmoment al in 2024 plaats, de werknemer kan op dat moment immers over het kaartje beschikken en er mee doen wat hij zelf wil. U gebruikt voor dit kaartje dan de vrije ruimte 2024.
Let op! Dit geldt uiteraard niet alleen voor theaterkaartjes, maar ook voor andere zaken waarover een werknemer zelf meteen kan beschikken. Geeft u bijvoorbeeld in 2024 een cadeaubon aan een werknemer, dan vindt op dat moment het genietingsmoment plaats. Het maakt dan niet uit of de werknemer de cadeaubon in 2024, 2025 of zelfs later gebruikt.
Gebruikelijk
Zoals bij alles dat u in de vrije ruimte wil onderbrengen, moet wel voldaan zijn aan de gebruikelijkheidstoets die hiervoor geldt. Dit betekent als u vergoedingen en verstrekkingen onder wilt brengen in de vrije ruimte, dit niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Tip! Tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar gaat de Belastingdienst er in het algemeen vanuit dat voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets.
1. Schoon uw administratie op
Als ondernemer dient u uw administratie in beginsel zeven jaar te bewaren. Dat betekent dat u de administratie van vóór 2017 mag wegdoen. Voor akten en aankoopbewijzen inzake onroerend goed is de bewaartermijn tien jaar. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn in de omzetbelasting voor onroerend goed. U moet uw gehele administratie ook tien jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.
2. Vraag nu subsidie aan voor elektrische (bedrijfs)auto
De Subsidieregeling Emissieloze Bedrijfsauto’s (SEBA) en de Subsidie Elektrische Personenauto’s Particulieren (SEPP) gaan per 2025 verdwijnen. Vraag daarom nog dit jaar deze subsidie aan als u van plan was een dergelijke auto aan te schaffen. De SEPP is weliswaar alleen beschikbaar voor particulieren, maar als u een auto niet als ondernemingsvermogen aanmerkt, kan ook van deze subsidie geprofiteerd worden. Let bij beide subsidies even goed op de voorwaarden!
3. Hoeveel vrije ruimte heeft u nog?
Onder de werkkostenregeling mag u een aantal zaken belastingvrij aan uw werknemers vergoeden of verstrekken door ze onder te brengen in de vrije ruimte. Die bedraagt in 2024 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% van het meerdere van uw loonsom. Vergoedt of verstrekt u meer, dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere. We zitten momenteel ongeveer op de helft van het jaar, dus ga eens na hoeveel vrije ruimte u nog ‘over heeft’. U weet dan hoeveel u nog kunt uitgeven aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, zonder dat u straks als werkgever belasting moet betalen.
4. Een nieuwe niet-elektrische bestelauto nodig?
Bent u van plan op korte termijn een nieuwe, niet-elektrische bestelauto aan te schaffen, doe dit zo mogelijk dan nog dit jaar. Vanaf 2025 komt de bpm-vrijstelling voor ondernemers voor niet-elektrische bestelauto’s namelijk te vervallen, wat betekent dat dergelijke auto’s (in principe) gemiddeld ruim € 11.000 duurder gaan worden. Omdat u vast niet de enige bent die deze extra uitgave wil voorkomen, is het verstandig niet tot het laatst met uw aanschaf te wachten.
5. In loondienst of niet?
Besteedt u bepaalde diensten uit aan derden, ga dan eens na of deze personen fiscaal wel zelfstandig zijn. Werkt u met Modelovereenkomsten, check dan of er nog wordt gehandeld conform de voorwaarden. De Belastingdienst corrigeert momenteel alleen bij fraude, maar gaat vanaf 2025 ook in andere gevallen de wet strak handhaven. Blijkt er dan sprake te zijn van een dienstbetrekking terwijl er gehandeld wordt alsof uw opdrachtnemer een zelfstandig ondernemer is, dan volgen er naheffingen met mogelijk een boete. Voorkom dit!
Hiertoe gaan we eerst kort in op wat de vrije ruimte, het 10%-criterium en de concernregeling in de WKR inhouden. Daarna leggen wij uit wat de goedkeuring van de Belastingdienst betekent.
Vrije ruimte
Binnen de WKR kunt u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen waarvoor een gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt, belastingvrij voor de loonheffingen aan uw werknemers geven. Is er geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering? Dan kunt u ze toch belastingvrij voor de loonheffingen aan uw werknemers geven als u deze aanwijst als eindheffingsloon. Als het totaal van wat u aanwijst in een jaar de zogenaamde vrije ruimte niet overschrijdt, betaalt u geen belasting. Wordt de vrije ruimte wel overschreden, dan betaalt u 80% eindheffing over deze overschrijding.
Let op! De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% van uw totale fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Loon uit vroegere dienstbetrekking
Voor de berekening van uw vrije ruimte gaat u uit van uw totale fiscale loonsom. Bestaat uw totale fiscale loonsom echter voor meer dan 10% uit loon uit vroegere dienstbetrekking? Dan telt al dit loon uit vroegere dienstbetrekking niet mee voor de berekening van de vrije ruimte. Dit wordt ook wel het 10%-criterium genoemd.
Let op! Bij loon uit dienstbetrekking moet u denken aan onder meer (pre)pensioen of een ontslaguitkering.
Concernregeling
De vaststelling van de vrije ruimte en de berekening van de 80% eindheffing vindt in principe plaats per werkgever. Als u met meerdere werkgevers een concern vormt, kunt u echter ook kiezen om de concernregeling toe te passen. U telt dan alle fiscale loonsommen van de verschillende concernonderdelen (werkgevers) bij elkaar op, en berekent aan de hand daarvan de vrije ruimte en de overschrijding van de vrije ruimte op concernniveau.
Let op! Van een concern is sprake als u een belang heeft van minimaal 95% in een andere werkgever of andersom, of als een derde een belang heeft van minimaal 95% in u én een belang van minimaal 95% in een andere werkgever.
10%-criterium bij toepassen concernregeling
Hoe moet beoordeeld worden of het loon uit vroegere dienstbetrekking meetelt voor de berekening van de vrije ruimte (het 10%-criterium) als een werkgever kiest voor toepassing van de concernregeling? Moet dat per werkgever berekend worden (dus per concernonderdeel) of voor het concern als geheel? De Belastingdienst heeft aangegeven dat het concern daar zelf een keuze in mag maken. De gemaakte keuze geldt dan wel voor alle concernonderdelen.
Wat betekent dit voor u?
Kiest u in een jaar ervoor om de concernregeling toe te passen? Dan moet u dus een extra rekensom maken wat in uw geval gunstiger is: toepassen van het 10%-criterium op concernniveau of voor elke concernonderdeel apart.
