Belastingdienst wijst op gebruikelijkheidseis WKR

Vrije ruimte

Uw vrije ruimte bedraagt in 2025 2% van uw totale fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven. In beginsel kunt u alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u doet aan werknemers aanwijzen in de vrije ruimte. De werknemer betaalt dan geen loonbelasting. U betaalt alleen een eindheffing van 80% voor zover het totaal van aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hoger is dan uw vrije ruimte.

Bepaalde zaken niet in de vrije ruimte

U kunt niet alles aanwijzen in de vrije ruimte. Bepaalde zaken moet u verplicht bij uw werknemer belasten. Dit geldt bijvoorbeeld voor een auto van de zaak of het rentevoordeel van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente aftrekbaar is in de inkomstenbelasting.

Gebruikelijkheidseis

Daarnaast mag u alleen die zaken aanwijzen in de vrije ruimte die voldoen aan de gebruikelijkheidseis. De Belastingdienst verduidelijkt dit in een nieuwe versie van het Handboek Loonheffingen van oktober 2025.

U voldoet aan de gebruikelijkheidseis als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst verduidelijkt waar u dan in ieder geval naar moet kijken, te weten:

• de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan;
• de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
• wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
• de vraag of tariefvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties.

Let op! Voldoet u niet aan de gebruikelijkheidseis? Dan mag u het deel van de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling dat niet meer dan 30% afwijkt wel in de vrije ruimte aanwijzen. Het bedrag boven deze 30%-grens moet u dan echter individueel belasten bij de werknemer.

€ 2.400

De beoordeling of iets voldoet aan de gebruikelijkheidseis is niet altijd eenvoudig. Om discussie over elke euro met de Belastingdienst te voorkomen, kunt u gebruikmaken van de doelmatigheidsmarge van € 2.400. Tot een bedrag van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst de zaken namelijk in alle redelijkheid als gebruikelijk. In alle redelijkheid betekent dat het loon van de werknemer bijvoorbeeld niet lager mag worden dan het wettelijk minimumloon of bij een stagiair.

Tip! Bepaalde vergoedingen, verstrekking en terbeschikkingstellingen zijn gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd. Deze zaken verlagen uw vrije ruimte dan niet.

Openbaar parkeren

De Belastingdienst gaat nader in op deze situatie aan de hand van een casus. Tussen het kantoor van een werkgever en de parkeerplaatsen bevindt zich een openbare ruimte. Ook derden kunnen van de parkeergelegenheid gebruik maken. Parkeren daar kost € 16 per dag.

De Belastingdienst stelt zich op het standpunt dat parkeren tijdens een vakantie in deze situatie belast is. De parkeerruimte bevindt zich namelijk niet op de werkplek en kan dus ook niet aangemerkt worden als een voorziening op de werkplek.

Geen nihilwaardering

Er is ook geen sprake van een nihilwaardering, omdat er sprake is van een substantieel voordeel en dit wordt maatschappelijke gezien ook als loon wordt ervaren. Het gelegenheid geven tot parkeren is bovendien in de omschreven situatie, tijdens een vakantie, niet in het belang van het arbeids- of bedrijfsproces. 

Ruimere uitleg Handboek

Het Handboek Loonheffingen hanteert echter een ruimere uitleg en stelt dat het parkeren onbelast is, als de werknemer de werkgever met succes aansprakelijk kan stellen. De Belastingdienst is van mening dat werkgevers hieraan het vertrouwen kunnen ontlenen dat parkeren onder genoemde omstandigheden onbelast is. Het Handboek zal op dit punt wel worden aangepast.

Overgangsregeling!

Vanwege deze onduidelijkheid hanteert de Belastingdienst daarom een overgangsperiode voor werkgevers die vóór het onderhavige standpunt van de Belastingdienst, dus vóór 9 oktober 2025, op basis van de tekst van het Handboek 2025 parkeergelegenheid in de omgeving van de werkplek ter beschikking hebben gesteld aan hun werknemers. Tot de datum van publicatie van het Handboek 2026 blijft in die gevallen het parkeren onbelast.

Tip! Zorg ervoor dat u in soortgelijke omstandigheden inspeelt op de aanstaande wijziging. Uw werknemer zal vanaf de wijziging belasting moeten betalen over het voordeel. U kunt dit voordeel uiteraard ook bruteren of onderbrengen in de werkkostenregeling als dit voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium.

Vrije ruimte en gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Een werkgever kan een werknemer, onder voorwaarden, onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen geven door deze ten laste te brengen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Let op!De vrije ruimte bedraagt in 2025 2% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom van de werkgever en 1,18% over het bedrag daarboven.

Voor sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gelden ook gerichte vrijstellingen. Als iets gericht is vrijgesteld, is het onder voorwaarden onbelast en hoeft dit niet ten laste van de vrije ruimte te komen. Denk hierbij aan de gerichte vrijstelling van € 0,23 per zakelijke kilometer.

Vrije ruimte in de inkomstenbelasting

In de inkomstenbelasting is een met de loonbelasting vergelijkbare wettelijke bepaling opgenomen. Doel van deze bepaling is om inwoners van Nederland met een buitenlandse werkgever die niet in Nederland inhoudingsplichtig is voor de loonbelasting hetzelfde te behandelen als inwoners van Nederland met een Nederlandse werkgever.

De Hoge Raad oordeelde in 2022 al dat door deze wettelijke bepaling werknemers met een niet-inhoudingsplichtige werkgever de vrije ruimte in aftrek kunnen brengen op hun inkomen in de inkomstenbelasting. Deze werknemers kunnen in 2025 in principe zonder nadere voorwaarden 2% van hun aan Nederland toe te rekenen brutoloon aftrekken in de inkomstenbelasting. Dit geldt tot een brutoloon van maximaal € 400.000, daarboven is het 1,18%.

Let op!Dit kan niet als de buitenlandse werkgever in Nederland inhoudingsplichtig is voor de loonbelasting. Dan gelden namelijk gewoon de regels die ook voor Nederlandse werkgevers gelden.

Gerichte vrijstelling in de inkomstenbelasting

De Hoge Raad had nog niet geoordeeld over de vraag of een inwoner van Nederland met een buitenlandse werkgever die niet inhoudingsplichtig is voor de loonbelasting, ook de zakelijke kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt in aftrek mag brengen in de aangifte inkomstenbelasting. De Belastingdienst vond dat dit niet kon, ondanks het oordeel van de Hoge Raad in 2022 over de vrije ruimte.

De Hoge Raad heeft nu (5 september 2025) echter geoordeeld dat dit wel kan: het is voor het toepassen van de gerichte vrijstelling volgens de Hoge Raad, net als bij de vrije ruimte, niet nodig dat de werkgever de vergoedingen of verstrekkingen heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Wel onderbouwing nodig

Aftrek van zakelijke kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, kan overigens niet zonder meer. Er moet namelijk wel aannemelijk zijn dat de zakelijke kosten gemaakt zijn. Verder moet getoetst worden of de zakelijke kosten binnen de voorwaarden en grensbedragen van de gerichte vrijstellingen blijven.

Onderzoek bij vaste kostenvergoeding

De Hoge Raad merkt nog op dat als sprake is van een vaste kostenvergoeding hier een onderzoek naar de werkelijke gemaakte kosten aan ten grondslag moet liggen. In tegenstelling tot vaste kostenvergoeding die door een in Nederland inhoudingsplichtige werkgever worden gegeven, hoeft dit onderzoek niet al verricht te zijn voordat de werknemer de vergoeding ontvangt. Bovendien kan het onderzoek naar de werkelijke kosten door de werknemer worden gedaan zonder dat de werkgever daarbij betrokken is, aldus de Hoge Raad.

Let op!Bent u inwoner van Nederland, maar werkt u voor een niet-inhoudingsplichtige buitenlandse werkgever? Dan kunt u dus onder voorwaarden in uw aangifte inkomstenbelasting ook een beroep doen op gerichte vrijstellingen. Neem voor overleg over deze voorwaarden contact op met onze adviseurs.

Werkplek

Als u uw personeel op de werkplek trakteert, hoeft uw personeel hierover geen belasting te betalen. De werkplek is een ruim begrip, want alle ruimtes waarvoor u als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent, vallen eronder. Een ijsje of colaatje in bijvoorbeeld uw kantine of op kantoor is dus onbelast.

Betaal zelf

Betaalt uw personeel de verfrissing zelf en vergoedt u de kosten, dan is de vrijstelling niet van toepassing. Zorg er dus voor dat u de factuur zelf betaalt om belastingheffing te voorkomen. 

Werkkostenregeling

U kunt er ook voor kiezen een fris extraatje onder te brengen in de werkkostenregeling, WKR. Bijvoorbeeld als u na het werk met uw personeel iets gaat drinken op een terrasje in de buurt. Houd er dan rekening mee dat u met al uw personeelsvoorzieningen in het jaar binnen de vrije ruimte blijft. Schiet u hier overheen, dan betaalt u als werkgever namelijk 80% belasting over het meerdere. Een ander aandachtspunt is de gebruikelijkheid. Geeft u meer dan € 2.400 aan een werknemer per jaar aan zaken of vergoedingen in de vrije ruimte? Dan zult u, voor het gedeelte boven de € 2.400 aannemelijk moeten maken dat deze zaken of vergoedingen gebruikelijk zijn. Lukt dat niet, dan mag u de WKR niet toepassen.

Voorbeeld
Uw loonsom is € 600.000. Uw vrije ruimte bedraagt dan € 400.000 x 2% + € 200.000 x 1,18%, ofwel € 8.000 + € 2.360 = € 10.360. U heeft dit bedrag dit jaar al besteed aan vergoedingen en verstrekkingen. Stel dat u met uw personeel buiten de deur iets gaat drinken voor in totaal € 450 en u brengt dit onder in de WKR. U betaalt dan € 450 x 80% = € 360 belasting via de eindheffing.

Aftrekbaar van de winst

De kosten van verfrissingen voor uw personeel zijn aftrekbaar van de winst als ze belast zijn en deels aftrekbaar als ze onbelast zijn. Deze kosten worden dan namelijk aangemerkt als ‘gemengde kosten’ en dus is vanwege het privévoordeel een deel niet aftrekbaar. Betaalt u over uw winst inkomstenbelasting, dan is 20% van de kosten niet aftrekbaar. Umag er ook voor kiezen om een vast bedrag van € 5.700 niet af te trekken. 

Een rekensom leert dat dit alleen voordelig is als uw totale gemengde kosten in 2025 meer dan € 28.500 bedragen. Betaalt u vennootschapsbelasting, dan is 26,5% van de kosten niet aftrekbaar. Ook nu mag u ervoor kiezen een vast bedrag aan kosten niet in aftrek te brengen. Dit bedrag is € 5.700 of 0,4% van uw loonsom als dit meer is.