Koffiebeker onbelast verstrekken?
Verplichting sinds 1 januari 2024
Het vervangen van plastic wegwerpbekers is sinds 1 januari van dit jaar voor werkgevers verplicht. Stel dat een werkgever zijn personeel in plaats hiervan een koffiebeker verstrekt ter waarde van € 10 die de werknemer ook mee naar huis kan nemen om schoon te maken. De werknemer hoeft de beker bij einde dienstbetrekking ook niet terug te geven. Wat is dan het fiscale gevolg?
Voorwaarden
De Belastingdienst heeft onderzocht of het verstrekken van een dergelijke koffiebeker voldoet aan de voorwaarden die gelden voor een onbelaste verstrekking (een nihilwaardering). De werkgever hoeft dan geen gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Dat blijkt in beginsel het geval te zijn. De bekers zijn een voorziening die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt wordt waarvan het niet gebruikelijk is dat deze elders gebruikt worden. Het aanbieden van de voorziening is ook ‘redelijk’. De werknemers hebben er immers niet zelf voor gekozen om de plastic beker taboe te verklaren.
Gebruik op de werkplek
Dat de koffiebekers daadwerkelijk op de werkplek gebruikt worden, is volgens de Belastingdienst overigens niet vanzelfsprekend. De werkgever moet dit desgevraagd aannemelijk kunnen maken. Aan de hand van de feiten en omstandigheden is het antwoord op deze vraag ter beoordeling van de inspecteur. Als die natuurlijk niet net zelf aan de koffie zit…..
Percentages
Naast de normbedragen bevat het overzicht ook de actuele percentages zorgverzekeringswet, werknemersverzekeringen en de premieloonsom ter bepaling van de grootte van een werkgever.
Gebruikelijk loon, normbedrag maaltijd
Ook is onder meer het nieuwe gebruikelijk loon voor de dga in het overzicht te vinden, het normbedrag voor een verstrekte maaltijd en de normbedragen voor de vrijwilligersregeling. Het overzicht bevat ook een aantal normbedragen dat jaarlijks niet wijzigt, zoals het normbedrag voor vrijgestelde producten uit het eigen bedrijf.
Handig
Het overzicht met normbedragen en percentages is een handig naslagwerk. U kunt het overzicht hier downloaden.
Werkkostenregeling
Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers allerlei zaken, zoals een kerstpakket, belastingvrij aan hun personeel vergoeden, verstrekken of ter beschikkingstellen. Voorwaarde is dat de werkgever deze zaken aanwijst in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De werkgever hoeft hierover dan ook geen belasting te betalen, zolang alle vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte niet overschrijden. Gebeurt dit wel, dan moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het meerdere boven de vrije ruimte.
Let op! Voor sommige zaken gelden zogenaamde gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Denk aan de vergoeding van zakelijke reiskosten, in 2023 tot maximaal € 0,21 per kilometer, of aan consumpties op de werkplek die geen maaltijd zijn. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van deze zaken tellen niet mee voor de vrije ruimte.
Vrije ruimte
De vrije ruimte bedroeg in 2023 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% van het meerdere van de loonsom boven € 400.000. Een werkgever met een loonsom van bijvoorbeeld € 600.000 had in 2023 dus een vrije ruimte van 3% x €400.000 + 1,18% x € 200.000 = € 12.000 + € 2.360 = € 14.360. Heeft deze werkgever in 2023 bijvoorbeeld € 18.000 aan vergoedingen en verstrekkingen aangewezen in de vrije ruimte, dan betaalt hij over € 18.000 -/- € 14.360 = € 3.640 80% belasting, ofwel € 2.912.
Tijdig aangeven
U dient het bedrag van de eindheffing, in bovenstaand voorbeeld € 2.912, uiterlijk in de aangifte van het tweede loontijdvak van 2024 aan te geven. Voor werkgevers die maandaangifte doen is dit uiterlijk 31 maart 2024. Voor werkgevers die per vier weken aangifte doen, is dit uiterlijk 25 maart 2024. Genoemde data zijn tevens de uiterste betaaldata.
Chauffeurskaart
Een chauffeurskaart is een kaart waarmee een boordcomputer de identiteit van de bestuurder van een taxi kan vaststellen. Op de kaart kunnen ook gegevens opgeslagen worden. U kunt denken aan gegevens als het kenteken en de kilometerstand van de auto, de arbeids- en rusttijden van de bestuurder, gegevens met betrekking tot de taxivergunning en allerlei gegevens met betrekking tot de taxiritten. Voor iedere bestuurder van een auto die wordt ingezet voor taxivervoer, is zo’n chauffeurskaart verplicht.
Aanvragen chauffeurskaart
De chauffeurskaart kan alleen door de bestuurder worden aangevraagd bij het Kiwa Register. De bestuurder moet bij de aanvraag onder meer de volgende documenten overleggen:
- een verklaring omtrent het gedrag voor het besturen van een taxi (hierna VOG), en
- een geneeskundige verklaring voor het besturen van een taxi.
VOG gericht vrijgesteld
Aan het aanvragen van een VOG zijn kosten verbonden. Voor de vergoeding van het aanvragen van een VOG geldt een gerichte vrijstelling. U kunt deze kosten daarom onbelast aan uw werknemer vergoeden. Hiervoor hoeft dus niet de vrije ruimte te worden gebruikt.
Geneeskundige verklaring niet gericht vrijgesteld
Aan een geneeskundige verklaring zijn ook kosten verbonden. De Belastingdienst is van oordeel dat voor de vergoeding van deze kosten geen gerichte vrijstelling kan worden toegepast. U kunt deze kosten daarom niet zonder meer onbelast vergoeden aan uw werknemer.
Geneeskundige verklaring in vrije ruimte
U kunt er wel voor kiezen om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor de werknemer is de vergoeding dan onbelast. U betaalt hierover ook geen belasting als uw totaal aan aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in een jaar binnen de vrije ruimte blijven. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan bedraagt de belasting ten laste van u als werkgever 80% van deze overschrijding.
Let op! De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% tot een fiscale loonsom van € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
