Is door werkgever betaalde lijfrente aftrekbaar?
Betaling uit nettoloon
Heeft uw werknemer zelf een lijfrente afgesloten en spreekt u met hem/haar af dat u deze de premie betaalt? Als u de betaling van de lijfrentepremie inhoudt op het nettoloon van uw werknemer, kan uw werknemer de premie gewoon aftrekken van het inkomen in de aangifte inkomstenbelasting. Van belang is namelijk of de premie op uw werknemer ‘drukt’. Dat is hier het geval omdat u de betaling inhoudt op het nettoloon.
Let op! Voorwaarde voor aftrekbaarheid is wel dat de werknemer voldoende jaar- en/of reserveringsruimte heeft
Betaling via werkkostenregeling
Ook als u de premie betaalt en deze onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling door aanwijzing als eindheffingsloon, is de premie aftrekbaar voor uw werknemer. Door aanwijzing als eindheffingsloon, is dit brutoloon immers nettoloon geworden. Omdat u dit nettoloon niet aan uw werknemer uitbetaalt, drukt de premie ook in dit geval. Ook nu moet de werknemer voldoende jaar- en/of reserveringsruimte hebben. Verder moet het aanwijzen als eindheffingsloon wel ‘gebruikelijk’ zijn.
Betaling op andere wijze
Betaalt u de lijfrentepremie, maar houdt u dit bedrag niet in op het nettoloon of wijst u dit bedrag niet aan in de vrije ruimte? Dan vormt deze betaling voor uw werknemer brutoloon waarop u loonbelasting en premie volksverzekeringen moet inhouden.
Let op! Betaling van de premies uit het brutoloon door deze in aftrek te brengen op het brutoloon is dus niet toegestaan.
Verschil met pensioenpremie
Lijfrentepremies verschillen dus van pensioenpremies, omdat pensioenpremies in beginsel wél ten laste van het bruto-inkomen kunnen worden gebracht. Voor lijfrentepremies geldt dit echter niet.
Wel of niet op de werkplek?
Voor het antwoord op die vraag is om te beginnen van belang waar de activiteit gehouden wordt. Vindt het bedrijfsuitje plaats op de werkplek – u organiseert bijvoorbeeld een borrel of barbecue in uw lunchruimte of op uw parkeerterrein dat hoort bij uw kantoor –, dan gelden andere regels dan als het bedrijfsuitje elders plaatsvindt.
Let op! De werkplek is een ruim begrip en omvat alle plekken die in verband met het verrichten van arbeid worden gebruikt waarvoor u als werkgever op grond van de Arbowet verantwoordelijk voor bent, zoals uw magazijn, kantine en parkeerterrein of fietsenstalling op het bedrijfsterrein.
Werkplek: consumpties vrij en maaltijd belast
Verstrekt u consumpties tijdens het feestje op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met wat borrelhapjes, dan zijn deze onbelast voor de loonheffingen. Verstrekt u tijdens uw personeelsfeestje echter ook een maaltijd, zoals een barbecue, dan is de maaltijd voor het normbedrag van € 3,90 (2024) per persoon belast voor de loonheffingen. Wilt u niet dat uw personeel zelf over die maaltijd belasting moet betalen, dan kunt u de maaltijd ook onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Let op! Of de maaltijd bij onderbrenging in de vrije ruimte van de WKR onbelast is, is afhankelijk van alle andere zaken die u hier in 2024 onderbrengt en de hoogte van de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% van de loonsom tot € 400.000, plus 1,18% over het meerdere. Overschrijdt u de vrije ruimte, dan moet u 80% belasting betalen over het meerdere boven de vrije ruimte.
Niet op de werkplek: consumpties en maaltijden belast
Bij een bedrijfsuitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, zoals een bezoekje aan bijvoorbeeld een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid, is de waarde ervan volledig belast voor de loonheffingen. Dit betekent dat uw werknemer loonheffingen moet betalen over de kosten van entree, de consumpties, de maaltijd en de reis ernaartoe, als hiervoor bijvoorbeeld een bus wordt gehuurd. U moet dan uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.
Wilt u uw personeel hiervoor niet zelf belasten, dan kunt u ook de kosten van een dergelijk uitje onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Dit zal echter al snel in de papieren lopen, dus houdt hier de vrije ruimte goed in de gaten. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over de overschrijding.
Let op! Bij een uitje dat niet plaatsvindt op de werkplek, wordt een maaltijd belast tegen de werkelijke kosten en kunt u dus niet uitgaan van het normbedrag van € 3,90.
Kosten partners en kinderen werknemers
Mag uw personeel bij het bedrijfsuitje ook de partner of zelfs de kinderen meebrengen? Dan moet u bij een feestje op de werkplek waarbij ook een maaltijd verstrekt wordt, ook voor de partners en kinderen € 3,90 per persoon in aanmerking nemen voor de maaltijd. Betaalt de werknemer de loonheffing, dan wordt de € 3,90 voor de partner en de kinderen bij de werknemer meegenomen. Wijst u het feestje toe aan de vrije ruimte van de WKR, dan komt dus voor elke partner en kind ook € 3,90 ten laste van de vrije ruimte.
Vindt het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaats, dan betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als u de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moet u alle kosten toewijzen. U mag dus niet de kosten van de partner en kinderen daarvan uitsluiten.
Dga
De dga die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, loopt gewoon mee in de hiervoor beschreven regels. Een dga is immers ook een werknemer.
Dat is anders voor de dga die in zijn holding op de loonlijst staat en via een managementovereenkomst door de holding te werk is gesteld in de werkmaatschappij. Voor deze dga hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over deze € 3,90. De holding kan er ook voor kiezen deze € 3,90 onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.
Tip! Vindt het bedrijfsuitje plaats buiten de werkplek? Dan hoeft het aandeel van de dga die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet meegenomen te worden in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de dga in de holding loonheffing betalen over dit aandeel. Maar ook hier kan de holding ervoor kiezen dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.
De Belastingdienst heeft aan de hand van een voorbeeldsituatie aangegeven hoe een en ander in de praktijk uitwerkt bij de vergoeding van een mobiele telefoon.
Noodzakelijke voorzieningen
Voor een aantal noodzakelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling, waardoor een werkgever deze voorziening onbelast aan een werknemer kan vergoeden of verstrekken. Deze vrijstelling geldt voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.
De vrijstelling geldt alleen als genoemde zaken naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Daarnaast moet de werknemer ze teruggeven of de restwaarde aan de werkgever vergoeden als hij ze niet meer voor het werk nodig heeft (bijvoorbeeld bij uitdiensttreding). Tot slot mogen de zaken geen onderdeel uitmaken van een cafetariaregeling.
Cafetariaregeling
Bij een cafetariaregeling biedt de werkgever bepaalde zaken aan tegen inlevering van een deel van het brutoloon. Als een werkgever zo’n uitruil toepast voor een noodzakelijke voorziening, is de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing.
Luxere uitvoering mobiele telefoon
In het voorbeeld van de Belastingdienst wil een werkgever een mobiele telefoon van € 600 aan zijn werknemer vergoeden. De mobiele telefoon is in principe een noodzakelijke voorziening waarvoor de gerichte vrijstelling kan gelden. Een werknemer besluit van de mogelijkheid gebruik te maken om een luxere uitvoering te kiezen en legt zelf € 400 bij uit zijn brutoloon. De werkgever wijst de telefoon aan als eindheffingsloon. Vraag is of de uitruil van het brutoloon verhindert dat de gerichte vrijstelling van toepassing is.
Vrijgesteld of niet?
Dit blijkt niet het geval. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als het hele bedrag van de telefoon wordt uitgeruild met het brutoloon. Omdat echter alleen het meerdere van € 400 wordt uitgeruild, is de gerichte vrijstelling wel van toepassing op de vergoeding van € 600, op voorwaarde dat voldaan wordt aan de andere twee voorwaarden die gelden voor deze gerichte vrijstelling.
Vrije ruimte
De meerprijs van € 400 is niet gericht vrijgesteld, maar kan eventueel wel worden aangewezen invalt wel in de vrije ruimte. Voor het aanwijzen in de vrije ruimte geldt wel de voorwaarde dat dit gebruikelijk is.
Is er geen vrije ruimte meer beschikbaar, dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag van € 400.
Verblijfkosten
De verblijfkosten van chauffeurs in het beroepsgoederenvervoer betreffen onder meer de kosten van maaltijden, overige consumpties en sanitaire voorzieningen. In de cao is voor de hiervoor genoemde kosten in artikel 40 een vaste nettovergoeding afgesproken, die onder meer afhankelijk is van het aantal dagen en de tijdstippen dat een chauffeur onderweg is.
Let op! Deze netto vergoeding ziet niet op andere kosten, zoals die van overnachting en van de telefoon.
Belastingvrij
Volgens een afspraak met de Belastingdienst is de vaste netto vergoeding gericht vrijgesteld en kan daarmee belastingvrij. Dit betekent dat een werkgever niet zelf hoeft te onderzoeken of de vergoeding overeen komt met de werkelijk door de chauffeur gemaakte kosten. Een dergelijk onderzoek is normaal gesproken bij een vaste kostenvergoeding wel vereist.
Ook voor werkgever zonder cao?
De Belastingdienst is ingegaan op de vraag of de afspraak ook kan gelden voor werkgevers die niet onder de betreffende cao vallen. Dit blijkt niet zonder meer het geval te zijn. Een werkgever die de vaste netto kostenvergoeding ook gericht vrijgesteld aan zijn chauffeurs wil verstrekken, moet voldoen aan het volgende.
Het moet gaan om chauffeurs die vervoer verrichten dat geen personenvervoer is. Daarnaast moeten deze chauffeurs vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als de chauffeurs waarop de cao betrekking heeft. Ook dient de werkgever dezelfde voorwaarden en vergoedingen te hanteren die gelden in de cao Beroepsgoederenvervoer.
Let op: Wordt niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan, dan kan een werkgever met zijn eigen inspecteur afspraken maken als hij een vaste kostenvergoeding wil geven.
