Heerlijk avondje bij u op de zaak?
Sinterklaasfeest is belastbaar loon tenzij…..
Uitgangspunt is dat een door u georganiseerd sinterklaasfeest belastbaar loon is voor uw werknemer. Waarschijnlijk wilt u uw geld liever besteden aan iets waar de werknemer (langer) wat aan heeft dan aan een fiscaal dure locatie. Daarom kunt u het sinterklaasfeest het beste bij u op de werkplek organiseren, denk aan uw kantine, magazijn of vergaderruimte. De kosten van het feest, dat wil zeggen, de consumpties, de locatie (uw werkplek) en het bezoek van de Sint daar, blijven dan onbelast.
Let op! Dit geldt niet voor maaltijden.
Toch buiten de deur?
Organiseert u het feestje toch buiten de deur, dan zijn de kosten die daarmee gemoeid gaan zoals huur van een ruimte en consumpties wel belastbaar. U kunt belastingheffing voorkomen door de waarde van het feest onder te brengen in de werkkostenregeling (WKR). Uw personeel betaalt dan geen belasting over het feest. U als werkgever mogelijk wel, als de waarde van al uw vergoedingen en verstrekkingen inclusief het sinterklaasfeest dit jaar boven het bedrag van uw vrije ruimte in de WKR uitkomt.
Kosten kinderen en partners
Voor de kosten van kinderen en partners die eventueel ook naar het sinterklaasfeest mogen komen, geldt hetzelfde als voor de kosten van uw werknemers. Consumpties en voorzieningen op de werkplek blijven onbelast, maar vormen wel loon als u kiest voor een externe locatie.
Cadeautjes wél belast
Krijgen de kids en vader en moeder – voor zover ze lief zijn geweest -, een cadeautje van de sint, dan is dit belast. Dit is ook het geval als u het sinterklaasfeest op de werkplek organiseert. De waarde van de cadeaus kunt u ook onderbrengen in de WKR om belastingheffing bij uw personeel te voorkomen. Let ook hier weer op uw nog beschikbare vrije ruimte.
Tip! Wanneer u uw werknemers een eigen bijdrage vraagt voor het sinterklaasfeest, dan mag deze worden afgetrokken van het bedrag dat u onderbrengt in de vrije ruimte.
Omvang vrije ruimte
De vrije ruimte in de WKR bedraagt dit jaar, 2024, 1,92% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Let op! Komt u met al uw vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte uit, dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere.
Voorbeeld
Uw loonsom bedraagt €750.000. Uw vrije ruimte bedraagt dan 1,92% x €400.000 + 1,18% x €350.000 = €7.680 + €4.130 = €11.810. Stel dat u dit jaar in totaal aan vergoedingen en verstrekkingen een bedrag van €13.000 onderbrengt in de werkkostenregeling, dan betaalt u dus 80% belasting over €13.000 -/- €11.810 = 80% x €1.190 = €952.
Tip! Premieheffing is niet apart verschuldigd. Dat betekent dat 80% vaak goedkoper is dan wanneer u de werknemer iets geeft en daarbij de belasting van deze werknemer overneemt.
WKR in 2025 omhoog
Bij de behandeling van het Belastingplan 2025 heeft de Tweede Kamer ingestemd met een amendement om de vrije ruimte in de WKR van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen naar 2% en per 2027 verder te verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd.
Vrije ruimte 2024
De WKR kent momenteel een vrije ruimte van 1,92% van de loonsom tot € 400.000. Is de loonsom hoger, dan bedraagt de vrije ruimte over het meerdere 1,18%.
Let op! Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt er een eindheffing plaats van 80%.
Nieuw voorstel
In het amendement wordt voorgesteld de vrije ruimte van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen naar 2% en per 2027 verder te verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd.
Ook voor de dga
De WKR geldt voor alle werknemers, dus ook voor de directeur-grootaandeelhouder. Deze is immers ook een werknemer van de betreffende bv.
Let op! De Eerste Kamer moet het gewijzigde wetsvoorstel voor de verhoging van de WKR nog goedkeuren. Dit is dus nog niet definitief.
Extraterritoriale kosten
Aan werknemers die u tijdelijk naar het buitenland uitzendt mag u een vergoeding geven voor de extra verblijfkosten in het buitenland. Deze vergoeding van deze kosten (ook wel extraterritoriale kosten of afgekort ET-kosten) is, onder voorwaarden, gericht vrijgesteld. U hoeft hiervoor dan niet uw vrije ruimte in de WKR aan te spreken.
30%-regeling
Voor bepaalde tijdelijk naar het buitenland uitgezonden werknemers kunt u er ook voor kiezen om de 30%-regeling toe te passen. U mag dan zonder bewijsstukken maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer.
Let op! Werknemers die hiervoor in aanmerking komen zijn onder meer naar landen in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en een aantal Oost-Europese landen (waaronder onder meer Polen, Roemenië, Bulgarije en Tsjechië) uitgezonden werknemers en werknemers die naar een ander land zijn uitgezonden om wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven.
Voorwaarden 30%-regeling
Voorwaarde voor deze 30%-regeling is dat de werknemer gedurende een periode van twaalf maanden minimaal 45 dagen in het buitenland is. Voor de berekening van deze 45 dagen tellen uitzendingen van minder dan vijftien dagen niet mee.
Tip! Als de werknemer aan de 45 dagentermijn voldoet, tellen uitzendingen vanaf minimaal tien dagen mee voor de berekening van het aantal dagen waarop de 30%-regeling mag worden toegepast.
Let op! In tegenstelling tot de 30%-regeling voor inkomende werknemers, is voor de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers geen beschikking van de Belastingdienst nodig.
27% vanaf 2027
Vanaf 2027 wijzigt de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers. Vanaf die datum kunt nu niet meer 30% van het loon inclusief de vergoeding gericht vrijgesteld vergoeden aan uitgezonden werknemers maar 27%.
Er komt geen overgangsregeling. Dus ook aan werknemers die al vóór 2027 zijn uitgezonden, kunt u vanaf 2027 nog maar 27% in plaats van 30% gericht vrijgesteld vergoeden.
Let op! Deze wijziging, die onderdeel is van het Belastingplanpakket 2025, is pas definitief als de Tweede én de Eerste Kamer hiermee hebben ingestemd. Stemming in de Eerste Kamer staat gepland op 17 december 2024.
Thuiswerkvergoeding
Fiscaal bestaat er een belastingvrije thuiswerkvergoeding van momenteel € 2,35 per dag (2024). Vanaf 2025 wordt dit hoogstwaarschijnlijk € 2,40 per dag. Deze vergoeding is bedoeld voor de kosten die een werknemer maakt als hij thuiswerkt. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van verwarming, elektra en koffie.
Reiskostenvergoeding
Voor reiskosten van en naar het werk kunt u in 2024 ook een onbelaste vergoeding verstrekken en wel van maximaal € 0,23 per km. De hoogte van deze kilometervergoeding wordt voor 2025 niet aangepast. Een vergoeding voor thuiswerken kan samengaan met een vergoeding voor reiskosten in het kader van woon-werkverkeer.
Let op! U mag op één dag echter maar één vergoeding onbelast verstrekken, dus óf voor thuiswerken óf voor reiskosten voor het woon-werkverkeer.
Vaste vergoeding?
Een vaste vergoeding voor thuiswerken en/of reizen naar het werk is voor u als werkgever administratief het makkelijkst. Dit mag wanneer de werknemer in een kalenderjaar ten minste 36 weken, gedurende vijf dagen per week reist tussen woon- en werkplaats. U kunt uw vergoedingen daarbij voor fulltimers dan baseren op 214 werkdagen per jaar. Werkt de werknemer maar een deel van het jaar, dan is de vergoeding 70% van de gewerkte volle werkweken.
Let op!U moet de vergoedingen voor parttimers naar evenredigheid aanpassen. Ook als niet de hele week thuis wordt gewerkt of naar het werk wordt gereisd.
Natuurlijk kunt u de vergoeding voor reiskosten en thuiswerken ook combineren.
Voorbeeld (2025):
Een werknemer woont 20 km van het werk, werkt vier dagen per week op kantoor en één dag per week thuis. U mag per jaar vergoeden 20 x 2 x 214 x 4/5 x € 0,23 = € 1.575,04 voor reiskosten en 214 x € 2,40 x 1/5 = € 102,72. In totaal dus € 1.677,76 per jaar, ofwel € 139,81 per maand.
Overige vergoedingen thuiswerken
U kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel die voldoet aan arbonormen, een computer of een noodzakelijke telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.
Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:
- arbovoorzieningen op grond van de wet;
- gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of u deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of uw werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.
Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:
- de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
- de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
- de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
- de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van het Arbobesluit.
Let op! Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in de eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht.
Tip! Zijn zaken niet belastingvrij te vergoeden of te verstrekken, dan kunt u ze onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Ze zijn dan ook belastingvrij voor de werknemer, maar als u in een jaar meer aan vergoedingen en verstrekkingen heeft dan uw vrije ruimte, betaalt u 80% belasting over het meerdere.
Meer vrije ruimte in 2025
De Tweede Kamer heeft bij de behandeling van het Belastingplan 2025 een amendement aangenomen om de vrije ruimte van de loonsom tot € 400.000 per 2025 te verhogen van 1,92% nu, naar 2% in 2025 en per 2027 verder te verhogen naar 2,16%. De vrije ruimte van 1,18% over het meerdere van de loonsom boven € 400.000 blijft ongewijzigd. Deze voorstellen moeten nog wel door de Eerste Kamer worden goedgekeurd.
